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1、 人事信息及檔案管理作業(yè)指引編制*日期2012-12-24審核*日期2012-12-25批準(zhǔn)*日期2012-12-26修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2012.12.26人力資源制度匯編*1. 目的完善人事信息庫及檔案，確保人事信息準(zhǔn)確及員工檔案的完整性及管理的規(guī)范性，有效保護(hù)及利用員工檔案，維護(hù)員工及公司的合法權(quán)益。2. 適用范圍適用于集團(tuán)公司，各下屬公司須參照?qǐng)?zhí)行。根據(jù)業(yè)務(wù)特性，各下屬非地產(chǎn)公司按照已報(bào)批細(xì)則執(zhí)行。3. 原則3.1員工檔案須嚴(yán)格保密，檔案借閱必須經(jīng)集團(tuán)人事企管部/下屬公司執(zhí)行董事及總經(jīng)理審批；各公司副總經(jīng)理及以上人員檔案借閱須經(jīng)集團(tuán)人事企管部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未2、經(jīng)允許，集團(tuán)人事企管部/下屬公司人事行政管理部門不得擅自對(duì)外借閱或泄露人事信息及員工檔案內(nèi)容，并為人事信息及員工檔案泄密負(fù)責(zé)。3.2 電子人事信息即人事基礎(chǔ)信息刷新備份匯總表中因工作需要可開放的信息為：姓名、職位、入職時(shí)間、出生年月，其余信息視情況須嚴(yán)格把控。4. 工作程序4.1 管控級(jí)別4.1.1集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)建立并保管集團(tuán)公司員工、各下屬地產(chǎn)公司部門負(fù)責(zé)人（含）以上員工及財(cái)務(wù)人員的人事檔案原件，并對(duì)下屬地產(chǎn)公司職務(wù)經(jīng)理及以上的其他員工檔案進(jìn)行備案。4.1.2集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)建立并保管非地產(chǎn)公司各部門負(fù)責(zé)人，副總經(jīng)理及以上人員及財(cái)務(wù)人員人事檔案原件，其他人員視情況備案到集團(tuán)人事企管部。3、4.1.3各下屬公司人事行政管理部門負(fù)責(zé)建立并保管以上范圍外其他員工人事檔案。4.2 人事信息的更新、匯總及存檔4.2.1集團(tuán)人事企管部及各下屬公司人事行政管理部門負(fù)責(zé)新入職員工人事信息在各公司人事基礎(chǔ)信息刷新備份匯總表中的錄入，異動(dòng)員工信息的錄入、更新以及離職員工信息的另存、歸檔。4.2.2 各下屬公司人事行政管理部門每月8日前將更新至上月末的人事信息相關(guān)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)集團(tuán)人事企管部匯總備案，其中，人事信息相關(guān)報(bào)表包括：人事基礎(chǔ)信息刷新備份匯總表、離職原因匯總表、人事簡(jiǎn)報(bào)。4.2.3集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、更新集團(tuán)公司人事信息并匯總?cè)瘓F(tuán)人事信息，每月10-12日將全集團(tuán)人事簡(jiǎn)報(bào)、集團(tuán)公司及下屬4、地產(chǎn)公司（含商業(yè)公司）離職匯總表以及入職異動(dòng)轉(zhuǎn)正匯總表通過OA 報(bào)集團(tuán)薪酬績(jī)效制度管理委員會(huì)審閱。4.3 集團(tuán)人事企管部、各下屬公司人事行政管理部門負(fù)責(zé)新入職員工檔案的建立、保存及移交工作，員工檔案須包含但不限于以下內(nèi)容：4.3.1員工登記表（員工登記表必須完整填寫，不能缺項(xiàng)，表單內(nèi)容包含但不限于以下信息：序號(hào)、姓名、部門、職務(wù)、性別、婚否、出生年月、身份證號(hào)、籍貫、戶籍、學(xué)歷、專業(yè)、資格證書、工作簡(jiǎn)歷、入職時(shí)間等。）