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1、1.92cm頁(yè)腳：1.75cm3.17cm3.17cm會(huì)議管理作業(yè)指引四號(hào)宋體編制*日期審核*日期批準(zhǔn)*日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2008-10-11B/0局部細(xì)化*2009-12-4B/1按“大禹行動(dòng)”要求改版*2011-11-30C/0按最新授權(quán)調(diào)整版2012-7-30D/0根據(jù)2012架構(gòu)調(diào)整修訂*1. 目的規(guī)范集團(tuán)公司各類會(huì)議組織與管理，保證集團(tuán)公司及各下屬公司各類會(huì)議按計(jì)劃、高質(zhì)量舉行。2. 適用范圍適用于集團(tuán)公司及各下屬公司各類會(huì)議管理。3. 職責(zé)3.1 集團(tuán)公司決策委員會(huì)：決策委員會(huì)秘書長(zhǎng)按照總裁指示召集決策委員會(huì)成員會(huì)議，總裁辦等部門給予協(xié)助配合。3.2、2 集團(tuán)公司投資運(yùn)營(yíng)部：負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議組織方案及會(huì)議議程。3.2 集團(tuán)公司總裁辦：負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各類會(huì)議的后勤服務(wù)工作。3.3 集團(tuán)公司各部室負(fù)責(zé)人：按照要求出席集團(tuán)公司的各類會(huì)議，主持召開本部門工作會(huì)議，組織牽頭跨部門業(yè)務(wù)專題或協(xié)調(diào)會(huì)議。3.4 集團(tuán)公司各部門員工：按照要求出席相應(yīng)的會(huì)議。3.5 各下屬公司行政管理部門：負(fù)責(zé)各公司的會(huì)議管理并協(xié)助總裁辦做好集團(tuán)性大型會(huì)議的后勤服務(wù)工作。4. 會(huì)議組織原則會(huì)前充足準(zhǔn)備，會(huì)中積極研討，會(huì)終形成決議，會(huì)后貫徹執(zhí)行。5. 會(huì)議組織管理5.1 會(huì)議分類：將會(huì)議分為定期會(huì)議和非定期會(huì)議。5.1.1 定期會(huì)議會(huì)議名稱時(shí)間/地點(diǎn)參加人員會(huì)議內(nèi)容召集人主持人1集團(tuán)3、月度地產(chǎn)辦公例會(huì)每月第一周的周五集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)、各下屬地產(chǎn)公司總經(jīng)理研究協(xié)調(diào)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中的各類整體事務(wù)投資運(yùn)營(yíng)部副總裁（人力營(yíng)銷工程成本）2集團(tuán)年終大會(huì)年終舉行 （集團(tuán)通知地點(diǎn)）集團(tuán)總部全體，各下屬公司負(fù)責(zé)人及代表總結(jié)一年工作，部署下年度工作投資運(yùn)營(yíng)部/總裁辦總裁3集團(tuán)年中大會(huì)年中舉行（集團(tuán)通知地點(diǎn)）集團(tuán)高層、各部室負(fù)責(zé)人，各下屬公司負(fù)責(zé)人及代表總結(jié)上半年工作，部署下半年工作投資運(yùn)營(yíng)部/總裁辦總裁4集團(tuán)季度運(yùn)營(yíng)分析會(huì)每季度第二周周五下午15：00（集團(tuán)通知地點(diǎn)）集團(tuán)高層、各部室負(fù)責(zé)人，各下屬公司負(fù)責(zé)人及代表研究、商議集團(tuán)公司及各下屬公司運(yùn)營(yíng)管理事宜投資運(yùn)營(yíng)部/總裁辦副總裁（投資運(yùn)營(yíng)審4、計(jì)）5集團(tuán)總部各部室周例會(huì)每周一次 （自定地點(diǎn)）本部室全體成員對(duì)本部室職能范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作進(jìn)行組織分工,檢查和督促相關(guān)工作的推進(jìn)落實(shí)情況部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)注：（1）如遇國(guó)家法定假日，會(huì)議時(shí)間順延至假日后第一個(gè)工作日召開。 （2）因集團(tuán)原因取消或延遲會(huì)議時(shí)投資運(yùn)營(yíng)部應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員。會(huì)議名稱提擬人參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人1集團(tuán)決策 委員會(huì)集團(tuán)總裁集團(tuán)決策委員會(huì)全體成員集團(tuán)重大事項(xiàng)的商討、研究、決策和部署總裁或決策委員會(huì)秘書長(zhǎng)2集團(tuán)高層 專題會(huì)總裁/相關(guān)集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)及指定人員集團(tuán)重大專題事項(xiàng)的商討、研究總裁或總裁指定人員3集團(tuán)專題會(huì)/協(xié)調(diào)會(huì)發(fā)起部室與會(huì)議內(nèi)容有關(guān)的5、各部室分管領(lǐng)導(dǎo)/負(fù)責(zé)人及其他人員，需要總裁出席的邀請(qǐng)總裁出席就有關(guān)重大工作進(jìn)行專項(xiàng)會(huì)議研究或組織相關(guān)部室溝通協(xié)調(diào)發(fā)起部室負(fù)責(zé)人/發(fā)起部室分管領(lǐng)導(dǎo)主持4接待性會(huì)議發(fā)起部室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及指定人員與接待的客人進(jìn)行相關(guān)議題洽談發(fā)起部室負(fù)責(zé)人/發(fā)起部室分管領(lǐng)導(dǎo)主持5.1.2 非定期會(huì)議5.2 會(huì)議的組織程序5.2.1 會(huì)議的組織審批 5.2.1.1 決策委員會(huì)會(huì)議的組織召開由總裁直接審批確定后執(zhí)行。