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1、上海市新華路街道商辦綜合體項(xiàng)目起草人：審核人：審批人：日 期：日 期：日 期：制度編號：42-XHL-ZD-001K2地產(chǎn)工程部文檔、圖紙、合同管理 制度（上海市新華路街道商辦綜合體項(xiàng)目）2015年12月修訂( V 1.0版 )一、總則目的：為統(tǒng)一各項(xiàng)目部的文件歸檔, 便于文件檢索及工作交接，明確項(xiàng)目完工后移交資料內(nèi)容，完善文件責(zé)任制度。定義：本制度中的檔案，是指在開發(fā)項(xiàng)目過程中形成的對公司具有利用保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式的文件材料的總和，是各項(xiàng)工作、活動的真實(shí)記錄和原始憑證。1.職責(zé)工程部負(fù)責(zé)編制、修訂和解釋，項(xiàng)目部實(shí)施。2.內(nèi)容：文件的歸檔分類:A冊：公司管理規(guī)范：A2、0上海褐石工程管理制度匯編A1變更及簽證管理制度A2招采及合同管理制度A3付款審批管理制度B冊：招投標(biāo)及合同文件：B0合同登記匯總表B1工程類招投標(biāo)及合同文件B2其它招投標(biāo)及合同文件C冊：公司內(nèi)部來往文件:C0收發(fā)文登記臺賬（公司）C1公司、總部往來文件C2前期部往來文件C3設(shè)計(jì)部文往來文件C4成本部文往來文件D冊：公司外部來往文件:D0收發(fā)文登記臺賬（外部）D1工作聯(lián)系單D2公函及情況說明D3其他E冊：監(jiān)理公司往來文件E1監(jiān)理人員登記表及證明資料E2監(jiān)理規(guī)劃E3監(jiān)理實(shí)施細(xì)則E4監(jiān)理會議紀(jì)要E5監(jiān)理通知單E6監(jiān)理工作聯(lián)系單E7專題報(bào)告E8監(jiān)理工作總結(jié)E9監(jiān)理月報(bào)E10審批表F冊：施工單位來往文3、件F1進(jìn)度計(jì)劃F2施工組織設(shè)計(jì)F3施工方案F4工程聯(lián)系單F5申報(bào)表及函件F6移交記錄表F7施工方會議紀(jì)要F8施工日報(bào)F9施工周報(bào)F10施工月報(bào)F11其他文件（按單位歸類）F12建設(shè)工程質(zhì)量人員從業(yè)資格審查表F13報(bào)告書及成果文件G冊：設(shè)計(jì)變更及工程簽證G1設(shè)計(jì)變更G2技術(shù)核定單G3工程簽證G4獎/罰款通知單H冊：計(jì)劃管理H1總進(jìn)度控制計(jì)劃及評審記錄H2設(shè)計(jì)計(jì)劃H3甲供材料進(jìn)場計(jì)劃H4資金計(jì)劃H5招采計(jì)劃H6目標(biāo)成本I冊：材料設(shè)備管理I1封樣登記一覽表I2收（調(diào)）料單I3設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄J冊：進(jìn)度款支付J1進(jìn)度款付款臺賬J2工程進(jìn)度款付款報(bào)審與支付J3物資進(jìn)度款付款報(bào)審與支付K冊：會議K0會議目4、錄K1會議通知K2部門聯(lián)席會議紀(jì)要K3交底會議紀(jì)要K4專題會議紀(jì)要K5公司內(nèi)部會議紀(jì)要K6公司外部會議紀(jì)要K7項(xiàng)目部內(nèi)部會議紀(jì)要K8會議紀(jì)要內(nèi)部流程會簽單L冊：內(nèi)業(yè)管理L1OA相關(guān)文件L2部門日常文件L3內(nèi)部辦公流程L4其他文件M冊：物業(yè)管理M1物業(yè)前期介入資料M2物業(yè)接收前檢查資料M3項(xiàng)目分項(xiàng)移交資料N冊：工程前期及配套N1公司證照N2前期配套資料3.