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1、行政物資采購(gòu)作業(yè)指引編制日期2012-7-10審核日期2012-7-20批準(zhǔn)日期2012-7-30修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2009-12-04B按“大禹行動(dòng)”要求改版2011-11-30C按最新授權(quán)調(diào)整版2012-07-10D根據(jù)2012架構(gòu)調(diào)整修訂1目的為規(guī)范公司行政物資采購(gòu)行為，保證行政物資合理配置，特制訂本制度。2適用范圍適用于集團(tuán)公司行政物資采購(gòu)管理事項(xiàng)。3職責(zé)3.1 總裁辦負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和采購(gòu)的實(shí)施。3.2 計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)協(xié)助采購(gòu)詢價(jià)。3.2 各部室負(fù)責(zé)申報(bào)物資需求和參與對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)。3.3 高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)各自分管部門物資需求的審核、審批。4. 定義4.12、 固定資產(chǎn)：是指使用年限超過(guò)一年，價(jià)值在2000元以上的有形資產(chǎn)，包括IT設(shè)備、電器設(shè)備、交通設(shè)備、通訊設(shè)備、房屋建筑、機(jī)械設(shè)備、其他設(shè)備等。4.2 低值易耗品：是指單件價(jià)值在2000元以下、800元以上物品，或價(jià)值雖低于前標(biāo)準(zhǔn)，但能在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)保持實(shí)物形態(tài)、并非一次性消耗的。4.3 辦公用品：紙張耗材、輔助辦公小用具、維修用機(jī)器配件等。4.4 行政物資：是包括固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品在內(nèi)的行政類物資總稱。5管理程序5.1 物資申購(gòu)5.1.1 申購(gòu)紀(jì)律5.1.1.1 各部室應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，本著“節(jié)約、降本”的原則提報(bào)物資需求（采購(gòu)）計(jì)劃，對(duì)任何亂報(bào)計(jì)劃、鋪張浪費(fèi)甚至違規(guī)違紀(jì)提報(bào)物資需3、求（采購(gòu)）計(jì)劃的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。5.1.2 計(jì)劃管理5.1.2.1 月度物資需求計(jì)劃：各部室根據(jù)實(shí)際工作需要，在每月30日前填報(bào)下個(gè)自然月的行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單，原則上不支持臨時(shí)采購(gòu)。5.1.3 審批程序5.1.3.1 每筆采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行的皇庭集團(tuán)授權(quán)表/行政管理/集團(tuán)公司行政采購(gòu)申請(qǐng)管理授權(quán)事項(xiàng)規(guī)定審批通過(guò)后交由總裁辦執(zhí)行，否則總裁辦有權(quán)拒絕授理。5.1.3.2總裁辦在審核或采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中，有權(quán)根據(jù)全集團(tuán)內(nèi)部行政物資配置情況，判斷是否新購(gòu)或直接從其它單位/部門調(diào)撥。5.2 采購(gòu)實(shí)施5.2.1 采購(gòu)方式的分類及選擇5.2.1.1 即時(shí)詢價(jià)采購(gòu)：一般采用三方比價(jià)確定供應(yīng)商的方式進(jìn)行采購(gòu)。54、.2.1.2 合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)采購(gòu)： 根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格優(yōu)惠后對(duì)評(píng)價(jià)合格的供應(yīng)商長(zhǎng)期合作。5.2.1.3 招投標(biāo)采購(gòu)：由總裁辦進(jìn)行初步的市場(chǎng)調(diào)查詢價(jià)，然后確定標(biāo)底并編制招標(biāo)文件進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)，由總裁辦、計(jì)劃財(cái)務(wù)部組成評(píng)標(biāo)小組，對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)集中開(kāi)標(biāo)后進(jìn)行評(píng)價(jià)，取得意見(jiàn)一致后確定供方。5.2.2 供應(yīng)商的選擇5.2.2.1 對(duì)供應(yīng)商的要求A. 供應(yīng)符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品，質(zhì)量長(zhǎng)期穩(wěn)定。B. 交貨及時(shí)，符合合同要求。C. 