5.2.1.2 集團(tuán)年度、年中總結(jié)大會(huì)的組織由投資運(yùn)營(yíng)部根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定和具體實(shí)際擬訂會(huì)議議程及實(shí)施方案，報(bào)總裁審批后執(zhí)行。5.2.1.3 部門性例會(huì)和部門專題會(huì)議由各部室負(fù)責(zé)人依實(shí)際情況確定后執(zhí)行。5.2.6、1.4 一般性跨部門業(yè)務(wù)專題/協(xié)調(diào)會(huì)議由相關(guān)部室負(fù)責(zé)人共同研究確定后執(zhí)行，必要時(shí)由分管領(lǐng)導(dǎo)組織協(xié)調(diào)。5.2.1.5 重大跨部門業(yè)務(wù)專題/協(xié)調(diào)會(huì)議由業(yè)務(wù)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)后，總裁審批后執(zhí)行。5.2.2 會(huì)議的準(zhǔn)備及召集 5.2.2.1 集團(tuán)性會(huì)議由總裁辦負(fù)責(zé)相關(guān)行政類準(zhǔn)備工作（服務(wù)人員、各類會(huì)議所需設(shè)備、物資等），投資運(yùn)營(yíng)部落實(shí)會(huì)議組織方案及會(huì)議議程(含召開時(shí)間、召開地點(diǎn)、參會(huì)人員、記錄人員、召集方式、會(huì)議分發(fā)資料)；部門性會(huì)議則由各部門負(fù)責(zé)相關(guān)準(zhǔn)備工作，投資運(yùn)營(yíng)部/總裁辦給予支持或協(xié)調(diào)；其余會(huì)議遵循“誰(shuí)擬提，誰(shuí)召集，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。5.2.2.2 集團(tuán)性定期會(huì)議因會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議主7、題及召開地點(diǎn)已經(jīng)形成慣例，各參會(huì)人員應(yīng)按規(guī)定準(zhǔn)時(shí)參加。5.2.2.3 其他集團(tuán)性會(huì)議（非定期會(huì)議）由投資運(yùn)營(yíng)部通過(guò)OA辦公平臺(tái)、公司文件、電話、郵件、短信、口頭等方式通知參會(huì)人員，各參會(huì)人員收到會(huì)議通知后應(yīng)按要求準(zhǔn)時(shí)出席；各參會(huì)人員可就會(huì)議議題細(xì)節(jié)等事宜通過(guò)各種方式咨詢投資運(yùn)營(yíng)部。5.2.2.4 一般集團(tuán)性會(huì)議投資運(yùn)營(yíng)部應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員，重大的集團(tuán)性會(huì)議則應(yīng)至少提前一周通知參會(huì)單位和人員。5.2.2.5 各參會(huì)人員因各種原因無(wú)法出席會(huì)議時(shí)，應(yīng)向上級(jí)提前請(qǐng)假并確定代參會(huì)人員，經(jīng)上級(jí)同意后，至少在會(huì)議召開前2小時(shí)知會(huì)總裁辦。5.2.2.6 各部門在日常會(huì)議組織中需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)按規(guī)定提前發(fā)8、起OA申請(qǐng)審批流程或直接與總裁辦協(xié)調(diào)，否則，總裁辦不能保證大會(huì)議室的正常提供。5.2.2.7 部門性會(huì)議原則上參照公司性會(huì)議組織執(zhí)行，具體由各部門根據(jù)實(shí)際確定。5.2.2.8 因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議或總裁發(fā)起的臨時(shí)會(huì)議不受以上組織程序限制。5.2.3 會(huì)議紀(jì)律及要求 5.2.3.1 各參會(huì)人員應(yīng)按規(guī)定攜帶相關(guān)資料準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議并簽到（一般應(yīng)提前5分鐘到場(chǎng)），做到不遲到、不缺席；對(duì)于要求在會(huì)前提交資料的部門或人員，應(yīng)按要求將相關(guān)會(huì)議資料按規(guī)定在會(huì)議前提交相關(guān)部門或人員。5.2.3.2 進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后應(yīng)將各類通訊工具調(diào)整為關(guān)閉或振動(dòng)狀態(tài)，會(huì)議期間應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，遇有緊急事件需要接聽電話或外出時(shí)，9、需請(qǐng)示會(huì)議主持人同意后，方可離開會(huì)場(chǎng)。5.2.3.3 會(huì)議期間各參會(huì)人員應(yīng)按照主持人要求按順序積極參與討論或發(fā)言，除總裁或主持人外，任何人不得隨意打斷他人發(fā)言。5.2.3.4 會(huì)議期間各參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真做好本人的會(huì)議記錄，一般主持人或投資運(yùn)營(yíng)部會(huì)安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄。