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1、業務審批與費用報銷作業指引編制*日期審核*日期批準*日期修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2008.6.30B/0完善細部描述*2009.12.4B/1結合大禹行動*2011.11.30C/0根據新的授權制度文件修改*2012.7.18D/0根據2012架構調整修訂*1.目的為規范經濟業務支出的審批和報銷程序，明確業務經辦人、部門負責人及簽批人的責任，確保公司各項經濟業務支出“合理、合法、合規”的進行，有效避免財務風險，特制定本程序。2.適用范圍適用于集團公司及各下屬公司的業務審批與報銷管理。3.職責3.1 集團各成員單位的財務負責人對違反財經法規、政策和公司有關規章的財務支出，2、以及有可能在經濟上給公司造成損失、浪費的財務支出，有權予以制止或糾正，制止或糾正無效時提交集團公司董事長及各下屬公司總經理處理；3.2 集團公司計財部及各下屬公司財務部協助財務負責人做好財務收支的審查工作，對于各種不合理、不合法、不真實、不完備的財務收支，有權不予受理。4方法和過程控制4.1 資金支付類經濟業務的分類公司的資金支付類經濟業務支出按性質劃分為十二大類：4.1.1 日常材料采購支出：指公司日常行政采購物資支出，如辦公耗材、包裝物等物資的支出；4.1.2 工程用材料、設備采購支出：指公司開發項目工程材料、設備的采購；4.1.3 日常費用支出：指公司發生的與經營活動有關的各項費用支出，3、如辦公費、保險費等費用支出；4.1.4 業務招待費：指用于公司業務經營的招待餐費及其他業務支出；4.1.5 差旅費支出：指公司人員因業務需要到外地出差所發生的交通費、住宿費及餐費、市內交通補貼等費用支出。該項費用開支標準，詳見公司差旅費、會議費管理規范；4.1.6 工程款支出：指公司開發項目各項工程款的支出；4.1.7 備用金及借款：指部門員工因業務需要借用的備用金及其他借款；4.1.8 工資、獎金及福利支出：指公司發放給員工的工資、獎金及福利等支出；4.1.9 存款內部調撥：指公司存款因業務需要而進行的內部帳戶間的調撥；4.1.10 稅款支出：指公司計財部定期向稅務部門申報繳納的各項款項；44、.1.11 投資支出：指公司購買土地或各項證券等對外投資性支出；4.1.12 其他支出：指公司發生的其他業務支出，如財務費用等業務支出。4.2 非資金類經濟業務的分類4.2.1 對外報送的財務報告；4.2.2 對外報送的稅務資料；4.2.3 資產評估、地產評估類；4.2.4 其他對外報送的財務資料。4.3 審批程序及相關解釋公司各項經濟業務的審批和資金的支付必須履行嚴格的審批程序。4.3.1 審批程序及流程詳見公司皇庭集團公司授權表；4.3.2 資金支付類經濟業務的審批流程分為業務流程和財務流程審批；4.3.3 材料設備采購、工程款支付、對外投資等重大業務的付款審批，經辦人必須提供相關的合同或5、協議；4.3.4 差旅費、會議費開支的審批,參照公司差旅費、會議費管理作業指引文件執行；4.3.5 備用金及借款的審批,參照公司集團資金管理程序等相關文件執行；4.3.6 工資、獎金及福利的發放，由人力資源部提出方案并制表，財務部進行審核，審批流程按照公司皇庭集團公司授權表辦理；4.3.7 稅款申報:由計財部經辦人計算應繳稅款,并填列納稅申報表報財務負責人和總經理審批；4.3.8 財務負責人在審批付款事項時應把握的依據:A 公司下達的年度財務預算；B 審批手續是否齊全（業務經辦人、審批人需在各類憑單上簽字）；C 經濟業務是否合理、合法、合規；D 有關付款合同、協議；E 公司貨幣資金結存狀況和總6、體安排；F 其他需要考慮的情況。4.4. 費用報銷程序4.4.1 報銷人應按財務要求將所要報銷票據整理、分類粘貼，并填寫費用報銷單, 同時在OA發起“日常費用報銷申請審批流程”；4.4.2 報銷人填列費用報銷單時，應寫明金額、費用事由、票據張數、姓名、日期，每個項目的費用票據分開粘貼、分欄填列。單據的粘貼要均勻、整齊，否則不予報銷；4.4.3 發起OA流程后，報銷人把填列完整的費用報銷單送至財務會計，財務按皇庭集團公司授權表的規定程序審批；4.4.4 經辦人無論購物或費用支出，每張原始單據必須提供完整的發票，發票不得涂改，特殊原因不能取得發票時，要事先通報計財部；計財部對不真實、不合法的原始憑7、證不予受理；對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回并要求更正；4.4.5 采購物資由保管部門辦理入庫手續，采購物質發票要與入庫單一并辦理審批手續；4.4.6 有借款的報銷人，出納人員在辦理報銷時必須進行借款抵銷；4.4.7 費用報銷經辦人,在費用發生后一周內必須辦理報銷手續；4.4.8 報銷日期：所有費用（對外付款除外）在每周二、五下午進行報銷，其他時間無特殊情況不予報銷。4.5 經濟業務經辦人及審批人的責任4.5.1業務經辦人對經濟業務的真實性、合法性負責；4.5.2部門負責人對經濟業務的真實性、合法性負責；4.5.3審核人對經濟業務合法性、合規性、合理性負責；4.5.4批準人對經濟業務負8、有領導責任。