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1、OA系統管理作業指引編制*日期2011-12-15審核*日期2011-12-16批準*日期2011-12-16修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2009.12.4C按照“大禹行動”要求*2011.12.15C組織機構變更，修訂部分內容*2012.12,29C*一、目的OA系統是公司管理信息發布和傳遞的平臺，它集合了公司各方面信息，也是公司實施企業管理、技術管理和其他管理的重要工具，為了提高公司工作效率，保障信息合規及快捷傳遞，根據公司的實際，制定本指引。二、適用范圍適用于集團公司各部室及各下屬公司的OA系統管理。三、職責3.1 集團總部OA系統管理的歸口部門是人事企管部(OA流程2、的規范和梳理由投資運營部負責，人事企管部依據授權在OA中實現)，職責包括：3.1.1 制訂全集團OA系統管理的規章制度，并監督執行；3.1.2 組織和制訂全集團OA系統規劃和實施計劃；3.1.3 不定期組織OA操作培訓或對各OA系統對接人（OA系統關鍵用戶）進行OA系統使用的相關培訓。集團各部門及各下屬公司的OA對接人由所在部門/公司負責人指定；3.1.4 負責對集團OA系統運行情況進行維護、監管和控制；3.2 OA系統對接人職責包括以下內容：3.2.1 OA系統對接人對本公司部門OA使用、流程通暢、知識積累有直接責任。3.2.2 OA系統對接人必須熟知OA操作，能判斷和解答各OA最終用戶日常3、操作上的問題。3.2.3 人事企管部只接受來自投資運營部關于OA的修改、調整請求。3.2.4 人事企管部應定期對OA系統對接人就新流程、新知識進行培訓。（關于授權的培訓由投資運營部負責）四、各模塊管理要點本OA系統平臺組成包括：新聞與公告，流程，協作區，公告空間，人事管理、制度專欄，網上調查，以實現信息的傳遞、溝通；4.1 新聞與公告：4.1.1 新聞發布與集團相關內外部新聞，管理項目新聞，公告用于活動通知，行政處罰，人事變動、其他類通知等活動信息。4.1.2 新聞由相關授權部門發起，集團常務副總裁審批。4.1.3 OA系統管理員無權刪除任何新聞或公告。對新聞或公告的任何操作行為都必須經過集團4、副總裁（運營）審批。4.1.4 新聞或公告內容應實事求是，嚴禁人為夸張，誤導員工。發布人應對新聞內容造成的影響負責。4.2 代辦事宜（流程）：4.2.1 代辦事宜中出現的任何事宜都應及時處理，對于無法處理的流程請通知本部OA系統對接人。4.2.2 為保證流程審批效率，對流程各審批節點進行審批限時。具體限時管理辦法參照關于OA辦公系統審批審查審核時限的規定4.2.3 對于出差、請假等情況需要進行流程代理。代理基本原則：一般為向上代理，經批準可平級代理；高管、二級公司總經理原則上不能代理（總裁批準除外） 4.2.4 可轉發流程嚴禁轉發給與授權無關的人員。同時要杜絕越級轉發報批的情況。一旦發現必嚴懲5、。4.2.5 對流程的修改和調整需求由OA對接人負責收集，即時或及時報投資運營部匯總并評估。經投資運營部核定需調整的，由該部報人事企管部執行系統調整事宜。4.2.6 新增任何流程都必須經過部門負責人、分管領導、下屬公司總經理的簽字同意，并由投資運營部報人事企管部執行。4.2.7 “自由審批流程”只能在沒有專用審批流程的情況下使用。該流程集團部室內由流程發起人提請投資運營部設置，下屬公司由發起人提請綜合部經理設置。4.2.8 系統管理員不得給流程發起人退回、刪除、干預、強制歸檔流程（發起人分管領導批準除外）。4.3 協作區：4.3.1 協作區為各工程項目，管理項目涉及的多個部門人員提供溝通平臺。6、4.3.2 協作區為嚴肅的，正式的交流平臺。不得發布不健康的內容。