5.2.3.5 總裁辦及相關(guān)會(huì)議的召集部門應(yīng)作好會(huì)議期間的各項(xiàng)后勤服務(wù)工作。5.2.3.6 要求各參會(huì)人員嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，重大決策在會(huì)議決議未公布之前，不得私自泄漏會(huì)議內(nèi)容，以免影響公司決議實(shí)施。5.2.3.7 會(huì)議結(jié)束后應(yīng)由總裁辦或相關(guān)會(huì)議的召集部門將會(huì)議室恢復(fù)到使用前狀態(tài)（涉及衛(wèi)生、布局、設(shè)備等）。5.2.3.8 集10、團(tuán)一般性會(huì)議原則上應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)。5.2.4 會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要5.2.4.1 集團(tuán)各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。5.2.4.2 會(huì)議記錄原則上遵照“誰(shuí)召集，誰(shuí)記錄”的原則，主持人也可根據(jù)本原則或考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄人員。5.2.4.3 總裁主持的集團(tuán)性會(huì)議、專題會(huì)議原則上由集團(tuán)投資運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，總裁另有指定的，按照總裁指定執(zhí)行。5.2.4.4 各部門應(yīng)指定會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。5.2.4.5 集團(tuán)性各類定期及非定期會(huì)議和須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議應(yīng)當(dāng)整理會(huì)議紀(jì)要。5.2.4.6 會(huì)議紀(jì)要原則上應(yīng)在會(huì)11、后3個(gè)工作日內(nèi)形成。5.2.4.7 會(huì)議紀(jì)要的審核、發(fā)放、傳閱范圍由主持人確定。集團(tuán)性各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由投資運(yùn)營(yíng)部歸檔、保管。部門負(fù)責(zé)組織的各類研討會(huì)或涉及集團(tuán)外部人員參加的會(huì)議紀(jì)要，除部門內(nèi)部存檔外應(yīng)報(bào)投資運(yùn)營(yíng)部存檔備查。5.2.4.8 部門內(nèi)部會(huì)議和由本部門負(fù)責(zé)組織的各類會(huì)議的會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要，由本部門內(nèi)部歸檔、保管。5.2.4.9 會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.2.5 會(huì)議的督查和跟進(jìn)工作5.2.5.1 會(huì)議結(jié)束后，集團(tuán)各部室或各下屬單位應(yīng)將可公開的會(huì)議內(nèi)容與精神傳達(dá)到本部室、本單位員工，并將具體工作落實(shí)到個(gè)人12、。5.2.5.2 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰(shuí)召集，誰(shuí)跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，按照主持人指定安排。5.2.5.3 投資運(yùn)營(yíng)部對(duì)會(huì)議紀(jì)要中確定的工作任務(wù)進(jìn)行目標(biāo)責(zé)任追蹤，各相關(guān)負(fù)責(zé)人及部室應(yīng)按照會(huì)議中的要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)確保完成（完成情況一般在下次會(huì)議中應(yīng)進(jìn)行匯報(bào)）。5.2.5.4 集團(tuán)公司投資運(yùn)營(yíng)部不定期地組織對(duì)會(huì)議工作督辦檢查，并將督辦結(jié)果向總裁匯報(bào)；同時(shí)集團(tuán)公司人力資源部負(fù)責(zé)將目標(biāo)責(zé)任完成情況跟蹤落實(shí)到責(zé)任個(gè)體，并納入績(jī)效考核。5.2.5.5 涉及對(duì)會(huì)議工作不作為等情形的單位和個(gè)人，集團(tuán)公司總裁辦、投資運(yùn)營(yíng)部、人力資源部、審計(jì)部將聯(lián)合組織進(jìn)行責(zé)任追究。6 附 則6.1 本制度由薪酬績(jī)效制度管理委員會(huì)批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。6.2 本制度解釋及修訂權(quán)歸集團(tuán)投資運(yùn)營(yíng)部。6.3 各下屬公司具體會(huì)議管理制度由各下屬公司行政部門參照本制度制定。6.4 各下屬公司行政部門應(yīng)定期將本公司會(huì)議紀(jì)要呈報(bào)集團(tuán)公司總裁辦備案。6.5 各下屬公司各類重要會(huì)議需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)出席時(shí)，各下屬公司行政部門應(yīng)提前一周向集團(tuán)公司總裁辦提出，以便總裁辦協(xié)調(diào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好安排。7支持性文件無(wú)8相關(guān)記錄8.1 WT-QR-TY19會(huì)議簽到表