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1、浙江綠城房地產開發有限責任公司財務檔案管理工作規程 文件編號：GT/FC0801 修改狀態：A/0 管理狀態： 分發號： 編制： 許潔 日期：2000年12月23日 審核： 李明 日期：2001年01月16日審批： 壽柏年 日期：2001年01月19日 發布日期：2001年01月21日 實施日期：2001年02月01日浙江綠城房地產開發有限責任公司財務管理體系工作規程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第1頁 共5頁財務檔案管理工作規程 修改狀態：A/0 1.目的 確保財務檔案資料的完整、準確、安全、存取便利和有效利用。2.適用范圍 適用于財務檔案管理全過程；3.職責3.1財務管理部、計劃資金2、部為財務檔案資料的歸口管理部門；3.2財務管理部會計、計劃資金部指定人員負責財務檔案的收集、整理、裝訂、保管和提供工作；4.工作程序4.1附財務檔案管理工作流程圖。4.2財務檔案種類4.2.1來自財務部內部的財務資料，包括記帳憑證、帳簿和財務報表及財務分析、內部審計、固定資產、各種合同資料、財務制度及其他財務資料；4.2.2來自財務管理部、計劃資金部外的資料，包括公司內部各有關部門和全資、控股參股公司及銀行、政府部門等文件合同資料等；4.3檔案收集時間4.3.1來自財務管理部、計劃資金部內部的財務資料由財務管理部會計、計劃資金部指定人員隨時收集；4.3.2來自財務管理部、計劃資金部外的資料由財3、務管理部會計、計劃資金部指定人員負責及時收集；4.3.3除會計、指定人員收集以外的其他資料由資料經手人負責隨時收集；4.3.4收集要求a.文件資料要字跡清楚、圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制；b.文件材料完整、準確且具保存價值；4.4檔案整理4.4.1檔案整理原則a. 財務管理部會計或計劃資金部指定人員根據實際情況，按照自然形成、保持浙江綠城房地產開發有限責任公司財務管理體系工作規程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第2頁 共5頁財務檔案管理工作規程 修改狀態：A/0 歷史聯系的原則和立卷要求特征及文件內容及時進行裝訂立卷；b.在一個卷內要按文件材料形成的時間，系統地排列；c.擬定4、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種；d.按歸檔要求進行裝訂、編號、每本內填寫卷內目錄和卷內備考表；4.4.2檔案裝訂的形式a.憑證封面：會計將記帳憑證按檔案整理原則及時裝訂；b.會計檔案案卷封面：用于會計帳簿的裝訂c.文件封面：用于財務報表、財務分析、內部審計、固定資產、財務制度、其他財務資料或來自財務管理部、計劃資金部外的資料；4.4.3檔案裝訂的程序a.記帳憑證裝訂后及時裝入文件盒；b.財務資料和財務管理部、計劃資金部外資料平時及時整理裝訂，年末或年初整理入文件盒；4.5卷皮的填寫4.5.1憑證封面的填寫：a.單5、位名稱：公司全稱b.憑證名稱或憑證種類：記帳憑證或轉帳憑證、銀付、現付；c.所屬時間及起止日期：填寫本記帳憑證內第一張憑證的日期和最后一張憑證的日期；d.憑證張數：填寫本記帳憑證內憑證張數；e.本期憑證冊數或裝訂冊次：填寫本記帳憑證本月總冊數的第幾本憑證；f.備注/附件：注明附件的種類，以及張數；g.裝訂人或經手人、會計主管：相關人員簽字或蓋章；h.卷骨項目：填寫年、月、憑證號、憑證屬本月冊數、及本月憑證總冊數；4.5.2會計檔案案卷封面a. 裝訂人在封面空白內注明公司全稱及帳簿名稱、冊數；浙江綠城房地產開發有限責任公司財務管理體系工作規程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第3頁 共5頁財務6、檔案管理工作規程 修改狀態：A/0 b.裝訂人在起止年月中注明帳簿的起止時間；填制本卷內帳頁的張數、根據文件保管規定的期限填制保管期限；4.5.3文件檔案案卷封面a. 裝訂人在封面空白內注明公司全稱、財務資料的種類；b.裝訂人在起止年月中注明帳簿的時間；填制本卷內帳頁的張數、根據文件保管規定的期限填制保管期限；4.5.4檔案盒案卷封面：a.案卷題名：記帳憑證、帳簿、財務報表、財務分析資料、內部審計、固定資產資料、各種合同資料、財務制度、公司文件或其他資料b.編制單位：公司全稱；c.編制日期或時間：裝入盒內年月日；d.保管期限：永久、長期、短期e.密級：秘密、機密4.5.5卷內備考表a.本卷情況7、說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間；b.立卷人：由責任立卷者簽名；c.檢查人：由案卷質量審核者,由財務管理部、計劃資金部負責人或其授權人簽名；d.立卷時間：填寫完成的立卷日期。4.6密級檔案：檔案密級分為秘密、機密。4.6.1機密級：記帳憑證、帳簿、財務報表、財務分析資料、內部審計、固定資產資料、財務制度、各種合同資料4.6.2秘密級：公司文件或其他資料4.7借離4.7.1財務資料一般不辦理借離；特殊情況均需填制借離檔案審批單，經財務管理部、計劃資金部負責人、分管領導批準；浙江綠城房地產開發有限責任公司財務8、管理體系工作規程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第4頁 共5頁財務檔案管理工作規程 修改狀態：A/0 4.8保管4.8.1保管條件：存放于通風較好且不靠門或窗的柜子內；4.8.2保管要求：重要的密級檔案需存放在保險箱內，其他檔案存放在帶鎖的文件柜中即可；4.9保管期限4.9.1永久保存：年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案毀損清冊4.9.2長期保存：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳、明細帳、日記帳、輔助帳、會計移交清冊4.9.3短期保存：銀行存款余額調節表、銀行對帳單、月季度財務報告4.10銷毀保存期屆滿，以及沒有必要繼續保存的文件資料，由資料管理者分別填制作廢（失效） 檔案登記表和9、 檔案銷毀審批單，經財務管理部、計劃資金部負責人及總經理或以上領導批準后銷毀；已失效（作廢）但暫不銷毀的，須加蓋“作廢”章；5.相關及支持性文件6.質量記錄6.1卷內目錄6.2卷內備考表6.3借離檔案審批單6.4作廢（失效） 檔案登記表6.5 檔案銷毀審批單浙江綠城房地產開發有限責任公司財務管理體系工作規程文件編號：GT/FC0801 頁碼：第5頁 共5頁財務檔案管理工作規程 修改狀態：A/0 財務檔案管理工作流程收集檔案資料整理檔案資料卷內目錄裝訂檔案資料卷內備考表財務管理部會計、經辦人；計劃資金部指定人員借離檔案審批單作廢（失效）檔案登記表檔案資料使用保管檔案資料填制檔案審批單財務管理部、計劃資金部負責人部門負責人審批總經理或其授權人公司領導意見財務管理部會計、經辦人；計劃資金部指定人員銷毀檔案資料