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1、印章管理作業(yè)指引編制*日期2013-8-22審核*日期2012-8-23批準(zhǔn)*日期2012-8-30修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2008-10-11A局部細(xì)化*2009-12-4B按“大禹行動(dòng)”要求改版*2011-11-30C按最新授權(quán)調(diào)整版*2012-07-10D根據(jù)2012架構(gòu)調(diào)整修訂*2013-08-22E統(tǒng)籌集團(tuán)，系統(tǒng)化修訂*1. 目的 為了加強(qiáng)公司印章的規(guī)范化管理，維護(hù)印章的合法性及安全性，明確用印審批權(quán)限、用印申請人及印章管理員的權(quán)責(zé)，規(guī)范用印程序，留存印章使用檔案，特制定本管理制度。2. 適用范圍適用于集團(tuán)公司及各下屬公司印章管理事項(xiàng)。3、管理原則公司的印章管2、理原則即為對公司所有印章的刻制、啟用、保管、使用、封存、銷毀按管理權(quán)限進(jìn)行有效的監(jiān)督控制，并對上述過程保留完整的管理檔案記錄。4. 管理程序4.1 公司印章分類：4.1.1 各公司的印章以具有法律效力的公章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、合同章為主。4.1.2 各公司可根據(jù)各自經(jīng)營發(fā)展需要，經(jīng)專項(xiàng)審批通過后可刻制并授權(quán)指定印章，用以承擔(dān)特定的用印事務(wù)，如法人私章、法人簽字章、地產(chǎn)項(xiàng)目部專用章、監(jiān)理項(xiàng)目辦專用章、物業(yè)管理處專用章、酒店銷售部專用章及收貨部專用章。4.1.3 除前述印章外，原則上不再支持使用其他類型的印章用于對內(nèi)對外各項(xiàng)事務(wù)。4.2 印章的管理部門及權(quán)責(zé)4.2.1管理部門4.2.1.1 集團(tuán)3、公司總裁辦負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司及指定公司的指定印章進(jìn)行歸口管理，對集團(tuán)公司及各下屬公司所有印章的使用履行定期監(jiān)督、及時(shí)糾偏的管理職能，總裁辦、計(jì)劃財(cái)務(wù)部每年應(yīng)對集團(tuán)公司各部室及各下屬公司的印章刻制審批及授權(quán)、印章保管人的確定、印章證照使用申請單的審批規(guī)范性、印章證照使用登記表及蓋印存檔文件等執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，甚至可根據(jù)實(shí)際需要對違規(guī)的單位進(jìn)行通報(bào)并勒令整改。4.2.1.2 各下屬公司行政管理部門負(fù)責(zé)對本公司所有印章進(jìn)行歸口管理，對本公司所屬單位（如部門/分公司/項(xiàng)目部）所有印章的使用履行定期監(jiān)督、及時(shí)糾偏的管理職能，并配合集團(tuán)公司對本公司印章的使用的檢查及匯報(bào)工作，按照集團(tuán)下達(dá)的指令，有效落實(shí)整改意4、見。4.2.2管理權(quán)限4.2.2.1集團(tuán)公司及各下屬公司主要印章類型的保管崗位、使用范圍及管理權(quán)限如下表所示：公司分類印章名稱使用范圍啟用/銷毀/保管人確定的審批權(quán)限保管崗位日常使用審批人登記臺(tái)賬集團(tuán)及各下屬公司通用章公司公章1、用于以公司名義向各級政府機(jī)關(guān)有關(guān)部門發(fā)出的重要公函和文件等；2、用于以公司名義與其他相關(guān)單位簽訂合同、協(xié)議文件等；3、用于以公司名義向其他相關(guān)單位發(fā)出業(yè)務(wù)往來公函、文件等。根據(jù)集團(tuán)及各下屬公司授權(quán)文件，由集團(tuán)總裁辦發(fā)起，集團(tuán)常務(wù)副總裁審批這四類印章，原則上不得由同一印章保管員持有兩枚及以上印章，請分別指定行政、財(cái)務(wù)部門共4人分別保管4類印章集團(tuán)公司常務(wù)副總裁/各下屬公5、司總經(jīng)理有法人章用于配合公司公章、財(cái)務(wù)專用章使用生效集團(tuán)公司財(cái)務(wù)副總裁/各下屬公司總經(jīng)理有法人簽字章用于須法人簽名的相關(guān)文件。