文件索引目錄項(xiàng)目部文件按上述方法進(jìn)行分類， 并在電腦中建立excel清單目錄便于隨時(shí)檢索。清單中需注明存檔日期及存放地點(diǎn)等要素便于快速尋找。4.文件夾標(biāo)簽文件須以文件夾分類存放，文件夾側(cè)面以標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識。標(biāo)簽上須標(biāo)明項(xiàng)目名稱、卷目名稱及卷目編號5、。各文件夾按卷目編號進(jìn)行排放。 移交公司文件：工程完工后項(xiàng)目部需將上述內(nèi)容按要求分別向公司及相關(guān)營運(yùn)部門、物業(yè)等進(jìn)行移交。二、文檔管理辦法l 工程助理應(yīng)在每日及每周工作結(jié)束后匯總收發(fā)文記錄明細(xì)，每日收發(fā)文明細(xì)以郵件形式發(fā)送至部門各成員（并附附件）。l 每周收發(fā)文明細(xì)需發(fā)送至工程周報(bào)編制人l 每月提供文件發(fā)放記錄掃描件至工程中心。1.收文管理1) 項(xiàng)目部任何內(nèi)外文件往來均要求通過工程助理進(jìn)行中轉(zhuǎn)，項(xiàng)目部成員帶回文件時(shí)，應(yīng)首先交至工程助理處。2) 工程助理收到文檔后需按要求進(jìn)行電子檔案目錄登記、并填寫項(xiàng)目公司工程部文件資料受理登記表，掃描存檔或流轉(zhuǎn)處理等后續(xù)工作。3) 外部單位來函、會議紀(jì)要流轉(zhuǎn)程6、序。工程助理收文后，a)按照公司文檔編號原則進(jìn)行編號、掃描電子版存檔、原件存檔。b）有需要的應(yīng)介入內(nèi)部辦公流程，需填寫內(nèi)部辦公流程單，由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭填寫，并在跟蹤責(zé)任人欄內(nèi)指定項(xiàng)目部成員作為經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)跟蹤或擬定回函。c）經(jīng)辦人處理完成后簽字確認(rèn)，經(jīng)由項(xiàng)目總監(jiān)及項(xiàng)目經(jīng)理審核并簽字確認(rèn)，最后由工程助理確認(rèn)流程結(jié)束，并歸檔。4) 檔案交接管理：任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕文件材料歸檔，不得擅自帶走或銷毀任何檔案。接收部門應(yīng)將檔案與清單仔細(xì)核對后簽署接收。5) 與其他部門共同參與事項(xiàng)所形成的檔案材料，由主辦部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔，并做好部門資料備查交接工作。項(xiàng)目部工程助理應(yīng)主動向協(xié)同部門取得7、完整的檔案資料進(jìn)行存檔，涉及到公司存檔的，應(yīng)做好記錄便于調(diào)閱。2. 發(fā)文管理1) 擬發(fā)出的文檔需根據(jù)公司審批權(quán)限要求進(jìn)行流轉(zhuǎn)會簽。2) 會簽完成后，工程助理進(jìn)行統(tǒng)一編號并通知對方收件人。3) 簽收應(yīng)簽署于原件上，并在專門的文件簽收簿上簽署。簽收簿登記內(nèi)容須與文件主題相符。4) 工程助理需要求對方合同內(nèi)指定的文件簽收人簽署文件，避免代簽。如指定的簽收人無法到場，應(yīng)做好記錄后，與對方約定進(jìn)行補(bǔ)簽。5) 上述工作完成后，工程助理將掃描件、原件及目錄進(jìn)行更新/存檔，并將掃描件發(fā)送至部門相關(guān)人員。6) 圖紙發(fā)文需配工作聯(lián)系單一同發(fā)送，簽收完成的工作聯(lián)系單需交復(fù)印件至成本部簽收。