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1、1 總則1.1 有序組織業戶入住，提供便捷、高效的顧客服務，是地產銷售和后續物業服務的重要內容，為嚴密策劃和組織新項目的業戶集中入住工作，提升業戶滿意度，特制訂本管理辦法。1.2 本暫行辦法適用于投資公司內部全資及控股的所有房地產公司和億達物業管理公司（以下簡稱地產公司、物業公司）之間新項目集中入住管理。1.3 新項目集中入住工作由項目所在地產公司主導，物業公司配合。2 職責劃分2.1投資公司物業管理部負責各項目入住管理工作的指導和監督。2.2項目所在地產公司組織成立交樓入住工作小組，制定交樓入住工作方案，組織交樓準備工作，確定入住時間，協調監理公司和施工單位參與交樓驗收工作。2.3 物業公司2、負責具體編制物業入住方案，按計劃準備及組織實施入住管理工作。3 主要工作內容與責任3.1成立入住工作小組正式入住前45日內，地產公司營銷部門牽頭成立由地產公司總經理、營銷總監、設計總監、工程總監、財務總監和物業公司總經理組成的入住工作小組，項目所在地產公司總經理擔任組長，物業公司總經理擔任副組長。根據入住工作需要，地產公司與物業公司工作人員組成接待組、收費組、驗收組、發鑰匙組、咨詢及后勤保障組等，入住當天現場總指揮為物業公司總經理。3.2 入住策劃3.2.1在入住前，物業公司將入住須知及其它需提示的內容與項目所在地產公司的入住通知書一起向業戶送發，向業戶明示入住須知信息，做好入住前與業主的溝通3、。3.2.2物業公司負責配合項目所在地產公司做好業戶集中入住工作，擬訂項目集中入住方案。項目集中入住方案經物業公司和項目所在地產公司營銷(策劃)部門審核、總經理批準后，報投資公司物業管理部備案。集中入住方案的日期應與預定的入住日期至少提前15天。3.2.3新項目集中入住方案內容應包括但不限于：a) 入住的時間及實施地點；b) 入住工作目標及接待能力要求；c) 入住手續辦理的流程；d) 接待現場布置要求；e) 可能緊急情況及處置預案要求f) 負責入住工作的人員安排及職責;g) 入住過程中使用的文件和表格；h) 入住準備工作的安排及要求；i) 所需費用預算。3.3 交樓入住準備工作3.3.1人員培4、訓a)入住工作小組按人員分工，明確各組的任務及與其它組的銜接要求；b) 對工作流程、注意事項及入住中業戶普遍關注的收費、驗收、房屋質量保修、裝修等問題進行匯總整理，在正式入住前30日內編制入住工作統一說辭，并組織相關人員進行培訓。3.3.2入住發放資料及記錄的準備入住工作小組在業戶入住前15個工作日準備好用于入住的必要的資料，包括入住通知書和入住裝修須知、入住費用等提示，提前15日由地產公司統一郵寄給業主，也可將要求和物業公司介紹制作成光盤等形式，提前贈送給業主。a)入住發放資料包括(不限于)：入住通知書、出庫單、入住須知(可制成印刷品張貼)、入住流程圖(可制成印刷品張貼)、業主臨時公約、住戶5、手冊、房屋質量保證書、房屋使用說明書、裝修手冊、物業管理相關法律法規等文本。b) 記錄包括(不限于)：業戶情況登記表（附表1）、入住流程簽認單（附表2）、入住收樓確認單（附表3）、整改項目報告（附表4）鑰匙領取登記表（附表5）、工程維修作業單（附表6）、物業保修卡（附表7）等。3.3.3 入住發放資料及記錄的準備a) 總體環境應布置成喜慶、熱烈的場面，襯托出億達品牌；b)入住辦理的區域必須保持干凈衛生、井然有序，必要時采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進行裝飾；c)入住現場辦理地址、辦理時間、入住注意事項、入住流程等標識，相關場地、道路應有明顯、溫馨的指路牌；d)辦公現場資料擺放整齊有6、序，工作人員按分工不同應有明確的工作區域，避免出現慌亂現象、服務人員著裝整齊，精神飽滿；e)在許可條件下，現場設置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進行辦理入住的環境。