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1、深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：溝通管理程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-553 第 1 頁 共 4 頁 10 目的： 促進公司與部門、部門與部門之間、部門與員工、員工與員工之間的了解，提高團隊精神，齊心協 力，共同完成公司的各項工作目標。 20 適用范圍： 公司范圍內所有部門、員工之間的溝通活動。 30 職責： 31 人事行政部負責公司內部大型活動的策劃和組織，加強與員工的溝通，促進企業文化建設； 32 人事行政部負責組織公司例會、員工大會、員工活動、合理化建議及提案的處理，并不定期 開展員工思想動態調查等； 33 各部門負責本部門內員工之間的交流與溝通，定期進行工作例會2、，及時了解員工的思想動態 及合理化建議并反饋到人事行政部。 40 工作程序： 4 41 1 會議流程圖：會議流程圖： 流 程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 相關 部門 責任人 相關部門 責任人 會議主持 人 相關 部門 責任人 相關 部門 責任人 相關 部門 責任人 公司例會、專題會、員工大會由人事行政部管理員 負責召集。公司例會時間為每周一晚上 18：30，特殊 情況由總經理根據情況確定；專題會議按需要確定時 間；員工大會日期定在每年底，具體時間由人事行政 部根據公司精神決定，會議時間長短視實際情況而定； -會議前填寫會議通知單 （部門例會除外） ，經人 事行政部負責人批準后實施，3、每次會議均需責任人提 前用電話通知與會單位（人） ，特殊情況需提前或延期 的，責任人應提前電話通知與會單位（人）具體情況。 -各部門例會由各部門責任人召集，時間為每周二早 上 8：00，特殊情況由部門負責人視情況而定。 需要發放資料的部門（人）將資料準備好交會議責 任人，由責任人發放給相關單位（人） ； -會議責任人根據會議通知單中內容告知會議要 求，并做好其它會前準備工作。 介紹本次會議主題，確定會議發言程序、時間和議 題； -相關部門會議召集人負責記錄會議內容。 總經理負責主持公司例會、專題會議、員工大會， 各部門負責人負責主持本部門工作例會；具體內容見 本程序 4.5。 總經理或部門負責4、人總結本次會議內容，對上次未 完成的工作確定具體完成部門及時間，并指定專門部 門（人）負責跟蹤監督，完成后及時報總經理或部門 負責人檢查其結果。 會議結束后形成會議紀要，在公司內部局域網上公 布。會議紀要中要求有會議名稱、會議地點、會議時 間、與會人員、應到（實到、缺席）人數、會議記錄 人、會議內容等事項。 會議通知單 會議落實反饋 表 會議紀 要 （無固定格 式） 會議準備 會議開始 開始 會議通知 會議總結 會議內容 會議結束 結束 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：溝通管理程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-553 第 2 頁 共 4 頁 4 42 2 合理化建議流程圖：5、合理化建議流程圖： 流 程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 人事 行政 秘書、公司全 體員工 總經理 人事行政部 相關部門負 責（責任）人 人事行政部 總經理 人事行 政部 責任人 員工以書面、面談等形式提出自己的建議或投訴； -公司設立總經理信箱，受理員工的建議或投訴。信 箱由行政秘書每周開箱一次， 信箱內附 開箱記錄表 ； -行政秘書將員工提出的建議或投訴匯總到員工建 議/投訴處理表 ，人事行政部負責人提出初步處理意 見后報總經理審批。 -對無需公開的資料，需做好保密措施。 人事行政部負責人將員工建議/投訴處理表交總 經理審定，對不合適/不合理的建議/投訴由人事行政 部負責人向建議6、/投訴人作出解釋，合適/合理的建議 投訴由相關部門根據總經理批示進行實施。 -對員工的投訴由總經理直接處理。 相關部門實施后，在員工建議/投訴處理表上記 錄并由實施部門負責人簽名，人事行政部派人對實施 情況（結果）進行驗證。 對合理化建議，由行政部組織人員對實施結果進行 效果評估，評估可從操作性、經濟效益、效率等方面 考慮，填寫效果評估表報總經理審批。 -人事行政部負責根據總經理的批示執行獎勵等事 項。 開箱記錄表 員工建議/投訴 處理表 員工建議/投 訴處理表 效果評估表 4 43 3 員工思想調查流程圖：員工思想調查流程圖： 流 程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 審批 人事 行政7、 部解 釋 實施驗證 開始 合理化建議 和投訴提出 結束 評估 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：溝通管理程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-553 第 3 頁 共 4 頁 人事 行政 助理 人事 行政 部負責人 總經理 人事行政 助理 人力 資源 部管理員 總經理 人事行政助理組織不定期對員工進行思想調查，一 般采取問卷調查和個別面談方式； -人事行政助理編制調查方案及調查問卷。 對編制的方案和調查問卷進行綜合審查。對不合格 的方案、問卷進行更改或返回責任人重新編制。 審批調查方案和問卷，對不合格的方案和問卷返回 責任部門重新編制。 負責方案實施； -根據方案要求定時收集信息8、， 對調查結果進行統計分析，并形成報告。 對統計分析報告進行審閱，作為加強內部溝通的依 據。 員工思想調查 方案（無固定格 式） 員工 面談記 錄 員工思想調查 統計表 、員工思 想調查統計分析 報告 4 44 4 員工活動管理流程圖：員工活動管理流程圖： 流 程 責任部門/人 工作要求 相關文件/記錄 方案實施 審核 審批 統計分析 開始 結束 審 閱 員工思想調查 深圳市保利物業管理有限公司 文件名稱：溝通管理程序 版 次：A/0 文件編號：POLY-QP-553 第 4 頁 共 4 頁 人事 行政 助理 人事 行政 部負責人 總經理 人事 行政 助理 總經理 各部門根據實際需要申請開展員9、工活動，并把員工 活動方案報人事行政助理； -員工活動包括生日晚會、郊游活動及其它活動等； -人事行政助理根據各部門所報內容及公司要求組 織的員工活動，填寫員工活動申請表 ，并附上具體 的活動方案； -活動方案應包括活動日期、組織單位（人） 、經費 測算等內容。 審核員工活動方案，對不合適的方案返回重新制定。 批準員工活動方案，對不合適的方案返回重新制定。 根據批示，落實活動經費及與活動相關的場所、參 加人員、工具等內容； -根據方案組織實施活動，必要的時候請相關部門協 助。 由人事行政部對活動在人、財、物等方面做出初步 評估后交總經理審批。 員工活動申請 表 效果評估表 45 會議內容及參加10、人員一覽表 項目 名稱 內容 會議內容 參加人員 備注 公司例會 1總結上一周管理、經營任務完成情況； 2布置下一周主要工作； 3匯報本周存在的問題及需要公司協調解決的問題。 公司領導、各部門負 責人 專題會議 1涉及各部門、管理處重大事務，經領導批示，需要探討的； 2各部門業務中需要協調、探討、共同研究的。 3有針對性的邀請部分員工進行思想、工作的座談。 根據實際情況確定參 加人員 員工大會 1傳達上級重要會議精神和公司的重大決策； 2總結上一年度的工作情況，部署下一年度的工作安排； 3公布員工考評情況； 4需要向全體員工報告的其它事項。 公司全體員工（值班 人員除外） 部門工作 例會 1傳達公司例會精神； 2總結上一周本部門的工作； 3布置本周的工作。 本部門全體員工（值 班人員除外） 落實方案 審核 審批 活動效果評估 開始 結束 活動方案的提出