另：OA審批流程未完成的用8、于施工的圖紙將不予外發(fā)。3. 歸檔文件的要求：1) 辦理完畢的正式文件、審批文件及文件草擬修改稿，審批流程完整有效，無漏簽、越級現(xiàn)象；文件內(nèi)容正確有效，無明顯低級錯(cuò)誤。2) 文件書寫和載體材料應(yīng)耐久保存；3) 必須是具有保存利用價(jià)值；4) 必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，完整地反映了歷史活動的全過程，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；4. 檔案編號要求：1) 編號原則：文檔編號應(yīng)遵循簡潔、易懂、收發(fā)文均編號的原則。2) 項(xiàng)目部資料員對項(xiàng)目部發(fā)起的各類表單文件按如下原則進(jìn)行編號，具體為：項(xiàng)目編號-項(xiàng)目簡稱（分期）-年份 -發(fā)文分類-編號以“圖紙類工程聯(lián)系單 第008號文件”為例：新華路項(xiàng)目編號-新華路項(xiàng)目-年份-文件分9、類-編號）42XHL-2015TZ-0083) 項(xiàng)目部資料員對項(xiàng)目部歸檔的所有紙質(zhì)文件，應(yīng)遵循資料分類目錄中指定編號按如下原則進(jìn)行內(nèi)部歸檔文件名管理，具體為：項(xiàng)目編號-項(xiàng)目簡稱（分期）-資料分類編號-文件主題（加帶文件日期）-文件編號以“監(jiān)理通知單A2-004”為例：42XHL-E5監(jiān)理通知單20151207-A2-004三、合同存檔管理1. 檔案管理按照公司和相關(guān)部門（項(xiàng)目部）兩級管理的原則進(jìn)行。2. 現(xiàn)場項(xiàng)目部必須完整保存所有與本部門工作職責(zé)相關(guān)的合同。工程助理處保存復(fù)印稿一份，相關(guān)工程師如需在日常工作中隨時(shí)調(diào)閱，可申請加印副本或取得電子版掃描件。3. 為保證合同的順利執(zhí)行和便于監(jiān)控合同執(zhí)10、行過程，所有工程合同必須在簽署完成后，向監(jiān)理移交一份復(fù)印件（根據(jù)需要，可請成本部專門制作無金額版本）。4. 合同執(zhí)行前，需充分落實(shí)條款講解制度。項(xiàng)目部相關(guān)人員可申請由成本部、造價(jià)顧問、法律部等相關(guān)部門對重要合同條款進(jìn)行交底，并形成紀(jì)要。新員工到崗后，需首先對已簽訂的合同條款進(jìn)行熟悉，方可上崗開展工作。5. 在合同審批通過、經(jīng)簽字蓋章后，項(xiàng)目部應(yīng)按照公司文檔編號原則，對公司留存的合同及審批表進(jìn)行統(tǒng)一編號存檔，便于查詢。6. 工程助理編號完畢后，應(yīng)將合同審批表、合同文本通過掃描或取得電子版存入電腦，通過辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享，以方便有關(guān)人員在付款辦理和審核時(shí)查閱。7. 項(xiàng)目部主導(dǎo)的考察入圍、評標(biāo)、11、定標(biāo)的過程文件，必須全數(shù)保存。不論投標(biāo)單位是否中標(biāo)，相關(guān)過程文件均必須在合同簽訂后一并整理成冊，向公司進(jìn)行移交。8. 工程助理需與成本部進(jìn)行每月合同臺賬核對工作，并將成本部最新統(tǒng)計(jì)合同臺賬共享至部門成員。四、圖紙及設(shè)計(jì)變更存檔管理辦法1. 項(xiàng)目體全員都需明確：圖紙管理是項(xiàng)目品質(zhì)管理、成本管理的核心。2. 施工圖首先是合同執(zhí)行的依據(jù)，也是后續(xù)材料采購、其他專業(yè)設(shè)計(jì)深化、營運(yùn)部門工作的依據(jù)。