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1、1 目的本程序明確了公司定期對業主（客戶）進行物業管理各項費用收取的工作流程，以保證公司有效并及時地收取各項費用，并對收費過程中的服務質量進行控制。2 適用范圍本程序適用于財務部，經營部和各管理處關于物業管理各項費用的收取業務。3 相關標準要素GB/T19002 - ISO9002 4.7，4.8，4.94 相關文件4.1 質量手冊4.2 運作程序物業的入伙管理4.3 運作程序物業租賃合同的簽訂5 職責5.1 財務部負責物業管理費、房租、水電費用和押金等費用的直接收取和維修費用的間接收取。5.2 經營部負責廠房或商住房的租賃，物業管理費、房租、水電費用的計算。5.3 各管理處負責對住戶的日常直2、接服務，包括抄報水電表讀數、下發通知等，并負責零星維修服務費用的收取和集中上繳以及客戶入伙時裝修保證金和清運費的控制和核收。5.4 其他部門負責對客戶提供勞務，勞務費用由提供勞務的部門收取后上繳財務部。6 實施程序6.1 入伙預交費用6.1.1 經營部應根據政策、法規及發展商或業主管理委員會的規定，制定入伙預交費用標準。6.1.2 經營部在審查并接收業主（客戶）提交的文件后，應通知業主（客戶）到財務部交納相關的預交費用。（或由管理處代收繳后再轉交財務部）。6.1.3 財務部根據入伙預交費用標準向業主（客戶）收取各項費用，并開立相應票據給業主（客戶）。費用項目包括：預交管理費押金、水電增容費等。3、6.1.4 財務部應負責通知物業管理部已交納預交費用業主（客戶）的姓名或單位，并由物業管理部在入伙登記冊中注明。6.2 向簽訂租賃合同的客戶首次收繳費用6.2.1 客戶與經營部簽訂房產或住房租賃合同。當月使用期不足半月的，經營部按半月收取房租，超過半月則按全月收費。6.2.2 經營部開出繳費通知單及未蓋章發票給顧客，財務部負責押金及當月房租的收取。6.2.3 財務部收款后，將房租發票加蓋財務章。另開押金發票一式四聯：發票、通知單、財務聯及存根，并作相應帳務記錄。6.2.4 經營部根據發票給客戶辦理合同交接事宜。6.3 業主（客戶）每月費用的收繳6.3.1 經營部根據租賃合同和各管理處上報的水電4、費讀數，于上月25日左右將當月費用收繳的電腦發票、通知單、財務聯，送交財務部。6.3.2 財務部核單、分類，并將通知單分送各管理處，再由各管理處送至客戶手中。6.3.3 如果客戶對通知單上的物業管理費、房租和水電費的金額有疑問，應到經營部查詢，經營部應即刻查表核對，如果確屬公司工作疏忽，應盡快通知財務部按正確金額收款。6.3.4 每月客戶到財務部交款時，出納清點現金或審核支票無誤后，將發票交給客戶。6.3.5 如果客戶以支票方式支付，出納應讓客戶留下電話號碼并用專門的支票登記簿逐筆登記所有支票。6.3.6 如果租用廠房的客戶要求開水電費增值稅發票，財務部應收回原發票注銷，并新開增值稅發票及時送5、交客戶。6.4 拖欠費用的催繳6.4.1 客戶如果由于自身原因延遲至下月交款，財務部應按當月銀行借貸利率加收資金占用費。6.4.2 財務部應于當月下旬統計客戶未繳款情況，于下月5日之前送經營部備查。催款按如下方式和順序進行：財務部電話提醒、經營部書面通知或管理處公告等等。6.4.3 經營部根據財務部送來的客戶拖欠費用備忘錄，對拖欠費用兩個月以上的客戶，作停電停水通知書，報總經理批準后，由機電工程部執行停電停水等措施，或按相應的法律及制度處理。6.5 委托銀行收款6.5.1 客戶愿意采用委托銀行收款的方式交納物業管理費、房租、水電費的，財務部辦理特種委托收款合同一式四份，財務部、公司開戶行、客戶6、客戶開戶行各領一份。6.5.2 客戶可分為單位和個人兩類。對單位客戶，財務部應于上月末前填寫委托收款憑證一式五聯交給銀行，并即收回經銀行蓋章后的回單。6.5.3 財務部在收到公司開戶行的單位客戶收款通知聯后，財務部依據通知聯作帳務處理。6.5.4 財務部應于當月上旬，將個人客戶代收物業管理費、房租、水電費明細單一式兩份，送交銀行。6.5.5 財務部于下旬收到銀行的個人托收電腦單及進帳單后，審核、統計個人客戶交款情況，并作相應帳務處理。6.5.6 如果單位客戶或個人客戶的存款不足，財務部將比照 6.4 拖欠費用的催繳程序處理。6.6 合同中止結清費用6.6.1 客戶辦理退房手續之前，管理處必須先驗收查房。6.6.2 經營部通知財務部退還客戶押金，客戶當月未交房租，截止退房日已用水、電費等款項應沖減押金數額。6.6.3 財務部查明細帳上“其他往來押金”科目下的客戶條款，對租房日、房號及押金額核對后予以注銷，并退還剩余款項。7 質量記錄7.1 財務記錄：記帳憑證、憑證銷號單、日記帳、明細帳、報表7.2 支票登記簿7.3 托收登記簿、代收費用明細單7.4 繳費通知單(1)、(2)7.5 客戶拖欠費用備忘錄7.6 停電停水通知書