5. 經營支出管理程序5.1 日常經營費用開支管理5.1.1 日常經營管理費用開支權限：按照公司皇庭集團公司授權表辦理；5.1.2 公司所發生的經濟業務，經辦人都必須取得合法的發票或收據（一般情況下，所以的業務需取得發票，特殊情況不能取得發票的業務事項，應事先與計財部聯系），并在一周內辦理報銷手續；5.1.3 報銷程序根據公司業務審批與報銷管理作業指引辦理。5.2 辦公用品開支管理5.2.1 辦公用品采購前,由各部門向總裁辦提出申請,填寫辦公用品購置申請單，經部門負責人審核簽字后交總裁辦；5.2.2 總裁辦根據批準的辦公用品購置申請單進行匯總，并將匯總表報總裁辦副總、計財部副總、行9、政分管領導審批。經行政分管領導審批后，總裁辦方可辦理采購手續。具體審批額度和權限，按照公司皇庭集團公司授權表辦理；5.2.3 辦公用品在采購時應貨比三家,也可以招標的方式選擇確定年度內的供應商,超過一年的必須進行重新招標；5.2.4 成本部對采購合同、采購價格進行審核；5.2.5 總裁辦應加強對實物的保管,建立保管明細帳，正確登記辦公用品的進、領、存情況。對采購的辦公用品,要及時辦理入庫手續；對發出的辦公用品，要按部門辦理出庫手續；5.2.6 總裁辦辦理辦公用品報銷時,應將入庫單附在采購發票后面,以備計財部查驗。報銷審批程序，參照公司業務審批與報銷管理作業指引執行；5.2.7 計財部每季度與總10、裁辦進行一次實物盤點,確保帳實相符。5.3 業務招待費5.3.1 業務招待費審批權限：按照公司皇庭集團公司授權表辦理；5.3.2 各部門因業務需要應酬，在應酬前應當面口頭請示分管領導，超過分管領導權限的，還應征得總裁同意后方可開支。特殊情況來不及當面請示的，經辦人須電話請示；5.3.3因業務需要贈送禮品或購物卡，一般由計財部統一購買，原則上不得以現金送禮，否則計財部有權拒報。計財部購買后,應酬部門應填寫交際應酬用品申領單，按規定辦理審批手續后方可到計財部領取；5.3.4每次發生的業務應酬費，除特殊情況外應在一周內核銷。交際應酬費的報銷程序,按照公司業務審批與報銷管理作業指引辦理。5.4 業務借11、款5.4.1借款審批：因業務活動（業務應酬、零星采購、差旅費等）需要向公司借款，應事先辦理審批手續：經辦人在OA發起借款審批流程；5.4.2 經辦人發起借款審批流程，應注明部門、借款人姓名、借款金額、事由、借用支票或現金、預計還款報銷日期，經部門負責人審核后，報分管領導、財務負責人、董事長/總裁審批；5.4.3 現金借款應于15日內辦理報銷手續或歸還，特殊情況不得超過一個月，如超期未報帳或歸還借款，財務部應根據金額的大小，在個人工資中一次或分期予以扣回。屬出差借款，要求出差回公司五日內報銷。支票借款應于10日內辦理報銷手續或歸還；5.4.4 業務借款報銷手續,按照公司業務審批與報銷管理作業指引12、辦理；5.4.5 業務借款所填制的“借款單”在收回借款時，原借款單不予退回，由財務人員另外開具收據；5.4.6 備用金借款：原則上不予借備用金，特殊情況需按照皇庭集團公司授權表辦理。5.5 其他報銷規定5.5.1 差旅費、會議費的報銷，按照公司差旅費、會議費管理作業指引執行；5.5.2 公司車輛維修與保養的審批管理，按照公司相關規定執行；5.5.3 享受公司車補及交通補助的人員，每月由經辦人在OA發起日常費用報銷申請審批流程并填寫紙質費用報銷單，附上與車輛相關的加油、路橋、停車、維修、保險等費用；報銷人應每月報銷一次，原則上不得一月報銷多次或多個月作一次報銷。當月不能報銷當月費用，當月汽車費用13、須在下月方可辦理報銷手續；5.5.4 不享受公司車補和交通補助的人員，因公外出辦事在公司無法派車的情況下，可實報實銷公共汽車費用，原則上不得報銷的士費用。如因情況緊急需要確實要乘坐的士的，需征得部門負責人同意。且報銷時要在票據的反面注明乘坐日期、事由及起止點，否則計財部有權拒絕報銷；5.5.5銀行扣付的電信費、油費、社會保險費等，由總裁辦、綜合部核實后，填制“費用報銷單”并在OA發起日常費用報銷申請審批流程，按照公司業務審批與報銷管理程序辦理審批手續。經審批后由計財部入帳；5.5.6 其他費用（住宿費、上下班交通費、個人通訊費等費用），均包含在工資范圍內，實際發生時，由員工自理，公司不再予以報14、銷。 5.6 對外付款5.6.1工程付款，由請款單位填報工程付款審批表，由對口部門人員在OA發起合同款項付款申請流程，按照公司業務審批與報銷管理作業指引辦理報批手續；5.6.2其它對外付款，由部門經辦人在OA發起合同款項付款申請流程，按照公司業務審批與報銷管理程序辦理報批手續；5.6.3合同款項付款申請流程經業務主管副總裁審批完畢后，部門經辦人應將相關發票、購置的物資清單、入庫單及其他相關單證提交與財務審驗；5.6.4計財部應嚴格把好審查關，要根據公司的管理規定和相關合同，對工程及其他付款事項進行認真審核，在單證完備、金額確定、審批完畢的情況下，方可辦理對外付款手續。5.6.5 在支付款項前，對方應提供符合我方要求的正規財務發票，否則我方有權順延支付。6相關記錄6.1WT-QR-CW01財務審批流程說明表；6.2 WT-QR-CW07付款審批表(其他對外付款業務用)；