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1、東莞市保物業(yè)服務有限公司 東莞分公司 服務中心財務檔案管理規(guī)定服務中心財務檔案管理規(guī)定 文件現(xiàn)行版號/改次：A/0 首版生效日期：2009 年 09 月 08 日 本版生效日期：2009 年 09 月 08 日 發(fā)放編號： （蓋受控章處） 文件編號： FI/POLY-DG-504 總 頁 數(shù)： 5（含本頁） 編 制： 李 艷 編制日期： 2009 年 9 月 1 日 審 核： 李冰玉 審核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 準： 張豪海 批準日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改記錄 修改狀態(tài) 日期 修改章節(jié) 修改內(nèi)容 修改人 審核人 批準人 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準不得復印 第 12、 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規(guī)定服務中心財務檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準不得復印 第 2 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 1.0 目的 1.0 目的 規(guī)范服務中心財務檔案的管理，確保財務資料的安全和有效使用。 2.0 適用范圍 2.0 適用范圍 適用于服務中心財務管理范圍內(nèi)的的所有財務資料。 3.0 職責 3.0 職責 財務助理負責收集、立卷、裝訂及保管財務檔案。 服務中心經(jīng)理對本服務中心財務3、檔案負有監(jiān)管職責。 4.0 程序要點 4.0 程序要點 4.1 服務中心財務檔案的概念 服務中心財務檔案是指單據(jù)、賬簿和上報分公司報表以及其他有關財務方面的專業(yè)資料，它是記錄和 反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。 4.2 服務中心財務檔案的內(nèi)容 服務中心財務檔案的內(nèi)容一般指票據(jù)、通知單（繳費通知單、催費通知單） 、賬簿（現(xiàn)金日記帳、銀 行存款日記帳、備查帳等） 、專用報表以及其他財務資料等五個部分。 4.2.1 票據(jù) 指開據(jù)給顧客管理費發(fā)票、水電費發(fā)票、停車場發(fā)票、收款收據(jù)、退款憑據(jù)等. 4.2.2 賬簿 賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結的賬頁組成，以原始單據(jù)為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記 錄各項經(jīng)濟4、業(yè)務的簿籍；它包括按各類明細賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。 4.2.3 專用報表 專用報表是反映各部門財務狀況和經(jīng)營成果的總結性書面文件，是財務記帳依據(jù)， 主要為各服務中心定期上報分公司的各類周、月報及業(yè)主收支公布表、本體基金收支情況表等。 4.2.4 其他財務資料 其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇， 與財務核算、 財務監(jiān)督緊密相關的資料。 如：經(jīng)濟合同/協(xié)議、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務發(fā)文、財務檔案移交清冊、財務檔案保管清冊、財務檔案 銷毀清冊等。 4.3 財務檔案的裝訂和保管規(guī)定 4.3.1 財務檔案的整理立卷 年度或年度終了后，對會計資料進行整理立卷。財務檔案的整理一般5、采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規(guī)定服務中心財務檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準不得復印 第 3 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。 A、分類標準統(tǒng)一。 一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類票據(jù)，三類報表，四類文字資料及其他。 B、檔案形成統(tǒng)一。 案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。 C、管理要求統(tǒng)一。 建立財務資料檔案簿、資料檔案目錄；檔案裝訂成冊，報表和文字6、資料分類立卷，其他零星資料按年 度排序匯編裝訂成冊。 4.3.2 財務檔案的裝訂 財務檔案的裝訂主要包括票據(jù)、賬簿、報表及其他文字資料的裝訂。 單據(jù)的裝訂。 一般每月 25 日前裝訂上月單據(jù)，裝訂好的單據(jù)按年分月妥善保管歸檔。 A單據(jù)憑證裝訂前的準備工作： a分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全； b按單據(jù)日期歸集確定裝訂成冊的本數(shù)； c整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，不得斷號。 B票據(jù)裝訂時的要求： a用“裝訂機”或“裝訂夾”裝訂，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能 大的顯露面，以便于事后查閱；單據(jù)應裝訂勞固，不得松散； b單據(jù)外面要加封面； c裝訂單據(jù)（7、電腦打印票據(jù) 50 張為 1 本）需保證裝訂牢固，美觀大方。 C.票據(jù)裝訂后的注意事項。 a每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、票據(jù)開據(jù)金額、作廢張數(shù)、開票人員人員和裝訂人員簽 字等； b在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在柜門內(nèi)標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規(guī)定服務中心財務檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準不得復印 第 4 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 賬簿的裝訂。 各種賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時8、整理立卷。基本要求是： A賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列 是否連續(xù)； B賬簿裝訂后的其他要求： a賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。 b賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。 c封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為報表、余 額表、總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、明細賬。 d賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬 全年按順序編制卷號。 4.3.3 財務檔案的保管。 當年財務檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務助理保9、管一年，期滿之后（每年 1 月 31 日前） 原則上應由財務助理編制檔案保管(移交)清冊移交本單位的財務專員保管。”根據(jù)上述規(guī)定，財務檔 案的保管要求主要有： 財務檔案的移交手續(xù)。財務助理在將財務檔案移交本單位財務專員時，應按下列程序進行： A開列清冊，填寫檔案保管(移交)清冊 ； B在賬簿使用日期欄填寫移交日期； C交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 財務檔案的保管要求。 A財務檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材； B財務檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀； C財務檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，10、以利查閱，并防止潮濕； D財務電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 財務檔案的借閱。 制度類別 東莞市保利物業(yè)服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規(guī)定服務中心財務檔案管理規(guī)定 版號/ A/0 改次 公司內(nèi)部文件未經(jīng)批準不得復印 第 5 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 A財務檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)分公司總經(jīng)理批準,必要時需由集 團財務管理中心負責人批準。 B借出的財務檔案，財務檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。 財務財務檔案的保管期限。 財務檔案應分期保管。保管期11、限分為永久和定期兩類，具體保管理期限規(guī)定如下： 檔 案 名 稱 保 管 期 限 一、單據(jù)類 1通知單 2收款票據(jù)、退款票據(jù) 3發(fā)票 5 年 10 年 10 年 二、帳薄類 1現(xiàn)金和銀行日記帳 2明細帳、總帳、輔助帳 5 年 5 年 三、報表類 1周財務報表 2月、季度報表 2 年 5 年 四、其他類 1財務檔案保管清冊及銷毀清冊 2其他財務資料 10 年 2 年 4.4 財務檔案移交 財務檔案移交需填寫財務檔案移交清冊審批表 5.0 相關文件和記錄 5.0 相關文件和記錄 5.1 記錄表單ERPOLY-FI-501-01 檔案查閱復印登記表.doc 5.2 記錄表單ERPOLY-FI-501-02 檔案保管( 移 交 ) 清冊.doc 5.3 記錄表單ERPOLY-FI-501-03 檔案銷毀清冊.doc