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集團會議室使用管理規定(修訂)（4頁）.doc

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上傳人：正*** 編號：363039 2022-04-24 4頁 19.04KB

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1、集團會議室使用管理規定集團會議室使用管理規定（修訂）（修訂）一、目的一、目的為了更好、更合理的利用會議室，為創造良好的使用環境，保障會議的成功召開，結合集團現會議室情況制定本管理規定。二、適用范圍二、適用范圍本規定適用于集團辦公樓會議室。其他公司會議室可參照執行。三、職責三、職責（一）集團總裁辦行政部負責會議室的統一管理1、前臺接待文員是會議室的管理人員，負責：對會議室的預約申請及使用情況進行監督管理；對有時間沖突的會議提醒預約各方合理調整；保管鑰匙、無線話筒、投影儀與空調遙控器；負責會議設備的開關等。2、信息部負責投影儀、音響、話筒等會議室專用設備的調試及維修等。（二）會議召集單位（部門）負2、責：指派本單位（部門）專人申請使用會議室，并做好本單位（部門）會議的會前、會中、會后的各項工作。四、管理規則四、管理規則（一）會議室的使用原則1、會議室使用原則上按照提前申請原則。2、如有例外：按照先預約后臨時、先上級后下級、先集團后子公司、先重要后次要、先大型后小型的調整原則。（二）會議室使用流程1、會議室申請（1）各單位（部門）使用會議室應至少提前 1 天通過 OA 辦公系統會議管理模塊預約會議室，并注明會議的開始時間和結束時間，如有變動須及時在 OA 系統上作出相應的變更。（2）各單位在 OA 辦公系統通知公告模塊發布的會議通知，作為會議室預約的唯一有效憑證。（3）沒有經過 OA 系統或3、者沒有提前 1 天申請的會議將一律不安排會議室（特殊情況除外）。2、會前準備工作（1）會議室申請人負責找會議室所在樓層前臺接待文員領取會議室鑰匙；（2）前臺人員提前檢查音響、投影儀、話筒、空調等使用情況，保證會議室通風，并檢查燈光的照明情況。（3）會議使用單位（部門）會務人員做好桌椅的擺放，窗簾閉啟等工作。需要使用投影儀的，請提前自行準備好手提電腦并到前臺接待文員處拿遙控器，放下投影儀幕布，調試好后，派專人操作。如有問題，請及時與前臺接待文員聯系，不得隨意調試會議設備；（4）會議室使用單位（部門）需提前安排好本單位（部門）人員做好會議記錄、準備所需會議用品、茶葉等工作。如需水瓶、水杯請提前和會議室所在樓層前臺接待文員聯系，自行提前打好開水。如需水果等，提前自行采購清洗并擺放到位。（5）如需要座次表、席卡等，請使用會議室單位（部門）自行提前打印、裝好，并張貼、擺放好。（6）會議召集部

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