發(fā)貨數(shù)量準(zhǔn)確。D. 價(jià)格經(jīng)濟(jì)合理。5.2.2.2 對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)方法A. 供應(yīng)商如已有供貨關(guān)系，則先由總裁辦會(huì)同使用部門，分別對(duì)供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的質(zhì)量情況和使用情況作出評(píng)價(jià)，最后由總5、裁辦總經(jīng)理作出評(píng)價(jià)結(jié)論。B. 對(duì)于新合作的供應(yīng)商，則應(yīng)對(duì)其產(chǎn)品進(jìn)行試用后再對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。C. 對(duì)向本公司提供常規(guī)物資的供應(yīng)商，可由總裁辦直接作出評(píng)價(jià)。5.2.2.3 對(duì)合格供應(yīng)商的控制A. 建立供應(yīng)商檔案，建立合格供應(yīng)商名錄庫(kù)，考察合格的供應(yīng)商納入名錄庫(kù)管理。 B. 定期考察供應(yīng)商的資質(zhì)、質(zhì)量和服務(wù)，優(yōu)勝劣汰。對(duì)評(píng)價(jià)合格的供應(yīng)商可長(zhǎng)期保持合作；對(duì)供貨質(zhì)量管理下降的供應(yīng)方，總裁辦責(zé)令其限期整改。對(duì)不重視質(zhì)量和信譽(yù)，連續(xù)出現(xiàn)不合格，而又不進(jìn)行改進(jìn)的供應(yīng)商，經(jīng)總裁辦總經(jīng)理批準(zhǔn)，取消其合格供應(yīng)商資格。C. 常規(guī)采購(gòu)應(yīng)保證各有1-3家“質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高、服務(wù)周道”的備選供應(yīng)商。D. 各供應(yīng)商需定期報(bào)價(jià)6、，以確保掌握最新的產(chǎn)品價(jià)格信息。5.2.3 物資采購(gòu)5.2.3.1 采購(gòu)方式選擇A、低值易耗品、辦公用品的采購(gòu)，價(jià)值5萬(wàn)元以下進(jìn)行詢價(jià)采購(gòu)，價(jià)值5萬(wàn)元以上采取招投標(biāo)采購(gòu)。B、固定資產(chǎn)，采取招投標(biāo)采購(gòu)。C、特殊物資由總裁辦負(fù)責(zé)人裁定采購(gòu)方式。5.2.4.2 總裁辦作為行政物資采購(gòu)的實(shí)施部門，除公司領(lǐng)導(dǎo)特別指明外均由其統(tǒng)一采購(gòu)，特殊資產(chǎn)可委托其他部門專業(yè)人員采購(gòu)。根據(jù)實(shí)際庫(kù)存情況并綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)方面的內(nèi)容，切實(shí)做好物資的采購(gòu)供應(yīng)工作。5.2.4.3 采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)是否需要簽訂采購(gòu)合同，視具體情況而定，如不需簽訂采購(gòu)合同，則以行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單作為采購(gòu)的依據(jù)。5.2.4.47、 根據(jù)工作需要，在合格供應(yīng)商處不能及時(shí)供應(yīng)的情況下，經(jīng)總裁辦總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總裁辦實(shí)施臨時(shí)采購(gòu)。5.2.4.5 行政采購(gòu)經(jīng)辦人員必須牢固樹(shù)立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購(gòu)成本的最低化、采購(gòu)質(zhì)量的最優(yōu)化、采購(gòu)效率的最快化。 5.2.4.6 采購(gòu)人員都必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，任何人不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。5.2.5.7 采購(gòu)人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購(gòu)過(guò)程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。5.2.4.8 對(duì)于行政采購(gòu)的售后服務(wù)，總裁辦須在簽定合約或口頭約定時(shí)，要明確服務(wù)內(nèi)容。5.2.5物資驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù) 5.2.5.1 入庫(kù)：采購(gòu)物資到貨后，由總裁辦驗(yàn)收后登記入庫(kù)。 5.2.5.2 出庫(kù)：各部室憑行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單向總裁辦申領(lǐng)相關(guān)物資，并辦理出庫(kù)手續(xù)。 6支持性文件6.1 集團(tuán)董事長(zhǎng)對(duì)集團(tuán)公司授權(quán)的專項(xiàng)文件。7相關(guān)記錄7.1 WT-QR-ZB20 行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單。7.2 WT-QR-ZB21 零星行政物資領(lǐng)用登記表。