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1、會議管理作業指引編制*日期2012-07-10審核*日期2012-07-20批準*日期2012-07-30修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2008-10-11B局部細化*2009-12-4C按“大禹行動”要求改版*2012-07-10D根據2012架構調整修改*1. 目的規范集團公司各類會議組織與管理，保證集團公司及各下屬公司各類會議按計劃、高質量舉行。2. 適用范圍適用于集團公司及各下屬公司各類會議管理。3. 職責3.1 集團公司決策委員會：決策委員會秘書長按照總裁指示召集決策委員會成員會議，總裁辦等部門給予協助配合。3.2 集團公司總裁辦：負責集團公司各類會議的組織管理工作2、。3.3 集團公司各部室負責人：按照要求出席集團公司的各類會議，主持召開本部門工作會議，組織牽頭跨部門業務專題或協調會議。3.4 集團公司各部門員工：按照要求出席相應的會議。3.5 各下屬公司行政管理部門：負責各公司的會議管理并協助總裁辦組織集團性大型會議。4. 管理程序4.1 會議分類4.1.1 定期會議會議名稱時間/地點參加人員會議內容召集人主持人1總裁辦公會每月第一周的周一下午15：00（集團大會議室）集團總裁和集團高層領導討論整個集團重大決策和部署總裁辦總裁2集團管理層例會每季度第一個月的第一周周三下午15：00（集團大會議室）集團高層領導，各地產公司總經理，中行公司董事長、總經理，物3、業公司、置業顧問公司、酒店公司總經理或負責人討論協調整個集團公司經營管理中的事宜總裁辦總裁3集團地產辦公例會每月第一周的周五下午15：00（集團大會議室）集團高層領導、各下屬地產公司總經理研究協調集團房地產開發業務經營中的各類整體事務總裁辦總裁4集團年終大會年終舉行 （集團通知地點）集團總部全體，各下屬公司負責人及代表總結一年工作，部署下年度工作總裁辦/下屬公司行政部門總裁5集團地產業務年中大會年中舉行（集團通知地點）集團總部全體，各地產公司負責人及代表總結上半年工作，部署下半年工作總裁辦/下屬地產公司行政部門總裁6集團總部例會每月第二周的周一下午15：00（集團大會議室）集團高層領導、集團各4、部室副總經理以上人員溝通集團公司運營中遇到的跨部室協作配合事宜及集團公司重大事項的商議、重大決策的傳達總裁辦總裁或成本副總裁7集團運營 管理例會每月第二周周五下午15：00（集團大會議室）集團企管部、計劃財務部、人力資源部、總裁辦的分管領導和部室負責人，中行監理公司董事長、總經理，物業公司、置業顧問公司、酒店公司總經理或負責人研究、商議集團公司及各下屬公司運營管理事宜總裁辦/企管部運營總監或財務總監8集團總部各部室周例會每周一次 （自定地點）本部室全體成員對本部室職能范圍內的各項工作進行組織分工,檢查和督促相關工作的推進落實情況部門負責人部門負責人或分管領導注：（1）如遇國家法定假日，會議時間5、順延至假日后第一個工作日召開。 （2）因集團原因取消或延遲會議時總裁辦應及時通知參會人員。會議名稱提擬人參加人員會議內容召集/主持人1集團決策 委員會集團總裁集團決策委員會全體成員集團重大事項的商討、研究、決策和部署總裁或決策委員會秘書長2集團高層 專題會總裁/相關集團高層領導相關集團高層領導及下屬公司總經理集團重大專題事項的商討、研究總裁辦/總裁或總裁指定人員3集團專題會/協調會發起部室與會議內容有關的各部室分管領導/負責人及其他人員，需要總裁出席的邀請總裁出席就有關重大工作進行專項會議研究或組織相關部室溝通協調發起部室負責人/發起部室分管領導或負責人主持4接待性會議發起部室相關領導及指定人6、員與接待的客人進行相關議題洽談發起部室負責人/發起部室分管領導或負責人主持4.1.2 非定期會議4.2 會議的組織程序4.2.1 會議的組織審批 4.2.1.1 決策委員會會議的組織召開由總裁直接審批確定后執行。4.2.1.2 集團性各類會議（含年終、年中大會）的組織由總裁辦根據集團公司有關規定和具體實際擬訂會議議程及實施方案，報總裁審批后執行。4.2.1.3 部門性例會和部門專題會議由各部室負責人依實際情況確定后執行。4.2.1.4 一般性跨部門業務專題/協調會議由相關部室負責人共同研究確定后執行，必要時由分管領導組織協調。4.2.1.5 重大跨部門業務專題/協調會議由業務部門或分管領導提出7、申請后，總裁審批后執行。4.2.2 會議的準備及召集 4.2.2.1 集團性會議由總裁辦負責相關準備工作，總裁辦應落實會議組織方案及會議議程(含召開時間、召開地點、參會人員、記錄人員、服務人員、召集方式、會議分發資料、各類會議所需設備、物資等)；部門性會議則由各部門負責相關準備工作，總裁辦給予支持或協調；其余會議遵循“誰擬提，誰召集，誰負責”的原則。