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深圳某物業管理公司記錄控制【2頁】.DOC

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物業資料

上傳人：大寶編號：32704 2021-01-15 2頁 19.50KB

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1、4.5.3 記錄控制1.0目的為對QHSE記錄的識別、保存及安全進行有效控制，特制定本程序。2.0適用范圍本程序適用于與公司QHSE管理體系有關的所有記錄的控制。3.0定義記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。在本公司它是指QHSE管理體系運行過程中形成的文件，是QHSE管理體系運行活動的真實記載。4.0職責4.1 品質保證部：通過對QHSE管理體系的審核，驗證是否所有的記錄都得到適當的控制。4.2 各部門：依本程序控制本部門所形成的記錄。5.0內容5.1記錄的受控標識：FM-（部門拼音縮寫）-（001開始）-（修改狀態號從0開始）記錄的編號建議采用的方式為：（年份后兩位）（月份2、）（日期）（流水號從1開始）例：聯合廣場管理處工程組2002年10月9日的第10份維修記錄編號為021009105.2記錄的書寫記錄的填寫應完整，并嚴禁用鉛筆、紅筆書寫，其書寫須字跡清楚；若書寫有誤可杠改，但不允許涂改，杠改人須在杠改處簽名。5.3檢索記錄保存部門應制定檢索目錄，以便迅捷查閱。檢索目錄中至少應包括：記錄名稱、記錄形成日期、記錄編號、記錄保存期限。5.4記錄的保存和防護5.4.1記錄由記錄產生部門負責收集和保存。5.4.2對涉及保密性的職業健康安全記錄應保密保存。5.4.3對記錄形式為電子檔的，須另盤拷貝，且做好拷貝盤的相關標識并妥善保存。5.4.4記錄的保存環境應滿足防火、防盜、防潮、防塵、防水、防蟲等安全及防損要求，以避免損壞、變質或遺失。5.5保存期限除合同或相關法規等有特別要求外，記錄的保存期限據QHSE記錄一覽表中規定執行。5.6過期處理對于超過保存期限的記錄，由其部門負責人核準后予以銷毀或做環保紙使用（如做環保紙使用，其載有作廢文件信息的整個頁面應劃“”以做識別）。6.0 相關文件文件控制7.0記錄QHSE記錄一覽表

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