3.4 入住手續的辦理3.4.1 入住手續辦理流程圖入 伙 手 續 辦 理 流 程 圖業 主 營銷部 攜帶資料，按規定時間到達入住現場接 待 組 核對確認業戶身份，向業戶發放出庫單 收 費 組 業戶情況登記，補簽相關合同 驗 收 組 收取相關費用，開具發票 鑰匙發放組與業戶共同驗收房屋，出現問題記錄并跟蹤返修，水電開通，水電表初始讀數抄錄 資料歸檔 發放鑰匙，發放資料3.4.2地產公司營銷(策劃)部門a) 負責核對業戶入住通知書，查驗7、業戶證件，包括：購房合同原件、業戶身份證或護照原件、單位購房的查驗須出示單位營業執照副本、委托他人辦理的須出示業戶委托書（并留存）；d) 確認業戶身份無誤后，向業戶簽發出庫單。3.4.3接待組a)核對、回收出庫單存根聯，留存業戶證件復印件；b)組織業戶填寫業戶情況登記表；c)與個別未簽約業戶補簽前期物業管理協議和業戶臨時公約；d)請業戶在入住流程簽認單文件欄上簽字確認。3.4.4 收費組a)依照法規、政府批文和公司要求，收取物業管理費等有關費用；b)與業戶共同在入住流程簽認單收費欄簽字確認。c)地產公司因銷售或其它需要，要求在入住后延遲計收管理費的，延遲部分由地產公司承擔管理費。地產公司承諾贈8、送業主管理費的，應在入住通知書上注明，以便物業公司與業主溝通，并憑此向地產公司如數收取管理費，并向業主提供管理費己付通知單。3.4.5 驗收組a) 在業戶交納完入住費用后，組織（或協助）業戶對房屋進行驗收；b) 將房屋水電表初始讀數及驗收情況登記在入住收樓確認單中；c) 房屋驗收合格的，驗收組與業戶在入住收樓確認單及入住流程簽認單中簽字確認；d) 驗收中發現問題，驗收完成后驗收組與業戶在入住收樓確認單及入住流程簽認單中注明并簽字確認。3.4.6 鑰匙發放組a)對房屋驗收無問題或業戶要求在搬入后再行維修的，可將房屋鑰匙全部交給業戶；b) 對房屋驗收有問題的，在將業戶房屋鑰匙交給業戶時，經業戶同意9、留下一套鑰匙(在收樓問題整改報告中記錄)，供維修使用；c)業戶領取鑰匙后，在鑰匙領取登記表及入住流程簽認單上簽字確認，鑰匙托管的，在表單備注欄注明；d)將住戶手冊、裝修手冊、房屋質量保證書、房屋使用說明書發給業戶保存，并請業戶在入住資料交收登記表上簽字確認，入住手續辦理完畢。3.4.7 所有資料和業戶檔案由物業公司負責收集、整理和保存。3.5房屋驗收問題的整改3.5.1 驗收發現問題時，業戶在整改項目報告中記錄交給驗收人員，將鑰匙交給驗收人員便于維修，并在入住收樓確認單的“回執欄”中填寫相關記錄并保留回執欄。3.5.2 物業公司根據整改項目報告內容向施工維修單位（或地產公司項目部）下達工程維修10、作業單，項目所在地產公司須督促盡快維修，以免影響業戶裝修。3.5.3 維修完成并通過物業公司檢驗后，物業公司聯系業戶前來復驗，向業戶交回所保留的鑰匙并請其在整改項目報告、物業保修卡中簽字確認。3.5.4 集中入住辦理過程中，項目所在地產公司、物業公司必須確保：任何存在疑慮或不滿意見的業戶均能及時地與公司高層管理人員溝通，避免現場服務人員的拖延造成矛盾激化或不滿情緒的擴散。3.5.5 集中入住期間，物業公司必須每日對入住辦理情況進行匯總統計，在當天報告項目所在地產公司。3.5.6 物業集中入住結束后一周內，物業公司組織本公司對入住工作進行總結，對入住過程中反映出來的房屋質量、銷售服務、物業服務等方面問題進行匯總統計，報送項目所在地產公司及投資公司物業管理部備案。3.6 零星入住(入住) ：在物業集中入住之后，針對物業正常運營期間個別業戶(租戶)入住手續辦理，除不必制訂準備工作計劃和交付方案外，相關入住手續仍必須按第十條規定辦理。4 附則4.1 本辦法由投資公司物業部負責解釋。4.2 本辦法自下發之日起執行。5 支持文件5.1 WYBD06 入伙流程確認單5.2 WYBD07 入伙收樓確認單5.3 WYBD08 業戶入伙統計表5.4 WYBD09 項目物業保修卡5.5 WYBD10 業戶情況登記表5.6 WYBD11 整改項目報告