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1、經濟合同管理 HT-HT 經濟合同管理制度 主控部門：公司/項目公司預算采購部 審核： 審批： 修訂記錄 日日 期期 修改內容修改內容 修改人修改人 審核人審核人 批準人批準人 經濟合同管理 經濟合同管理經濟合同管理制度制度 第一章第一章 總總 則則 第一條第一條 為了加強公司的合同管理工作，規范合同管理流程，提高管理效率，降低經營 風險，根據中華人民共和國合同法等國家及地方相關法律法規的有關規定，結合公司的 實際情況，制定本管理辦法。 第二條第二條 本制度所稱經濟合同是指與“勞動合同”相對而言，即指除“勞動合同”之外 的所有公司合同。 第三條第三條 公司合同管理必須遵循合法性原則、合同書面原2、則、事前簽訂原則、符合供方 管理原則。 第四條第四條 本制度適用于公司所有經濟類合同的管理。 公司經濟類合同的類別劃分詳見附 件 1。 第五條第五條 公司預算采購部負責公司經濟合同的統籌管理， 包括合同標準化、 合約規劃管 理，監督、檢查各部門、項目公司的合同簽訂、合同履行、合同執行評估等。 第六條第六條 公司各責任部門負責各自職責范圍內合同資料的保管和保存， 公司綜合管理部 負責執行完畢的合同檔案管理。 第二章第二章 合同文本的標準化合同文本的標準化 第七條第七條 合同文本標準化是指由公司起草的并經過公司內外評審的可在公司范圍內通 用的合同范本。 公司各類合同應實行合同文本的規范化和標準化，3、 逐步編制和形成公司統一 的格式范本，規范合同格式、內容和條款文字，規避合同風險。 第八條第八條 合同標準化的工作范圍包括合同范本、邀約、應約等合同性文件。公司可通過 自行組織編制或購買的方式建立標準化合同庫。 第九條第九條 公司審計法務部負責標準合同的統一法律事務審核及備案管理工作， 監查各部 門/項目公司的合同標準化工作。公司每年組織一次全面的標準合同的修訂工作。 第十條第十條 標準合同屬公司秘密級文件，供公司內部使用。未經公司批準，任何人不得將 其以公司標準合同的名義對外公示。 第四章第四章 合同的簽訂合同的簽訂 第十一條第十一條 簽訂合同實行洽談、審核、審批分置原則：由合同經辦人按規定4、表單填寫 合同審批會簽表 ，并按合同審批流程要求，經相關審核部門/人復核并簽署意見后，方可 由權限簽約人簽署。 合同審批會簽表 、合同簽訂審批流程及實施操作細則，詳見經濟合 經濟合同管理 同審批流程 。 第十二條第十二條 公司合同的簽署推行雙簽制，即經辦人（或部門負責人）和權限簽約人共 同簽署。 第十三條第十三條 合同文本應按照公司標準合同由主控責任部門擬定。 原則上， 未經分管副 總同意，不得使用合同另一方提供的格式合同。 第十四條第十四條 簽署非標準合同的，經辦部門/項目公司應及時將非標準化合同文本或變 更條款提交公司法律顧問進行審核。 第十五條第十五條 某些壟斷性合同中， 合同另一方有強5、制性規定的， 可按有關部門標準合同 執行， 但應盡量通過補充條款等方式充分修補擬定文本與公司標準合同文本之間存在差異的 內容。 第十六條第十六條 授權委托管理 (一) 委托代理人必須持有授權委托書，授權委托書必須由做出授權的法定代表人簽字 并加蓋單位公章。 (二) 授權委托的期限最長為一年。做出授權的法定代表人可以根據工作需要以及委托 代理人的工作表現，隨時對授權委托做出調整。 (三) 委托代理人應妥善保管授權委托書，不得遺失。簽訂合同時，向對方提供授權委 托書的復印件，原則上不提供原件，如對方要求提供原件，可以請授權人另行簽 署專項授權委托書提供給對方。 (四) 委托代理人在授權期限內如果發6、生工作調動或者授權人決定取消授權委托，委托 代理人必須將授權委托書交還授權人。 第十七條第十七條 對方為委托代理人簽署合同的，該經辦部門/項目公司必須要求其出具合 法的身份證明、 對方法定代表人證明書和法定代表人授權委托書， 并對授權的權限和期限進 行審核，以防對方委托代理人越權簽署合同。 第十八條第十八條 對外簽訂的合同，一律使用公司合同專用章，不得使用部門公章或其他 業務專用章。 第十九條第十九條 合同編號：公司對合同編號實行統一管理。由各責任部門負責對蓋章生 效的合同進行統一編號。編號規則為：項目名稱簡稱(如恒天 HT)+合同分類號(詳附件之合 同類別劃分)+4 位數 00 年 00 月7、+4 位數順序號（0000） 。 如如 2010 年年 6 月簽署的恒天地產第月簽署的恒天地產第 66 份工程總承包施工合同， 則該合同編號份工程總承包施工合同， 則該合同編號 為為 HTHT- - -0101- -10061006- -00660066 第二十條第二十條 根據公司合同的不同類別，分別制定各類合同的簽訂流程如下： （一）工程類合同（包括規劃設計、勘察、測量、施工圖審查、建筑施工、項目監理、 大宗材料及設備采購、招標代理、造價咨詢、售后維修等所有與工程項目建設相關的一系列 經濟合同管理 合同） ，實行合同評審會簽，主控部門采用標準合同范本或自擬合同，按規劃設計部、項目 管理部、預8、算采購部、財務部、綜合管理部（或法律顧問）的順序進行評審，填寫工程項 目類合同審批會簽表 ，合同管理部門會簽確認后，法定代表人或授權委托代理人簽署； （二）營銷、物業類合同（包括市場調查、營銷策劃、銷售代理、廣告宣傳、慶典活動、 商品房購銷、房屋租賃、物業管理顧問等）由營銷管理部、營銷管理部采用標準合同范本， 填寫合同簽訂審批表 ，經法定代表人授權組織簽署； （三）財務類合同（包括借款、擔保、抵押、融資等財務系列的合同）由財務部采用規 范格式文本或自擬起草，填寫合同簽訂審批表 ，報呈法定代表人或授權委托代理人簽署； （四） 行政類和企劃類合同 （包括場地租賃、 辦公用品和固定資產采購、 公司車9、輛保險、 辦公設備設施維修、員工培訓、網絡服務定制） ，由綜合管理部、綜合管理部起草后，填寫 合同簽訂審批表 ，由法定代表人或授權委托代理人簽署； （五）其他合同參照行政類合同簽訂程序執行。 第二十一條第二十一條 凡涉及公司重大權益的合同應由審計法務部委托法律顧問進行審核后方可 簽署用印。 第二十二條第二十二條 合同評審應由評審部門從本部門專業角度出發，圍繞合同的合法性、技術 性、嚴密性、安全性、可行性等方面認真審查，并將意見填寫到合同審批會簽表的修改 意見欄內，合同管理部門審查簽字確認；合同評審部門應對合同認真評審把關，如因評審不 到位，造成損失，須承擔一定連帶責任。 第二十三條第二十三條 10、對特別重大或有爭議的合同， 經法定代表人批準， 由審計法務部組織召開 公司專題會議，并聯系法律顧問，對該合同論證、審查。 第五章第五章 合同的履行合同的履行 第二十四條第二十四條 合同簽署后， 該經辦部門/項目公司應編制詳細的工作計劃， 嚴格按合同履 行，維護公司的商業信譽。 第二十五條第二十五條 合同簽署后， 該經辦部門/項目公司應監督合同對方履行合同。 對于已經發 生的或可能出現的各種可能造成損失、 債權可能得不到實現的情況立即向其分管副總、 項目 公司公司經理及公司預算采購部匯報， 屬于公司法定代表人簽署的合同， 應由分管副總及時 向法定代表人匯報，以維護公司的利益。 