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1、1.0目的通過規(guī)范辦公設(shè)備的使用管理，保證公司在實(shí)現(xiàn)服務(wù)過程中辦公設(shè)備正常使用。2.0適用范圍適用于公司所有的辦公設(shè)備。3.0定義4.0職責(zé)4.1行政辦公室負(fù)責(zé)所有辦公設(shè)備的采購及調(diào)配。4.2各部門負(fù)責(zé)屬本部門使用的辦公設(shè)備的管理。4.3機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。5.0內(nèi)容5.1辦公設(shè)備種類復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、過塑機(jī)、音響設(shè)備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。5.1.1電腦管理公司電腦根據(jù)其用途包括辦公電腦和非辦公電腦，兩者的配置，都必須由部門根據(jù)崗位的需求，提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由機(jī)電管理部根據(jù)需求選型，行政辦公室負(fù)責(zé)新機(jī)的采購。1、辦公2、電腦的管理（1）各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人為該電腦管理員，負(fù)責(zé)該電腦的日常使用，其職責(zé)如下： 負(fù)責(zé)設(shè)置、修改該電腦的用戶密碼，并報(bào)公司備案； 負(fù)責(zé)該電腦的日常管理及報(bào)修； 定期對(duì)硬盤進(jìn)行整理，對(duì)需要保留的電子文檔進(jìn)行備份，清除垃圾文檔； 定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒，對(duì)外來軟件進(jìn)行安全性檢查，確認(rèn)無誤后方能使用。 每周填寫電腦運(yùn)行周報(bào)。（2）任何人未經(jīng)許可不得使用他人的電腦。（3）辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更，如有需要，須經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)后，由機(jī)電管理部技術(shù)人員實(shí)施。（4）辦公電腦如需上網(wǎng)，須經(jīng)所在部門提出書面申請(qǐng)，報(bào)請(qǐng)行政辦公室、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由機(jī)電管理部負(fù)責(zé)接入。不得在網(wǎng)上瀏覽與工3、作無關(guān)的網(wǎng)站，下載與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息資料。（5）機(jī)電管理部負(fù)責(zé)辦公電腦及其相關(guān)外部設(shè)備的維修，并定期（每月一次）對(duì)電腦的使用情況進(jìn)行檢查；根據(jù)電腦使用情況不定期組織電腦操作知識(shí)的培訓(xùn)。（6）下班后相關(guān)責(zé)任人檢查電腦是否正確關(guān)機(jī)，正常情況下不得強(qiáng)行關(guān)機(jī)。2、非辦公用電腦的管理（1）此類電腦包括：空調(diào)集控、水電抄表、BAS、停車場系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、咨詢臺(tái)用。（2）此類電腦的日常管理維護(hù)由使用部門負(fù)責(zé)，機(jī)電管理部負(fù)責(zé)定期保養(yǎng)和問題處理。（3）此類電腦的損壞將直接導(dǎo)致服務(wù)受到影響，所以禁止在電腦上進(jìn)行與系統(tǒng)無關(guān)的操作，禁止使用外來磁、光盤。5.1.2傳真機(jī)的管理1、行政辦公室負(fù)責(zé)接收公司各類4、傳真，并及時(shí)作好記錄，并及時(shí)通知收件人到行政辦公室辦理簽收。2、因公對(duì)外發(fā)送傳真應(yīng)辦理登記手續(xù)，登記完畢后方可發(fā)送，因私傳真未經(jīng)批準(zhǔn)一律不予傳送。3、使用傳真機(jī)時(shí)需要注意，發(fā)送多頁單張?jiān)鍟r(shí)，其寬度必須一致；原稿上的訂書釘應(yīng)先取下，尺寸過小或不完整的原稿應(yīng)夾在硬塑薄膜中發(fā)送，以免卡住或損壞原稿。4、安裝于普通市內(nèi)電話網(wǎng)及普通長途電話線路上的傳真機(jī)，一般不能用來傳送機(jī)密文件。5、不得把傳真機(jī)當(dāng)作復(fù)印機(jī)使用，下班時(shí)應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)于自動(dòng)收文狀態(tài)。6、傳真機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方，避免潮濕和高溫，不準(zhǔn)擅自拆卸。7、傳真機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn)，要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。為預(yù)防事故，安裝時(shí)應(yīng)接地良好，并設(shè)有避雷裝置。使用5、頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。8、傳真機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí)，應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。9、因公使用長途電話應(yīng)作好使用登記，注明撥打單位，簡要描述通話內(nèi)容，經(jīng)行政辦公室主任批準(zhǔn)后使用。下班后應(yīng)鎖閉傳真機(jī)長途功能。5.1.3辦公電話管理規(guī)定公司電話屬于辦公用途，為了保證工作的正常開展及業(yè)務(wù)的暢通，加強(qiáng)內(nèi)部管理，合理控制費(fèi)用成本，特對(duì)辦公電話管理作如下規(guī)定：（1）報(bào)銷額度：詳見電話功能及月話費(fèi)額度核定表。（2）報(bào)銷管理職責(zé)： 行政辦公室和機(jī)電管理部根據(jù)公司批準(zhǔn)的電話功能及月話費(fèi)額度核定表對(duì)辦公電話功能及話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整和控制。 各部門電話功能及月話費(fèi)額度調(diào)整需按程序申報(bào)：部門經(jīng)理批準(zhǔn)行政辦公室主任審核分管領(lǐng)導(dǎo)批6、核總經(jīng)理批準(zhǔn)。 機(jī)電管理部負(fù)責(zé)于每月3日前打印匯線通電話的話費(fèi)統(tǒng)計(jì)明細(xì)報(bào)行政辦公室，行政辦公室負(fù)責(zé)審核當(dāng)月話費(fèi)額度標(biāo)準(zhǔn)，并于每月5日前將超標(biāo)話費(fèi)明細(xì)交財(cái)務(wù)部執(zhí)行扣款；直線電話月話費(fèi)明細(xì)由機(jī)電管理部根據(jù)電信部門統(tǒng)一扣款日期打印清單報(bào)行政辦公室。 行政辦公室不定期抽查電話清單，如發(fā)現(xiàn)非正常聲訊電話，將按產(chǎn)生話費(fèi)的三倍在個(gè)人月工資或部門月績效工資中扣罰。 