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1、東莞市保物業(yè)服務(wù)有限公司 東莞分公司 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 文件現(xiàn)行版號/改次：A/0 首版生效日期：2009 年 09 月 08 日 本版生效日期：2009 年 09 月 08 日 發(fā)放編號： （蓋受控章處） 文件編號： FI/POLY-DG-503 總 頁 數(shù)： 7 （含本頁） 編 制： 李 艷 編制日期： 2009 年 9 月 1 日 審 核： 李冰玉 審核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 準(zhǔn)： 張豪海 批準(zhǔn)日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改記錄 修改狀態(tài) 日期 修改章節(jié) 修改內(nèi)容 修改人 審核人 批準(zhǔn)人 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印 第 1 頁2、 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務(wù)有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標(biāo)題 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印 第 2 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 1.0 目的和依據(jù)目的和依據(jù) 為進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同文檔的管理工作，提高經(jīng)濟(jì)合同的管理水平，避免和減少因經(jīng)濟(jì)合同管理不當(dāng) 而造成的風(fēng)險(xiǎn)和損失以及逐步實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)合同管理工作的規(guī)范化，制度化，科學(xué)化，根據(jù)中華人 民共和國合同法和有關(guān)政府部門規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。 2.0 3、適用范圍適用范圍 本規(guī)定適用于總公司，分公司及各服務(wù)中心與各法人單位，其他經(jīng)濟(jì)組織，自然人或相互之間簽訂的 所有收款經(jīng)濟(jì)合同和付款經(jīng)濟(jì)合同的檔案管理等。 3.0 經(jīng)濟(jì)合同管理原則經(jīng)濟(jì)合同管理原則 經(jīng)濟(jì)合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同紙質(zhì)管理和軟件管理的同步，并由財(cái)務(wù)管 理中心/服務(wù)中心負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同的保管和歸檔，以確保經(jīng)濟(jì)合同檔案的完整，完全和有 效利用。 4.0 保守商業(yè)秘密保守商業(yè)秘密 負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作的人員必須保守公司的商業(yè)秘密。 5.0 公司及各服務(wù)中心的經(jīng)濟(jì)合同檔案管理人員職責(zé)公司及各服務(wù)中心的經(jīng)濟(jì)合同檔案管理人員職責(zé) 5.1 必須認(rèn)真學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)合同4、檔案管理規(guī)定，貫徹執(zhí)行中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法和有關(guān)條例，依法保 護(hù)本公司的合法權(quán)益。 5.2 審查經(jīng)濟(jì)合同，防止不完善或不合法的經(jīng)濟(jì)合同出現(xiàn)。 5.3 做好經(jīng)濟(jì)合同的統(tǒng)計(jì)，歸檔，保管工作 6.0 經(jīng)濟(jì)合同檔案的管理規(guī)定經(jīng)濟(jì)合同檔案的管理規(guī)定 6.1 公司經(jīng)濟(jì)合同分類及編碼規(guī)則 6.1.1 公司經(jīng)濟(jì)合同分為兩大類：收款經(jīng)濟(jì)合同和付款經(jīng)濟(jì)合同 A、經(jīng)濟(jì)合同分類級次：按三級分類如收款類-顧問類-省份。 B、類別編碼規(guī)則：用 13 位字母及數(shù)字表示（字母表示的為取類別前兩個(gè)字的首字母）.如： SKGW2009GD001。其中前兩位數(shù)字表示一級類別；第三位及第四位數(shù)表示二級類別；第五位 至八位表示經(jīng)濟(jì)5、合同簽訂年份；第九位及第十位表示第三級類別；第十一位及第十三位數(shù)字表示 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務(wù)有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標(biāo)題 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 本年度經(jīng)濟(jì)合同簽訂的排序。 6.1.2 收款經(jīng)濟(jì)合同分為：顧問類，全委類，前期管理類，常規(guī)管理類，公共設(shè)施租用類及其他類等六類。 其中顧問類及前期管理類按省份名稱來進(jìn)行分類，全委類按簽訂經(jīng)濟(jì)合同對象來分類，常規(guī)管理類按 收費(fèi)類型分類，公用設(shè)施租用類按租用用途分類。具體分類及編碼規(guī)則如下: 廣東省（GD） 顧問類 GW 江蘇省（JS） 福建省（FJ）等 公司內(nèi)部文6、件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印 第 3 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 全委類 QW 開發(fā)商類（KF） 業(yè)委會類（YW） 廣東省（GD） 前期管理類 QQ 江蘇省（JS） 福建省（FJ）等 收款經(jīng)濟(jì)合同 供電類（GD） 供水類 （GS） 常規(guī)管理類 CG 空調(diào)使用類（KT） 管理費(fèi)類（GL） 倉庫租賃類（CK） 廣告媒體宣傳類（GG） 房屋場地租用類 網(wǎng)絡(luò)信息類（WL） FD 場地出租類（CD） 房屋租賃類(FZ) 其他類（QT） 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務(wù)有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標(biāo)題 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 版號/ 7、A/0 改次 6.1.3 付款經(jīng)濟(jì)合同分為：環(huán)境管理類，工程管理類，行政辦公類，等三大類。