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1、東莞市保物業服務有限公司 東莞分公司 分公司財務檔案管理規定分公司財務檔案管理規定 文件現行版號/改次：A/0 首版生效日期：2009 年 09 月 08 日 本版生效日期：2009 年 09 月 08 日 發放編號： （蓋受控章處） 文件編號： FI/POLY-DG-502 總 頁 數： 5（含本頁） 編 制： 李艷 編制日期： 2009 年 9 月 1 日 審 核： 李冰玉 審核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 準： 張豪海 批準日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改記錄 修改狀態 日期 修改章節 修改內容 修改人 審核人 批準人 公司內部文件未經批準不得復印 第 1 頁 2、共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-502 制度標題 分公司財務檔案管理規定分公司財務檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 2 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 1.0 目的 1.0 目的 規范分公司財務檔案的管理，確保財務資料的安全和有效使用。 2.0 適用范圍 2.0 適用范圍 適用于分公司財務管理范圍內的所有財務資料。 3.0 職責 3.0 職責 財務專員負責收集、立卷、裝訂及保管職能部門及各服務中心財務檔案。 財務專員負責每月至少一次3、抽查各服務中心財務檔案管理情況. 分公司總經理對分公司財務檔案管理負有監管職責. 4.0 程序要點 4.0 程序要點 4.1 分公司財務檔案的概念 分公司財務檔案是指上報財務管理中心報表以及其他有關財務方面的專業資料，它是記錄和反映經濟 業務的重要歷史資料和證據。 4.2 分公司財務檔案的內容 分公司財務檔案的內容一般指服務中心使用的票據、通知單（繳費通知單、催費通知單） 、賬簿（現 金日記帳、銀行存款日記帳、備查帳等） 、專用報表以及其他財務資料等五個部分。 4.2.1 票據 指開據給顧客管理費發票、水電費發票、停車場發票、收款收據、退款憑據等. 4.2.2 賬簿 賬簿是由一定格式、相互聯結4、的賬頁組成，以原始單據為依據，全面、連續、系統地記 錄各項經濟業務的簿籍；它包括按各類明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。 4.2.3 專用報表 專用報表是反映各部門財務狀況和經營成果的總結性書面文件，是財務記帳依據， 主要為各服務中心定期上報分公司的各類周、月報及業主收支公布表、本體基金收支情況表等。 4.2.4 其他財務資料 其他會計核算資料屬于經濟業務范疇， 與財務核算、 財務監督緊密相關的資料。 如：經濟合同/協議、財務數據統計資料、財務發文、財務檔案移交清冊、財務檔案保管清冊、財務檔案 銷毀清冊等。 4.3 財務檔案的裝訂和保管規定 4.3.1 財務檔案的整理立卷5、 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-502 制度標題 分公司財務檔案管理規定分公司財務檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 3 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 每年 2 月 10 日前，對服務中心上交的財務資料進行整理立卷。財務檔案的整理一般采用“三統一” 的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門別類按各卷順序編號。 A、分類標準統一。 一般將財務資料分成一類賬簿，二類票據，三類報表，四類文字資料及其他。 B、檔案形成統一。 案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。 C6、管理要求統一。 建立財務資料檔案簿、資料檔案目錄；檔案裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年 度排序匯編裝訂成冊。 4.3.2 財務檔案的保管。 當年財務檔案， 在會計年度終了后， 可暫由服務中心財務助理保管一年， 期滿之后由財務助理編制 檔 案保管(移交)清冊移交本單位的財務專員保管。”根據上述規定，會計檔案的保管要求主要有： 財務檔案的移交手續。財務助理在將會計檔案移交本單位財務專員時，應按下列程序進行： A開列清冊，填寫檔案保管(移交)清冊 ； B在賬簿使用日期欄填寫移交日期； C交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 財務檔案的保管要求。 A財務檔案室應選擇在干7、燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材； B財務檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀； C財務檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕； D財務電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 財務檔案的借閱。 A財務檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經分公司總經理批準,必要時需由集 團財務管理中心負責人批準。 B借出的財務檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-502 制度標題 分公司財務檔案管理規定分公司財務檔8、案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 4 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 財務會計檔案的保管期限。 會計檔案應分期保管。保管期限分為永久和定期兩類，具體保管理期限規定如下： 檔 案 名 稱 保 管 期 限 一、單據類 1通知單 2收款票據、退款票據 3發票 5 年 10 年 10 年 二、帳薄類 1現金和銀行日記帳 2明細帳、總帳、輔助帳 5 年 5 年 三、報表類 1周財務報表 2月、季度會計報表 2 年 5 年 四、其他類 1財務檔案保管清冊及銷毀清冊 2其他財務資料 10 年 2 年 4.4 財務檔案的銷毀規定 A. 保管期滿無異常9、情況的財務檔案，需要銷毀時： a) 由分公司財務專員提出銷毀意見經分公司總經理同意，報公司財務管理中心共同鑒定； b) 經嚴格審查后，由分公司財務專員編造銷毀清冊； c) 經批準后，由財務管理中心監銷，并在銷毀清冊上簽名及加蓋公章； B. 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立 卷，保管到未了事項完結時為止。 C、 銷毀檔案前，應按財務檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀會計檔案時應由檔案員、財 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-502 制度標題 分公司財務檔案管理規定分公司財務檔案管理規定 版號/10、 A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 5 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 務管理中心、審計部共同派員監銷；檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀” 字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報財務管理中心，一 份歸入檔案備查。 4.5 財務檔案移交 會計檔案移交需填寫財務檔案移交清冊審批表 5.0 相關文件和記錄 5.0 相關文件和記錄 5.1 記錄表單ERPOLY-FI-501-01 檔案查閱復印登記表.doc 5.2 記錄表單ERPOLY-FI-501-02 檔案保管( 移 交 ) 清冊.doc 5.3 記錄表單ERPOLY-FI-501-03 檔案銷毀清冊.doc