集團(tuán)公司常務(wù)副總裁/各下屬公司總經(jīng)理有財(cái)務(wù)章用于以公司名義辦理財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)各下屬公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人有合同章用于以公司名義簽訂的合同文件指定人員按所屬單位合同審批授權(quán)文件執(zhí)行有發(fā)票章用于以公司名義開具發(fā)票各公司財(cái)務(wù)部收款出納各公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人有地產(chǎn)公司專用章地產(chǎn)項(xiàng)目部專用章用于以地產(chǎn)開發(fā)商的項(xiàng)目部名義，向其他合作單位發(fā)出正式業(yè)務(wù)往來函件等集團(tuán)常務(wù)副總裁審批地產(chǎn)公司項(xiàng)目部資料員地產(chǎn)公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人有中行監(jiān)理項(xiàng)目監(jiān)理辦專用章用于以監(jiān)理公司的項(xiàng)目部名義，向其他合作單位發(fā)出正式業(yè)務(wù)6、往來函及技術(shù)資料等各項(xiàng)目總監(jiān)同保管人有物業(yè)公司物業(yè)管理處專用章用于各物業(yè)管理處在日常管理中發(fā)出業(yè)務(wù)往來函及正式通知等各項(xiàng)目綜合管理員各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)人有商業(yè)公司管理處客服部文員管理處物業(yè)總監(jiān)有酒店公司收貨部專用章用于酒店倉庫對各類收貨單據(jù)的審核及確認(rèn)財(cái)務(wù)部倉庫經(jīng)理同保管人有市場銷售部專用章用于酒店市場銷售部對銷售類合同、協(xié)議和EO單的簽訂市場銷售部協(xié)調(diào)員市場銷售總監(jiān)有特殊公司印章特殊印章按特殊授權(quán)特殊指定人員4.2.2.2 用印范圍、用印審批程序如有調(diào)整，各下屬公司行政管理部門應(yīng)重新修訂印章管理權(quán)限表中的相關(guān)事項(xiàng)，提交集團(tuán)總裁辦，報(bào)集團(tuán)常務(wù)副總裁審批后方可執(zhí)行。4.3 印章的啟用及銷毀4.3.7、1啟用、變更及保管4.3.1.1 集團(tuán)公司及各下屬公司的所有印章的刻制、印章證照保管人（其中公章、財(cái)務(wù)章、法人私章、法人簽字章，原則上不得由同一個(gè)人保管）的確定，必須報(bào)集團(tuán)總裁辦審核、常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。未經(jīng)審批，任何單位及個(gè)人如有擅自私刻印章或漏報(bào)、有意隱瞞、拒絕登記者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)從嚴(yán)懲處，由此造成的民事、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛和后果，由當(dāng)事人承擔(dān)。4.3.1.2 集團(tuán)公司及各下屬公司的所有印章的刻制，原則上由集團(tuán)總裁辦統(tǒng)一執(zhí)行。如因特殊原因需要由各單位自行刻章時(shí)，各經(jīng)辦單位須提交申請報(bào)總裁辦審核、集團(tuán)常務(wù)副總裁批準(zhǔn)方可。4.3.1.3 集團(tuán)公司及各下屬公司的所有印章的樣式，一律在印章正式啟用前8、報(bào)集團(tuán)總裁辦留樣備查。印章啟用后，應(yīng)及時(shí)到政府部門及金融機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位登記備案。4.3.1.4 印章如需變更，應(yīng)按集團(tuán)公司總裁辦及各下屬公司行政管理部門正式下達(dá)的通知內(nèi)容為準(zhǔn)，按照印章的啟用授權(quán)重新上報(bào)流程進(jìn)行印章變更及刻制，并在本單位印章使用登記表中備注，并將變更時(shí)間和印模信息上報(bào)集團(tuán)公司總裁辦存檔。新印章啟用后，原來的舊印章同時(shí)封存，待相關(guān)業(yè)務(wù)變更完成后，舊印章才可進(jìn)行銷毀。4.3.1.5 印章應(yīng)妥善保管，原則上應(yīng)放置在保險(xiǎn)柜里，每次印章使用后要收藏妥當(dāng)，嚴(yán)禁將印章隨便亂放或擅自轉(zhuǎn)借他人。4.3.1.6 印章保管人需出差或休假，須提前知會(huì)印章管理部門，由印章管理部門負(fù)責(zé)人指定印章臨時(shí)保管人9、，并在印章證照使用登記表中備注交接時(shí)間。4.3.1.7 印章證照管理員如有工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)與重新確定的印章證照管理員辦理移交手續(xù)，應(yīng)注明移交人、接收人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息，流程未審批完成前不得將印章私自轉(zhuǎn)交他人。