具體分類按使用對象分類 其中： 日常清潔類（QJ） 消殺類（XS） 園林綠化類（YL） 環(huán)境管理類 HJ 垃圾清運(yùn)類（LJ） 化糞池清洗類（HF） 外墻清洗類（WQ） 其他類（QT） 電梯類（DT） 消防類（XF） 空調(diào)類（KT） 水池清洗類（SC） 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印 第 4 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 水電類（SD） 付款經(jīng)濟(jì)合同 工程管理類 GC 智能化類（ZN） 公共設(shè)施維修類（GW） 標(biāo)識類（BS） 其他類 （QT） 軟件服務(wù)類（RJ） 招聘培訓(xùn)類（ZP）8、 服裝類（FZ） 審計(jì)認(rèn)證類（SR） 行政辦公類 XZ 財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)類（CB） 法律顧問類（FG） 辦公物資類（BW） 媒體宣傳類（MX） 其他類(QT) 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務(wù)有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標(biāo)題 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印 第 5 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 6.2 經(jīng)濟(jì)合同紙質(zhì)及軟件管理規(guī)定 6.2.1 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理人員接收的經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)檢查經(jīng)濟(jì)合同的評審記錄、經(jīng)濟(jì)合同頁數(shù)、經(jīng)濟(jì)合同簽章 是否齊全。 6.2.2 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理人員將審核無9、誤的經(jīng)濟(jì)合同的重要部分用粗號彩筆進(jìn)行標(biāo)明（如：雙方公司名稱， 經(jīng)濟(jì)合同金額，收款/付款方式，經(jīng)濟(jì)合同起止日期等） 。 6.2.3 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理員將已經(jīng)歸類， 編號， 審查無誤的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行掃描并用 PDF 軟件進(jìn)行編輯保存。 紙質(zhì)新增經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行軟件的處理流程如下： A、經(jīng)濟(jì)合同管理軟件有三個(gè)模塊：業(yè)務(wù)工作，基礎(chǔ)資料，系統(tǒng)管理（經(jīng)濟(jì)合同檔案管理員主要是操作 業(yè)務(wù)工作模塊和基礎(chǔ)資料模塊） 。 B、 業(yè)務(wù)資料包括：收款經(jīng)濟(jì)合同、付款經(jīng)濟(jì)合同；基礎(chǔ)資料包括：經(jīng)濟(jì)合同基礎(chǔ)資料、客戶管理、供 應(yīng)商管理，系統(tǒng)管理包括：經(jīng)濟(jì)合同權(quán)限范圍 C、新增經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)按照收款經(jīng)濟(jì)合同和付款經(jīng)濟(jì)合同來編輯，如：收款經(jīng)10、濟(jì)合同和付款經(jīng)濟(jì)合同舉例 說明： 在軟件中新增客戶名稱，選擇基礎(chǔ)資料-客戶管理模塊-類別名稱-新增-填寫信息-保存。 增加經(jīng)濟(jì)合同信息，選擇業(yè)務(wù)工作-收款經(jīng)濟(jì)合同管理-選擇類別-新增 （注：經(jīng)濟(jì)合同編號是接 到經(jīng)濟(jì)合同后手工所編經(jīng)濟(jì)合同號碼、經(jīng)濟(jì)合同名稱、經(jīng)濟(jì)合同金額、經(jīng)濟(jì)合同簡要說明、簽定日期、 經(jīng)濟(jì)合同期限、客戶名稱及經(jīng)濟(jì)合同電子檔路徑等相關(guān)資料） 。-上傳已經(jīng)編輯的經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容-核實(shí) 錄入內(nèi)容正確性-保存。 D、新增付款經(jīng)濟(jì)合同操作方法同收款經(jīng)濟(jì)合同基本一致。 6.2.4 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理員還要在經(jīng)濟(jì)合同軟件中填寫經(jīng)濟(jì)合同收款/付款明細(xì)，跟宗經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況， 如果執(zhí)行完畢要在經(jīng)濟(jì)合同管11、理軟件中將經(jīng)濟(jì)合同的狀態(tài)進(jìn)行終止，并通知相關(guān)人員，同時(shí)也要在紙質(zhì) 經(jīng)濟(jì)合同上注明終止字樣。 6.2.5 按照合同軟件中的類別對紙質(zhì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行歸檔，同時(shí)對類別中的紙質(zhì)經(jīng)濟(jì)合同按序號排列。 6.2.6 經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)的經(jīng)濟(jì)合同交到經(jīng)濟(jì)合同檔案管理員處一般不得再進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容的更改，如有 特殊情況確實(shí)需要更改必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或按相關(guān)審批權(quán)限批復(fù)同意。 