4.2.2.2 集團性定期會議因會議時間、參會人員、會議主題及召開地點已經形成慣例，故總裁辦一般不再另行通知與會人員（除非會議取消或延期），各參會人員應按規定準時參加。4.2.2.3 其他集團性會議（非定期會議）由總裁辦通過OA辦公平臺、公司文件、8、電話、郵件、短信、口頭等方式通知參會人員，各參會人員收到會議通知后應按要求準時出席；各參會人員可就會議議題細節等事宜通過各種方式咨詢總裁辦。4.2.2.4 一般集團性會議總裁辦應提前一天通知與會人員，重大的集團性會議則應至少提前一周通知參會單位和人員。4.2.2.5 各參會人員因各種原因無法出席會議時，應向上級提前請假并確定代參會人員，經上級同意后，至少在會議召開前2小時知會總裁辦。4.2.2.6 各部門在日常會議組織中需使用大會議室時，應按規定提前發起OA申請審批流程或直接與總裁辦協調，否則，總裁辦不能保證大會議室的正常提供。4.2.2.7 部門性會議原則上參照公司性會議組織執行，具體由各部9、門根據實際確定。4.2.2.8 因處置突發事件而召集的緊急會議或總裁發起的臨時會議不受以上組織程序限制。4.2.3 會議紀律及要求 4.2.3.1 各參會人員應按規定攜帶相關資料準時參加會議并簽到（一般應提前5分鐘到場），做到不遲到、不缺席；對于要求在會前提交資料的部門或人員，應按要求將相關會議資料按規定在會議前提交相關部門或人員。4.2.3.2 進入會場后應將各類通訊工具調整為關閉或振動狀態，會議期間應保持會場安靜，遇有緊急事件需要接聽電話或外出時，需請示會議主持人同意后，方可離開會場。4.2.3.3 會議期間各參會人員應按照主持人要求按順序積極參與討論或發言，除總裁或主持人外，任何人不得隨10、意打斷他人發言。4.2.3.4 會議期間各參會人員應認真做好本人的會議記錄，一般主持人或總裁辦會安排專人進行會議記錄。4.2.3.5 總裁辦及相關會議的召集部門應作好會議期間的各項后勤服務工作。4.2.3.6 要求各參會人員嚴守會議紀律，保守會議秘密，重大決策在會議決議未公布之前，不得私自泄漏會議內容，以免影響公司決議實施。4.2.3.7 會議結束后應由總裁辦或相關會議的召集部門將會議室恢復到使用前狀態（涉及衛生、布局、設備等）。4.2.3.8 集團一般性會議原則上應控制在2小時以內。4.2.4 會議記錄及會議紀要4.2.4.1 集團各類會議原則上應確定專人負責記錄。4.2.4.2 會議記錄原11、則上遵照“誰召集，誰記錄”的原則，主持人也可根據本原則或考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄人員。4.2.4.3 總裁主持的集團性會議、專題會議原則上由集團總裁辦負責會議記錄工作，總裁另有指定的，按照總裁指定執行。4.2.4.4 各部門應指定會議記錄人員負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。4.2.4.5 集團性各類定期及非定期會議和須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議應當整理會議紀要。4.2.4.6 會議紀要原則上應在會后3個工作日內形成。4.2.4.7 會議紀要的審核、發放、傳閱范圍由主持人確定。集團性各類會議的會議紀要由總裁辦歸檔、保管。部門負責組織的各類研討會或涉12、及集團外部人員參加的會議紀要，除部門內部存檔外應報總裁辦存檔備查。4.2.4.8 部門內部會議和由本部門負責組織的各類會議的會議記錄及會議紀要，由本部門內部歸檔、保管。4.2.4.9 會議記錄及會議紀要為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司管理制度的有關規定執行。4.2.5 會議的督查和跟進工作4.2.5.1 會議結束后，集團各部室或各下屬單位應將可公開的會議內容與精神傳達到本部室、本單位員工，并將具體工作落實到個人。4.2.5.2 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰召集，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，按照主持人指定安排。4.2.5.3 集團公司企管部對會議紀要中確定的工作任務進行目標責任追蹤，各相關負責人及部室應按照會議中的要求認真貫徹執行，并在規定時限內確保完成（完成情況一般在下次會議中應進行匯報）。4.2.5.4 集團公司總裁辦不定期地組織對會議工作督辦檢查，并將督辦結果向總裁匯報；同時集團公司人力資源部負責將目標責任完成情況跟蹤落實到責任個體，并納入績效考核。4.2.5.5 涉及對會議工作不作為等情形的單位和個人，集團公司總裁辦、企管部、人力資源部、審計部將聯合組織進行責任追究。5支持性文件無。6相關記錄6.1 WT-QR-ZB06會議簽到表