4.3.2封存、銷毀及遺失4.3.2.1 封存、銷毀：因部門/公司撤（注）銷、公司更名、法人變更、業(yè)務(wù)終止、印章失效或損壞等原因需封存或銷毀相應(yīng)印章時(shí)，各印章保管單位應(yīng)主動(dòng)報(bào)集團(tuán)總裁辦審核、常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后，上交至集團(tuán)總裁辦或下屬公司行政管理部門統(tǒng)一保管封存/銷毀，移交及接收單位均應(yīng)妥善保存專項(xiàng)批文件及移交書。4.3.2.2 遺失：印章如遺失，印章保管人應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)總裁辦或下10、屬公司行政管理部門報(bào)備，并應(yīng)即時(shí)通知政府/銀行等單位辦理掛失、登報(bào)公告該印章作廢，同時(shí)按照啟用授權(quán)上報(bào)流程申請重新刻制印章。若因印章遺失給公司造成不良影響或損失的，將追究當(dāng)事人的相關(guān)法律責(zé)任。4.4 印章的使用管理及存檔4.4.1 蓋章規(guī)范4.4.1.1 蓋章時(shí)須檢查并保證印章與落款名稱一致，并將印章蓋在指定位置，應(yīng)在落款正中央，上不壓正文，下壓發(fā)文日期，印要端正、清晰。對決議、合同、報(bào)告等重要文件除正常蓋印外，還要加蓋騎縫章。4.4.1.2 有以下情況之一的須審慎蓋章，除特殊授權(quán)外，不得用印：（1）涉及個(gè)人法律糾紛等方面的文件、材料；（2）與本公司工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料； （3）非本公司11、員工提供的文件、材料；（4）空白紙、空白介紹信、空白信箋、空白獎(jiǎng)狀、空白證書或內(nèi)容不完整的文件；（5）沒有經(jīng)按權(quán)責(zé)履行完審批手續(xù)的文件。4.4.2 管理規(guī)范4.4.2.1 所有用印均須由申請人填寫印章證照使用申請單連同所需用印的文件，按印章管理權(quán)限表報(bào)審?fù)ㄟ^后，交由印章管理員審核、蓋章、登記及留底備查。4.4.2.2 每枚印章都應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的一份印章證照使用登記表，應(yīng)記錄用印的真實(shí)情況，所載內(nèi)容必須與所蓋章的文件內(nèi)容相符，不得弄虛作假。 該表以每年為周期打印一至兩冊，表中的頁號與登記流水號應(yīng)事先按順序列好，每次用印按照先后順序進(jìn)行登記，不得預(yù)留號或跳號進(jìn)行登記。集團(tuán)公司總裁辦鑒于綜合管理需要，各12、印章可合并使用同一份印章證照使用登記表。4.4.2.3 按授權(quán)審批完成的合同文件、工程造價(jià)審批單以及集團(tuán)董事長親筆簽署的文件，可直接蓋印、無需重復(fù)上報(bào)印章申請流程。財(cái)務(wù)/融資類的合同文件，可直接按印章證照使用申請表審批通過后用印；涉及物品放行、公務(wù)車輛年檢/保險(xiǎn)等日常行政事務(wù)文件，可報(bào)集團(tuán)總裁辦總經(jīng)理或各單位行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后直接用印。4.4.2.4 凡蓋有公司公章的文件，必須至少留存一份復(fù)印件給印章保管人存檔，蓋印批文右上角標(biāo)注印章證照使用登記表中的蓋印流水號。凡涉及財(cái)務(wù)/融資的業(yè)務(wù)文件（含合同）、勞動(dòng)合同/培訓(xùn)協(xié)議/勞資糾紛在內(nèi)的文件，印章保管人可只保存用印批文、不留存用印文件原件/13、復(fù)印件，印章使用人應(yīng)自行酌情保存。如有其他特殊情況不便存檔時(shí)，必須經(jīng)過印章使用最高審批人特別批準(zhǔn)，方可不用存檔，但必須在審批流程中備注不存檔的原因說明，以及蓋章文件對外發(fā)送的機(jī)構(gòu)或集團(tuán)范圍內(nèi)的其他存檔處。4.4.2.5 各單位印章最高審批人外出期間急需蓋章時(shí)，印章管理員可向最高審批人電話請示并獲批準(zhǔn)后可以先蓋章，但事后兩個(gè)工作日內(nèi)經(jīng)辦人須及時(shí)補(bǔ)辦審批流程。4.4.2.6 印章一般不得攜帶外出，如遇特殊情況確需攜帶外出時(shí)，必須報(bào)專項(xiàng)審批通過，并由印章保管人或其委托人陪同前往辦理。外借的印章證照必須堅(jiān)持當(dāng)天出借、當(dāng)天歸還原則，借用人中只能將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。4.4.2.7 印章保管人及用印經(jīng)辦人須嚴(yán)格遵循上述印章使用規(guī)范，如有審核疏漏造成損失的、非法違規(guī)使用、濫用、盜用印章者，將依法追究當(dāng)事人相應(yīng)的法律責(zé)任，如造成經(jīng)濟(jì)損失，還將追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。5. 支持性文件5.1集團(tuán)及各下屬公司授權(quán)文件。6. 相關(guān)記錄6.1 WT-QR-ZB04印章證照使用申請單6.2 WT-QR-ZB05印章證照使用登記表