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務(wù)有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標(biāo)題 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印 第 6 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 12、08 日 6.3 已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行借閱時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)： 6.3.1 借閱經(jīng)濟(jì)合同的人員要填寫財(cái)務(wù)檔案查閱/復(fù)印登記表,按要求填寫齊全。 6.3.2 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理員將經(jīng)濟(jì)合同文件復(fù)印給借閱人 6.3.3 一般情況下經(jīng)濟(jì)合同原件不得借出，如有特殊情況，可以向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申請。 6.4 對于已經(jīng)終止并且保管期滿的經(jīng)濟(jì)合同，進(jìn)行銷毀時(shí)應(yīng)按以下工作流程： 6.4.1 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理員填寫銷毀經(jīng)濟(jì)合同申請書 6.4.2 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀， 6.4.3 銷毀時(shí)必須有監(jiān)銷人員在場 6.4.4 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理員編制銷毀清冊 6.4.5 將銷毀情況向領(lǐng)導(dǎo)說明 6.5 經(jīng)濟(jì)合同檔案的保管。 13、當(dāng)年經(jīng)濟(jì)合同檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)助理保管三年，期滿之后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù) 助理編制檔案保管(移交)清冊移交本單位的財(cái)務(wù)專員保管。”根據(jù)上述規(guī)定，經(jīng)濟(jì)合同檔案的保管要 求主要有： 經(jīng)濟(jì)合同檔案的移交手續(xù)。財(cái)務(wù)助理在將會計(jì)檔案移交本單位財(cái)務(wù)專員時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行： A開列清冊，填寫檔案保管(移交)清冊 ； B在賬簿使用日期欄填寫移交日期； C交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。 經(jīng)濟(jì)合同檔案的保管要求。 A經(jīng)濟(jì)合同檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材； B經(jīng)濟(jì)合同檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀； C經(jīng)濟(jì)合14、同檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕； D 經(jīng)濟(jì)合同檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 經(jīng)濟(jì)合同檔案的借閱。 A經(jīng)濟(jì)合同檔案是為本單位提供利用和查詢，一律不得對外借出，但有特殊需要并且不會損害公司 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務(wù)有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-503 制度標(biāo)題 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印 第 7 頁 共 7頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 利益為前提的情況下，需由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 B借出的經(jīng)濟(jì)合同檔案，15、經(jīng)濟(jì)合同檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。 經(jīng)濟(jì)合同檔案的保管期限為 10 年。 6.6 經(jīng)濟(jì)合同檔案的銷毀規(guī)定 A. 保管期滿無異常情況的經(jīng)濟(jì)合同檔案，需要銷毀時(shí)： a) 由分公司財(cái)務(wù)專員提出銷毀意見經(jīng)分公司總經(jīng)理同意，報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部共同鑒定； b) 經(jīng)嚴(yán)格審查后，由分公司財(cái)務(wù)專員編造銷毀清冊； c) 經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)管理中心監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名及加蓋公章； B. 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)經(jīng)濟(jì)合同及其他未了事項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)合同，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立 卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 C、 銷毀檔案前，應(yīng)按財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊所列的項(xiàng)目逐一清查核對；銷毀會計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案員、財(cái) 務(wù)管理中心、審計(jì)部共同派員監(jiān)銷；檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀” 字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)財(cái)務(wù)管理中心，一 份歸入檔案備查。 6.7 財(cái)務(wù)檔案移交 經(jīng)濟(jì)合同檔案移交需填寫財(cái)務(wù)檔案移交清冊審批表 7.0 相關(guān)文件和記錄 7.0 相關(guān)文件和記錄 7.1 記錄表單ERPOLY-FI-501-01 檔案查閱復(fù)印登記表.doc 7.2 記錄表單ERPOLY-FI-501-02 檔案保管( 移 交 ) 清冊.doc 7.3 記錄表單ERPOLY-FI-501-03 檔案銷毀清冊.doc