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物業公司檔案管理標準作業程序（8頁）.doc

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物業資料

上傳人：偷**** 編號：370928 2022-04-28 8頁 15.04KB

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1、檔案管理標準作業程序檔案管理標準作業程序一、目的一、目的規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。二、適用范圍二、適用范圍適用于物業部各類檔案的管理。適用于物業部各類檔案的管理。三、職責三、職責1 1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。、總經理審批檔案的借閱申請及清單。2 2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。、行政部經理監督檔案管理的實施工作。3 3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。四、程序要點四、程序要點1 1、檔案的編號、檔案的編號(1)(1)公司、物業部編號：公司、物業部編號：物業部物業部編號為：編號為2、：W WY Y（英文縮寫）。（英文縮寫）。(2)(2)部門編號：部門編號：辦公室辦公室；財務部財務部；事務處事務處；工程處工程處；護衛處護衛處；(3)(3)年份編號：引用年份序號年份編號：引用年份序號20002000、20012001、20022002。(4)(4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取檔案順序號：采用阿拉伯數字取 3 3 位有效數字位有效數字001001、002002、003003。(5)(5)檔案編號舉例：檔案編號舉例：物業部編號：物業部編號：檔案序號檔案序號類別編號類別編號部門編號部門編號物業部編號物業部編號物業部編號：物業部編號：檔案序號檔案序號類別編號類別編號部門編號3、部門編號物業部編號物業部編號2 2、檔案的分類、檔案的分類(1)(1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：行政、人事類；行政、人事類；財務類；財務類；公共事務類；公共事務類；保潔類；保潔類；園林綠化類；園林綠化類；機電維修類；機電維修類；經營類；經營類；品質類。品質類。(2)(2)全宗檔案的分類全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構根據物業管理的物性，我們采用組織機構問題分類法，如：問題分類法，如：收文類收文類發文類發文類合同類合同類辦公室辦公室員工人事檔案類員工人事檔案

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