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1、xxxx 集團(tuán)記錄管理制度集團(tuán)記錄管理制度1、目的確保記錄的有效性、完整性，為管理體系有效運(yùn)行是否符合要求提供客觀證據(jù)，并為有追溯要求的場(chǎng)合提供證實(shí)。2、適用范圍適用于所有與體系和工程、服務(wù)有關(guān)的內(nèi)部和外部記錄。3、職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)記錄表單的控制和記錄的管理。3.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作范圍內(nèi)的記錄的歸檔、標(biāo)識(shí)和保存。4、工作程序4.1 凡是用于證明產(chǎn)品是否符合規(guī)定的要求和管理體系是否有效運(yùn)行的記錄，都屬于需要控制的范圍，包括但不限于：A）工程評(píng)審記錄B）監(jiān)測(cè)和測(cè)量記錄（包括原料、過(guò)程和工程評(píng)價(jià)、驗(yàn)收）C） 審核（體系/過(guò)程/工程/供應(yīng)商、相關(guān)方評(píng)審報(bào)告）D） 與糾正預(yù)防措施有關(guān)的記錄。2、E） 設(shè)備保養(yǎng)、維修記錄和測(cè)量設(shè)備校準(zhǔn)記錄。F） 環(huán)境因素和危險(xiǎn)源識(shí)別、控制記錄。G） 與發(fā)包方有關(guān)的控制記錄。4.2 內(nèi)部記錄格式的設(shè)計(jì)4.2.1 表單格式的制作與更改依據(jù)文件控制程序中相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.2.1 表單格式A） 表單名稱(chēng)B） 記錄編號(hào)：CJ（公司代碼）JL(記錄)XXX（流水號(hào) 001 002）-版本號(hào)（以 0.1 ）C）表單內(nèi)容4.3 記錄的保管和保存辦公室應(yīng)明確規(guī)定每一種記錄的名稱(chēng)、編號(hào)、保存期、保存部門(mén)，見(jiàn)本文件附件。辦公室應(yīng)打印最新使用的表單格式，經(jīng)過(guò)管理者代表批準(zhǔn)后保存。使用時(shí)各部門(mén)依據(jù)需要自行復(fù)印或者提出申請(qǐng)由辦公室安排印刷或者購(gòu)買(mǎi)， 辦公室應(yīng)對(duì)使用表格進(jìn)行核查，確3、定實(shí)際與清單內(nèi)容相符。4.4 記錄的管理4.4.1 記錄應(yīng)按要求正確填寫(xiě)，字跡應(yīng)清晰，不得潦草或模糊不清，內(nèi)容齊全，并應(yīng)有記錄者的簽名或蓋章。記錄盡量不使用鉛筆，以防被涂改。4.4.2 記錄的修改，原則不得使用涂改液，應(yīng)將欲修改部分劃線，然后將正確資料填寫(xiě)在其上方并簽名和日期。4.4.3 各部門(mén)應(yīng)派專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管記錄，其保存期限依附件規(guī)定執(zhí)行。4.4.4 保管人應(yīng)每天負(fù)責(zé)整理本部門(mén)記錄，進(jìn)行分類(lèi)放置于檔案夾中，檔案夾應(yīng)有標(biāo)識(shí)。4.4.5 記錄原則上三個(gè)月用檔案夾存放在檔案柜中， 超過(guò)三個(gè)月則可封存，但必須在外箱標(biāo)識(shí)記錄名稱(chēng)、起止日期。4.4.6 記錄的保存應(yīng)符合以下要求：A） 記錄應(yīng)有專(zhuān)柜保存，便于檢索。B） 應(yīng)提供防火，防潮、防蟲(chóng)、放霉變的貯存環(huán)境。4.4.7 記錄保管期限需根據(jù)國(guó)家法令法規(guī)、行業(yè)通用準(zhǔn)則，顧客特殊要求和工程責(zé)任方面要求制訂，并寫(xiě)入記錄控制一覽表中。4.4.8 記錄的閱讀本