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深圳某物業管理公司文件控制【4頁】.DOC
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1、4.4.5 文件控制1.0目的為確保公司各場所使用文件均為最新的有效版本,防止失效或作廢文件的非預期使用,特制定本程序。2.0適用范圍凡與公司QHSE管理體系有關的各類文件的管制均適用于本程序。3.0定義與QHSE管理體系有關的文件指與服務標準、服務提供過程控制規范、監測和測量、內部審核和管理評審等有關的文件(包括適當范圍的外來文件),如:a、 質量手冊、HSE管理文件、作業指導書、目標/指標及管理方案、記錄等文件;b、 物業管理合同、投標書、采購訂單、房屋結構圖紙等文件;c、 公司業務往來傳真件、業戶資料、工作結果記錄等證據性文件;d、 提供給住戶的公開文件,如收費標準、服務項目清單、業戶須2、知、管理公約、業戶手冊等;e、 來自政府主管部門的有關法律法規、行業協會條例標準、省市區安全文明小區(大廈)和優秀管理小區(大廈)評比規定、質量/環境/職業健康安全管理體系標準/規范等外來文件;4.0職責4.1總經理:批準HSE管理文件及質量手冊;4.2 QHSE管理者代表:確認質量/環境/職業健康安全相關法律、法規及其它要求的適用性;4.3部門負責人:批準本部門編制或修改的作業指導書及記錄表單格式;確定本部門與QHSE管理體系有關的外來文件(4.2所述內容除外)的適用性及其發放范圍;4.4品質保證部:負責HSE管理文件、質量手冊的編制;確定QHSE管理體系文件的發放范圍;5.0內容5.1文件3、的編制與審批5.1.1品質保證部負責HSE管理文件、質量手冊的編制并確定其發放范圍;5.1.2作業指導書及記錄表單的格式依實際需要由各部門指派人員負責編寫;5.1.3公司目標、指標及管理方案的編制與審批依目標和指標和HSE管理方案執行。5.2文件的發放5.2.1文件審批完畢,受控正本(簽批原件)由品質保證部保存,其副本須加蓋“受控”印章后方可發放給相關部門。5.2.2公司QHSE管理體系文件的發放范圍由品質保證部確定,并依QHSE管理體系文件分發名單發放,各文件持有者須簽收。5.3文件的修改5.3.1文件的編制部門或使用部門對文件的有效性和適宜性進行評審的過程中,發現文件不適用時,可提出修改文4、件。5.3.2文件修改采用書面建議的形式,文件修改建議的審批權限與該文件編制時的審批權限一致。文件修改建議經批準后,由原文件編制部門執行修改工作。5.3.3文件修改部門應將文件修改結果送交品質保證部,由其對文件正本進行修改和更換,并按該文件分發名單將修改后的文件受控分發至相關部門。5.3.4公司QHSE管理體系文件修改狀態以0、1、2、3、表示,初始修改狀態為0。文件每修改一次,修改狀態遞增。5.4文件的作廢與回收5.4.1文件經修改后,其所有的副本應予以作廢處理。5.4.2所有的作廢文件副本由品質保證部負責收回并予以處理(做環保紙使用或銷毀,如做環保紙使用,其載有作廢文件信息的整個頁面應劃“5、”以做識別),其文件正本加蓋“作廢”印章后,由品質保證部至少保存一年后銷毀,保存時應予以標識。5.4.3文件破損不能使用而需換發文件時,破損文件應回收至品質保證部處,并由其銷毀。5.5表單的控制5.5.1表單的編制由各部門依實際需求而編制,部門負責人負責批準。5.5.2記錄表單須由品質保證部統一編排受控號,表單正本由品質保證部保存。當表單格式有所差異時,以品質保證部存檔資料為準。5.5.3須送外印刷的有受控號的表單在印刷前須由需印刷部門和品質保證部審查表單的適合性。5.6文件持有申請5.6.1本公司可申請持有文件的情況有:a、 因作業需要增發相關文件;b、 對于所應保存的文件遺失或破損而不能使6、用時;c、 應要求送與業主、認證機構或參與投標等其它相關方;d、 其他經公司領導批準的情況。5.6.2需申請補發文件的部門應提出書面申請,并須部門負責人和品質保證部批準。5.6.3破損文件回收按5.4.3執行,送與業主、認證機構或參與投標等的文件應加蓋“非受控”印章。5.6.4各文件持有者不得私自拷貝文件,在本公司內無品質保證部加蓋“受控”印章的QHSE管理體系文件(正本除外)均為無效文件。5.7文件編號格式質量手冊:QM-(章節號)(修改狀態號從0開始)HSE管理文件:HSEMD-(章節號)(修改狀態號從0開始)作業指導書:WI-(部門拼音縮寫)-(001開始)(修改狀態號從0開始)表 單:7、FM-(部門拼音縮寫)-(001開始)-(修改狀態號從0開始)外來文件:WL-(部門拼音縮寫)-(001開始)5.8外來文件的控制5.8.1與QHSE有關的外來文件有:顧客的服務建議/要求、投訴報告、政府主管部門相關法律法規及行業協會條例、物業管理相關收費指導標準、相關工程技術資料和規范、質量/環境/職業健康安全管理體系標準/規范等;5.8.2法律法規及其他要求按法律法規及其他要求控制,其余外來文件由部門負責人確認接收到的外來文件是否適合本部門或其它部門,若本部門無法確認,則提交給品質保證部組織確認;5.8.3外來文件的審批、編號、分發、回收、作廢均依5.15.7執行;5.9文件的保存5.9.1各文件持有人須妥善保管文件,確保文件的安全性。5.9.2用電腦保存的文件應進行備份,備份件應加以標識并妥善保存。5.9.3文件借閱時,借閱者應在借閱單位辦理借閱手續。借閱者不得在文件上做任何標識,更不得涂改和損壞。6.0 相關文件法律法規與其它要求目標和指標HSE管理方案7.0 記錄發文登記表
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