行政辦公室負(fù)責(zé)考核個(gè)人直線電話和部門匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn)，部門或班組的直線電話和個(gè)人匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn)由部門負(fù)責(zé)考核。直線電話的月話費(fèi)額度管理： 直線電話不得撥打聲訊電話，如因工作業(yè)務(wù)需要撥打聲訊電話，須使用匯線通電話。 直線電話責(zé)任到個(gè)人的，月話費(fèi)7、額度超標(biāo)部分在個(gè)人月工資中扣除。 直線電話責(zé)任到部門或班組的，月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績效工資中扣除。 田園居管理處實(shí)行獨(dú)立核算，話費(fèi)由部門自行控制。匯線通電話的月話費(fèi)額度管理：均以部門或班組為單位進(jìn)行核算，月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績效工資中扣除。（3）辦公電話機(jī)的保養(yǎng)和維護(hù) 嚴(yán)禁猛烈拍打話機(jī)叉簧，當(dāng)撥號(hào)后未接通時(shí)應(yīng)輕輕反叉簧按下1-2秒再重新?lián)芴?hào)。 通話完畢應(yīng)輕輕將話機(jī)擱在電話機(jī)上，不得用力擲話筒或?qū)⒃捦矓R在一旁，影響電話的正常使用。 打電話時(shí)不得卷繞電話機(jī)繩，以免機(jī)繩扭絞后各芯之間混接在一起，產(chǎn)生接口松動(dòng)，芯線暗斷等故障，出現(xiàn)話音時(shí)斷時(shí)續(xù)，使通話受到影響。在撥號(hào)（按鍵）時(shí)，8、應(yīng)注意用力均勻，不宜用力過猛過快，以保持機(jī)件情況正常，延長使用壽命。5.1.4打（復(fù)）印機(jī)的管理1、打印機(jī)管理（1）用環(huán)保紙進(jìn)行打印時(shí)應(yīng)注意將環(huán)保紙上的訂書釘、回形針取下，以免卡住或損壞機(jī)器。（2）分配于其他部門及管理處使用的打印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng)，使用打印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。（3）不得因私使用打印機(jī)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。（4）打印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方，避免潮濕和高溫，不準(zhǔn)擅自拆卸。打印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn)，要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。（5）打印機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí)，應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。2、復(fù)印機(jī)管理（1）公司16/F的復(fù)印設(shè)備由行政辦負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)，分配于9、其他部門及管理處使用的復(fù)印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng)，使用復(fù)印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。（2）不得因私使用復(fù)印機(jī)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。（3）復(fù)印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方，避免潮濕和高溫，不準(zhǔn)擅自拆卸。復(fù)印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn)，要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。（4）下班時(shí)相關(guān)責(zé)任人要檢查復(fù)印機(jī)電源是否關(guān)閉。（5）復(fù)印機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí)，應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。5.1.5攝影（像）器材的管理1、攝影（像）器材由行政辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)。2、各部門需要?jiǎng)佑脭z影（像）器材時(shí)應(yīng)向行政辦公室主任申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可使用，同時(shí)應(yīng)辦理借用登記，填寫工機(jī)具領(lǐng)借用登記表，使用完畢及時(shí)歸還，若因使用不當(dāng)或10、保管不利造成辦公設(shè)備損壞或丟失的，按照公司相關(guān)規(guī)定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序，且不得擅自拆卸。3、攝影（像）器材應(yīng)放在清潔而干燥的地方，避免潮濕和高溫，防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。每次使用完畢要用專業(yè)擦拭紙進(jìn)行擦拭，并及時(shí)送交保管。4、所拍攝的內(nèi)容由行政辦公室統(tǒng)一沖印或刻錄光盤，未經(jīng)允許不得私自外出沖印、刻錄。未經(jīng)允許，嚴(yán)禁員工自行拍攝個(gè)人照片及聲像資料。5.2辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)5.2.1機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)，當(dāng)辦公設(shè)備不能正常運(yùn)行時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系機(jī)電管理部進(jìn)行維修，維修中如發(fā)生零配件改變時(shí)，機(jī)電管理部應(yīng)填寫辦公設(shè)備維修記錄表，無法維修時(shí)填寫設(shè)備對(duì)外委托維修申請(qǐng)單報(bào)請(qǐng)外修；其他辦公設(shè)備可由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司定期維保，若在使用中出現(xiàn)故障，由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司及時(shí)修復(fù)。5.3辦公設(shè)備的報(bào)廢當(dāng)價(jià)值在100元以上的辦公設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞或老化，由使用部門填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員、使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)、財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，作廢品處理。6.0 記錄6.1工機(jī)具領(lǐng)借用登記表6.2辦公設(shè)備維修記錄表6.3設(shè)備對(duì)外委托維修申請(qǐng)單6.4報(bào)廢申請(qǐng)單