任何對施工圖的變更，都有可能導(dǎo)致不可控的違約、索賠風(fēng)險(xiǎn)，務(wù)必高度重視。3. 經(jīng)公司設(shè)計(jì)部確認(rèn)的施工圖下發(fā)后，工程助理應(yīng)首先做好收件日期登記、圖紙內(nèi)容及版本登記，并會同相關(guān)專業(yè)工程經(jīng)理/工程師核對是否有缺漏等現(xiàn)象12、，核對完成后進(jìn)行簽收工作。4. 工程助理處圖紙最低存檔要求：a）當(dāng)圖紙已被加蓋審圖章時(shí)，至少存檔兩套。另兩套分發(fā)至總包、監(jiān)理。當(dāng)現(xiàn)場有需求時(shí)，需提請?jiān)O(shè)計(jì)部加曬。b）當(dāng)圖紙未加蓋審圖章時(shí)，至少存檔一套。5. 設(shè)計(jì)變更單發(fā)至項(xiàng)目部后，工程助理需會同專業(yè)工程師/經(jīng)理對底圖進(jìn)行更新，將變更單與被變更的圖紙裝訂一處存檔，變更單涉及到多份底圖時(shí)，應(yīng)要求設(shè)計(jì)部加曬，并分別裝訂。6. 經(jīng)審批完成的深化圖紙，應(yīng)隨同原專業(yè)圖紙一同存檔，升版的設(shè)計(jì)深化圖按施工藍(lán)圖存檔要求進(jìn)行登記保存。7. 施工單位填報(bào)的技術(shù)核定單按如下要求進(jìn)行管理： a) 核定單如僅僅涉及到施工工藝調(diào)整，不涉及圖紙變更的，按照連續(xù)編號原則，經(jīng)公司13、審批后予以存檔、執(zhí)行。b) 核定單如涉及到圖紙變更，僅允許作為臨時(shí)的施工檢查依據(jù)進(jìn)行審批，在審批完成后，應(yīng)聯(lián)系設(shè)計(jì)部及設(shè)計(jì)院，及時(shí)簽發(fā)變更單予以覆蓋。五、工程檔案的移交1. 根據(jù)上海市建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案歸檔范圍要求，工程竣工預(yù)驗(yàn)收完成后需組織工程檔案預(yù)驗(yàn)收，檔案預(yù)驗(yàn)收合格后，城建檔案館出具預(yù)驗(yàn)收意見，并規(guī)定移交時(shí)間，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)，項(xiàng)目部必須組織各單位完成工程檔案的移交工作。2. 城建檔案館一套、綜合部一套、物業(yè)公司一套。以上檔案原則上均要求為原件，無法提供足夠原件的，復(fù)印件須加蓋公章，并注明原件存放地。提交完整的電子版，供竣工結(jié)算時(shí)使用。項(xiàng)目上移交后剩余的工程資料的處理方式，由資料員編14、制處理方案，以“oa”申請的方式進(jìn)行審批，審批流程為資料員-工程經(jīng)理-項(xiàng)目負(fù)責(zé)人-工程中心。 上海褐石投資發(fā)展有限公司新華路項(xiàng)目部E9監(jiān)理月報(bào)E冊：監(jiān)理公司往來文件第1 盒 上海褐石投資發(fā)展有限公司新華路項(xiàng)目部E2監(jiān)理規(guī)劃E冊：監(jiān)理公司往來文件第1 盒附件一：檔案盒側(cè)面樣式檔案盒正面樣式logo部門名稱:新華路項(xiàng)目部資料名稱: E冊 監(jiān)理公司往來文件附件二：檔案總目錄XX項(xiàng)目XX期工程文檔總目錄資料類別主要工程資料名稱分布數(shù)量資料類別主要工程資料名稱分布數(shù)量G冊設(shè)計(jì)變更及工程簽證G1設(shè)計(jì)變更共 x盒共X盒G2技術(shù)核定單共x盒G3工程簽證G4獎/罰款通知單附件三：上海市建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案歸檔范圍第 13 頁 / 共 13 頁