4.3.2離職證明（無法提交或延遲提交則須簽寫離職聲明）4.3.3面試簡(jiǎn)歷原件4.3.4員工錄用審批原件4.3.5身份證、社?？ā⒐e金卡復(fù)印件4.3.6區(qū)級(jí)以上醫(yī)院開具的入職體5、檢表原件或健康證復(fù)印件留存（一年內(nèi)有效）4.3.7學(xué)歷復(fù)印件及學(xué)歷結(jié)果查詢打印件4.3.8資格及職稱證書復(fù)印件4.3.9敏感崗位須填寫入職擔(dān)保書（如：出納、收款員、行政司機(jī)、采購人員等）4.3.10所有崗位均須有背景調(diào)查表4.3.11 員工入職即填寫新員工入司報(bào)到程序表，一周內(nèi)將填寫完整并簽名確認(rèn)的表單交予集團(tuán)人事企管部/下屬公司人事行政管理部門。（備注：針對(duì)公司08年之前入職且檔案完整性欠缺的員工，檔案需要包含至少以下資料：?jiǎn)T工登記表及身份證復(fù)印件）4.4 人事檔案建檔/歸檔4.4.1為每位員工建立一份獨(dú)立的人事資料檔案，包括紙質(zhì)及電子版，并及時(shí)更新。4.4.2 人事檔案按公司進(jìn)行分類存檔，6、集團(tuán)公司副總級(jí)（含）以上及下屬公司副總級(jí)（含）以上人員的紙質(zhì)檔案資料列入管理人員進(jìn)行歸檔；離職人員的檔案按辭職、辭退分別歸檔。4.5 離職或辭退人員人事檔案保管期限4.5.1已離職人員的檔案，自離職之日起存放三年。4.5.2職務(wù)經(jīng)理級(jí)（含）以上人員檔案自離職之日起存放五年4.5.3 經(jīng)辭退員工的檔案，自開除之日起存放五年。4.5.4 辭職或辭退的員工電子檔案資料單獨(dú)建立表單匯總留存。4.6 人事檔案管控4.6.1人事信息檔案管理人及存放要求4.6.1.1集團(tuán)公司人事信息檔案管理人：人事企管部總經(jīng)理、人事與薪酬經(jīng)理4.6.1.2下屬公司人事信息檔案管理人：人事行政部門負(fù)責(zé)人、人事經(jīng)理/主管/專員7、4.6.1.3人事檔案必須有專門的檔案柜存放4.6.2 人事檔案的查閱權(quán)限4.6.2.1總裁對(duì)所有員工的人事檔案有查閱權(quán)；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其所屬部門員工的人事檔案有查閱權(quán)；各下屬公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門經(jīng)理對(duì)其所管轄員工的人事檔案有查閱權(quán)；集團(tuán)人事企管部門及下屬公司人事行政管理部門內(nèi)僅有部門負(fù)責(zé)人及人事檔案的管理人員有查閱權(quán)。4.6.3 人事檔案的查閱手續(xù)4.6.3.1 集團(tuán)公司部門負(fù)責(zé)人因工作原因需要查閱本部門員工的人事檔案時(shí)，需分管領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)人事企管部總經(jīng)理審批。4.6.3.2 各下屬公司部門經(jīng)理因工作原因需要查閱本部門員工的人事檔案時(shí)，需下屬公司總經(jīng)理審批。4.6.4 人事檔案的銷毀4.6.4.1集團(tuán)人事企管部填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)集團(tuán)人事企管部總經(jīng)理及分管副總裁審核，總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.6.4.2 下屬公司人事檔案銷毀必須經(jīng)集團(tuán)人事企管部及集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。4.6.5 人事檔案的移交人事檔案材料的移交必須要有書面的移交記錄。5. 附表5.1WT-QR-HR08-01人事基礎(chǔ)信息刷新備份匯總表5.2WT-QR-HR08-02離職原因匯總表5.3WT-QR-HR08-03人事簡(jiǎn)報(bào)5.4WT-QR-HR08-04檔案銷毀申請(qǐng)表