第二十六條第二十六11、條 如發現對方有下列情形之一，該經辦部門分管領導將在聽取公司法律顧問 建議后決定是否中止履行合同，屬于公司法定代表人簽署的合同，應由經辦部門/項目公司 經理及時請示法定代表人是否中止履行合同： （一）經營狀況、財務狀況嚴重惡化； （二）轉移財產、抽逃資金，以逃避債務； （三）喪失商業信譽； 經濟合同管理 （四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。 第二十七條第二十七條 合同的付款 （一）各經辦部門/項目公司，應根據供方類合同的實際完成情況和合同約定的付款進 度，按公司財務部關于計劃預算管理的有關規定，及時提出月度資金計劃申請，并按公司批 復的款項合理完成合同款項的支付，保證合同的履行。 12、（二）各類合同的最后一筆款項支付時，應在付款通知單備注欄中對合同執行情況 進行簡要說明， 明確合同成果是否按約定條款完成及簡要完成情況， 并經各經辦部門分管副 總簽認。 第二十八條第二十八條 合同變更 （一）合同變更審批：各經辦部門/項目公司根據實際工作情況及時辦理變更手續，填 寫合同變更審批單 。合同變更審批流程詳見經濟合同審批流程 （二）已簽署的合同，如涉及合約條款變更，該經辦部門/項目公司應在合同變更協議 報批前，將變更協議條款提交法律顧問進行審核，并應在合同變更條款確定后，依本制度規 定填寫合同變更審批單并按規定程序完成變更審批。 （三）合同的變更文件及相關資料應由該經辦部門/項目公司13、妥善保管，作為合同結算 的重要依據，并按合同檔案管理職責分工，同時報預算采購部備案，作為合同調整的依據。 第二十九條第二十九條 合同結算 （一）當合同中約定的合同對方的責任和義務已全部履行，并且通過成果驗收、達到了 結算條件的，應由該經辦部門/項目公司收集整理相關資料，填寫合同結算審批單 ，辦理 結算審批手續。 （二） 項目公司所有結算均必須報公司責任部門審核并經公司總經理審批同意后方可與 對方簽訂最終結算確認協議書。 （三） 合同結算審批單要求項目公司經辦人填寫，并由該經辦部門分管副總簽字， 結算金額如發生調整，在審批單后要附有結算金額調整證明（預算書、變更等）或雙方確認 簽字證明。報送合同14、結算審批單時應同時或已經報送合同執行評估表 （合同結算金 額待合同結算完畢后填寫） 。合同結算審批流程詳見經濟合同審批流程 。 第三十條第三十條 合同的解除 （一）合同的單方解除如由本公司提出，各經辦部門/項目公司應報合同簽署人批準。 （二） 合同的單方解除如由對方提出， 各經辦部門/項目公司應在收到相關解除通知后， 立即征詢公司法律顧問的意見， 并將相關情況書面向合同簽署人匯報， 合同簽署人將在法律 顧問等相關評審后做出決定。 （三）雙方協商解除合同的，按合同約定執行，合同解除一律采用書面形式，并經合同 簽署人簽認。 （四）對合同有效期已屆滿，但仍需沿用原有合同內容的事項，原則上應須簽訂新的15、合 經濟合同管理 同文本，形成新合同。 第三十一條第三十一條 合同糾紛的處理 （一）合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛，應按合同約定、法律規定和本制度 的有關規定妥善處理。 （二）合同履行過程中如發生爭議，各經辦部門/項目公司應填寫合同爭議報告表 ， 及時地整理和提供下列證據材料（原件或復印件） ，并及時向合同簽署人報告。 1、合同的文本（包括變更、解除合同的協議） ，以及與合同有關的附件、文書、函電等； 2、發票、收據等有關憑證； 3、有關對方違約的證據材料； 4、其他與處理糾紛有關的材料。 （三）各經辦部門/項目公司應根據合同簽署人對合同爭議報告表的審批意見與對 方協商解決，必要時可邀16、請法律顧問參加協商。 （四）合同爭議協商不成，公司決定以訴訟、仲裁方式解決的，應及時整理合同資料， 由該經辦部門/項目公司委托法律顧問起訴、應訴。 （五）仲裁、訴訟結果應經合同簽署人進行確認。 （六）合同仲裁、訴訟等相關資料文件應在納入合同檔案管理。 第三十二條第三十二條 在合同執行完畢后， 應由該經辦部門/項目公司牽頭， 與相關部門聯合對合 同對方的履約時間、質量、技術、價格、配合、服務、特別是對標準合同文本的適宜性等方 面進行綜合評價，合同執行情況評估要求在合同履行完畢后 15 個工作日內完成，合同執行 評估結果由該分管領導簽字確認。 （因工程類合同結算時間較長， 合同執行評估表可暫時 不17、填寫合同結算相關內容。 ） 第六章第六章 合同的檔案管理合同的檔案管理 第三十三條第三十三條 公司簽訂的工程類合同，公司留存的原件合同不少于 4 份，其中財務部 1 份、預算采購部 1 份、主辦責任部門 1 份、綜合管理部 1 份。其它相關部門可留存復印件。 第三十四條第三十四條 合同終止前， 經辦人應妥善保管合同資料 （包括但不限于合同、 補充協議、 往來函件、通知、各類合同審批表等所有合同資料） ，不得遺失、損毀、隱匿、轉移、 對外泄露。合同終止后，經辦人應及時整理合同資料并移送公司預算采購部歸檔。 第三十五條第三十五條 合同檔案文件包括但不限于： （一）合同的正本及附件； （二）雙方變更18、解除合同的協議； （三）對方營業執照、資格證、特許經營許可證等資信調查資料； （四）與合同邀約、應約文件，及有關的信函、電報、傳真、電子郵件等； （五）合同談判文字或錄音記錄； 經濟合同管理 （六）正式合同文本的簽收記錄； （七）合同履行記錄； （八）合同仲裁、訴訟相關文件資料； （若曾發生仲裁、訴訟） （九）經審批且對方單位確認的合同審批會簽表 、 合同變更審批單 、 合同結算審 批單 、 合同執行評估表 、 合同爭議報告表 （如有）等； （十）其它應當保存的重要資料。 第三十六條第三十六條 合同保管期限：經濟合同短期保管一般為 15 年以下，長期保管一般為 15 20 年。保管期限屆滿后，19、應進行鑒定后銷毀。銷毀清單應永久保存。 第七章第七章 附附 則則 第三十七條第三十七條 公司預算采購部會同審計法務部負責合同的監督、 檢查， 組織公司各部門/ 項目公司每年定期開展合同自查， 組織相關部門實施不定期的審查工作。 檢查內容包括合同 檔案是否完整齊全，合同是否按計劃或約定執行，付款情況是否到位，有無漏付、超付情況 等。合同檢查情況應形成報告并進行相關審查備案。 第三十八條第三十八條 在合同簽訂、履行過程中，給公司造成重大經濟損失的，公司給予直接責 任人和相關人員處罰，直至追究法律責任。 第三十九條第三十九條 本制度由公司總經理辦公會議負責解釋。 第四十條第四十條 本制度未作規定的，應遵守國家相關規定。 第四十一條第四十一條 本制度自頒布之日起施行。 第四十二條第四十二條 指引、附件、相關流程和記錄表單 （一）指引 項目合約規劃工作指引 （二）附件 經濟合同類別劃分及標準化合同索引 （三）相關流程 LC-05：經濟合同審批流程 （四）記錄表單 HT-GF-BD28：工程項目類合同審批會簽表 HT-GF-BD29：合同審批會簽表 HT-GF-BD30：合同簽訂審批表 HT-GF-BD31：合同變更審批單 HT-GF-BD32：合同結算審批單 HT-GF-BD33：合同執行評估表 HT-GF-BD34：合同爭議報告表 HT-GF-BD35：合同管理臺賬