4.3.3 協作區版主在無特殊指定人的情況下，默認為OA系統管理員。4.3.4 對于通過協作區溝通討論的案例應予以嘉獎。4.3.5 建立類似“建言平臺”的協作區需要人事企管部技術支持的，有此需求的部門可通過對接人上報人事企管部，經評估技術可行后，由人事企管部協助完成。4.4 公共空間（文檔目錄）：4.4.1 公共空間保存所有個人或項目相關的文件。包括文檔、圖片等。4.4.2 公共空間知識目錄體系的建立，修改由各部對接人負責整理上報。4.4.3 公共空間已有文件由文件所有人負責。4.4.4 公共空間中知識性文件的共享權限設置由各職7、能部門協同人事企管部統一制定。4.4.5 未經授權OA系統管理員不得刪除任何私有文件。4.5 人事管理：4.5.1 人事信息的錄入，編輯，離職處理由集團人事企管部統一負責。4.5.2 集團人員變動情況，由集團人力資源部定期以公告的形式公布，并同時修改其OA信息。4.5.3 集團組織結構，崗位體系，由集團人事企管部共同維護。4.6 制度專欄：4.6.1制度專欄用于發布公司制度和各類指引文件。4.6.2制度專欄內容的維護由集團人事企管部負責。4.7 網上調查4.7.1網上調查由人事企管部進行統一培訓并指導,由各部門制作和發布。4.7.2對調查結果需要保密的調查，OA系統管理員只提交票數信息，不提交8、具體人員名單。4.8 其他：4.8.1 按職責和權限及要求，發布相關信息和參加討論及溝通、交流；4.8.2 嚴禁在OA上發布不健康的內容；4.8.3 審計部可查看除特別聲明保密外的一切內容。4.8.4 嚴禁通過OA系統傳播病毒。4.8.5 集團總部OA系統管理員是公司OA系統欄目，版面變更唯一的指定人；4.8.6 各模塊操作參考泛微協同管理平臺（e-cologyV5.0）用戶使用手冊。五、OA保密與備份5.1 OA系統內的數據如依照公司檔案管理制度和保密制度規定為公司秘密的，所有接觸此類數據的人員應嚴格遵守相應保密制度規范。5.2 員工上傳機密信息時，應仔細檢查共享權限設置，避免由于員工操作過9、失造成集團損失。5.3 未經OA系統管理員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容。5.4 員工應保護好自己帳號，長時間離開電腦應先退出OA系統以防他人冒用，嚴禁盜用其他員工帳號；5.5 對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失；5.6 各部門需要進行歸檔管理的資料、信息由部門經理指定相關人員進行備份；5.7 OA系統管理員對OA系統數據庫進行定期備份，防止意外造成的數據丟失。5.8 如發生泄密的情況，按公司相關制度處理。六、授權與考核6.1 集團審計部擁有OA系統內容查看的最高權限。6.2 由集團人事企管部統10、計，對流程超時情況進行統計和發布。6.3 經總裁簽字同意后，由財務部對相關人員進行獎懲操作。6.4 OA系統各部分功能權限，由人事企管部進行統一規劃。若有特別要求請與人事企管部信息化部負責人溝通。6.5 凡公司員工調動、離職或違反公司紀律的，OA系統管理員須及時調整、取消或暫停其權限。6.6 OA系統管理員如提出離職申請，應由信息化負責人暫停其相關一切權限。6.7 OA系統管理員負責對違反OA系統管理制度的員工，進行定期統計，并在OA上給予通告，對違反本規定制度者將按100元/次的標準給予相應的經濟處罰，直接報財務部處理；七、附則7.1 本制度由人事企管部起草與修訂，經總裁審批后發布。7.2 人事企管部將根據實際情況隨時對本制度進行調整，并以最新制度為執行標準。7.3 本制度自發布之日起施行，原有相關制度如與本制度沖突，以本制度為準。7.4 本制度的解釋權屬于人事企管部。八、相關記錄8.110-01申請OA流程調整作業表單