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1、文件收發控制作業指引編制日期2012-7-10審核日期2012-7-20批準日期2012-7-30修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2008-10-11B局部細化2009-12-4C按“大禹行動”要求改版2011-10-12C按最新授權調整版2012-07-10D根據2012架構調整修訂1目的為規范集團內外收發文管理，保障文件的處理遵照收發文審批權限有序、有效流通，特制訂本制度。2. 適用范圍適用于集團公司內外來往文件接收、呈報、發布、執行及歸檔管理事項。3術語和定義3.1 收文：指集團公司收到的外單位、下屬公司或各部室間收到的需要參考、辦理或遵照執行的文件資料。3.2 發文：指2、集團公司就經營管理各項事務以公司名義對外單位、下屬公司或以部門名義對各部室以成文形式發布的決定、通知、通報、請示、報告、報表、往來函件等。4職責4.1 集團公司各部室職責4.1.1 收文：負責受理流轉至本部門的集團公司、下屬公司、外單位的文件，簽署部門意見或依據批示執行辦理，并回復執行情況。4.1.2 發文：根據業務需要，對外單位、下屬公司、部門間就有關事項草擬文件，按用印審批權限進行逐級申報，并對審批結果予以執行或跟蹤。4.2 各部室文件對接人職責4.2.1 總裁辦文件對接人：4.2.1.1 總裁秘書：負責各部室、各下屬公司或外單位根據授權呈報總裁審批的所有文件、資料的接收、記錄、呈報、存檔3、及簽還等流轉事宜。4.2.2.2 總裁辦文件對接人：負責各下屬公司根據授權須呈報集團公司審批的紅頭文件的接收、呈報、回函的起草、發布、存檔等流轉事宜。4.2.2 各部門文件對接人：負責跨公司/部門、外單位的業務類文件的接收、呈報及簽還等流轉事宜，也負責本部門發文的格式校正、統一編號、發布、歸檔事宜。5管理程序5.1 收文處理程序5.1.1 集團公司各部室收文：5.1.1.1 各部門報審的集團公司內部跨部門審批件（如合同審批表、結算書、請示等），由主辦部門依據集團公司授文件要求逐級呈報，審結后暫時自行存檔。5.1.1.2 各會簽部門接收的全集團內部審批件，應由會簽部門負責人簽還給主辦部門，特殊情4、況下可由會簽部門指定人員簽還。5.1.2 下屬公司呈報集團公司文件：5.1.2.1 各下屬公司呈報集團公司的紅頭文件，由總裁辦文件對接人負責接收、呈報、起草回函、發布、存檔等流轉事宜。5.1.2.2 各下屬公司呈報集團公司的業務審批件，由各下屬公司經辦部門根據授權文件要求自行對接集團公司審批部門/領導。5.1.3 外單位呈報集團公司文件：5.1.3.1 外單位呈報集團公司的紅頭文件，由總裁辦文件對接人負責接收、呈報、起草回函、發布、存檔等流轉事宜。5.1.3.2 外單位呈報集團公司的業務審批件，由集團公司該業務主辦部門文件對接人接收、呈報、簽還、存檔。5.1.3.3 外單位呈報集團公司的法律事5、務類文件，由集團公司法務人員負責接收、呈報、回函、發布、存檔。5.2 發文處理程序5.2.1 對外單位、下屬公司、集團公司各部室的發文：根據經營管理或業務需要，就某事項需要對外單位、下屬公司、集團各部室行文發布的，由經辦部門負責起草，并根據用印審批權限進行逐級申報，審結后由總裁辦負責發布存檔，經辦部門跟蹤收文單位執行情況。5.2.2 各部室間的發文：根據業務需要，就某事項需要在各部門間行文發布的，由經辦部門起草文件、經辦部門負責人審核、業務主管副總裁審批、經辦部門文件對接人發布并存檔，最后經辦部門跟蹤收文部門執行情況。5.2.3 公司級紅頭文件發文編號規則發文類型編號方法示例備注公司級紅頭文件皇庭集發（2012）1號全集團內部公司級文件下發。皇庭集請（2012）1號報送政府部門公文皇庭集函（2012）1號與外單位來往公文皇庭集紀（2012）1號集團公司的公司級會議紀要6支持性文件6.1 集團董事長對集團公司授權的專項文件。7相關記錄7.1 WT-QR-ZB02文件處理表；7.2 WT-QR-ZB03文件傳閱登記表。