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1、 部門信息資料、資產管理制度1. 目的：規范部門信息資料、資產的管理制度，保證部門資料的有序及完整，部門資產的齊全。2. 工作范圍：成本部信息資料及資產的管理工作。3.工作職責：3.1項目信息資料管理員3.1.1負責收集、整理所屬項目的工程資料；3.1.2負責項目工程資料電子文檔的保存及保存清單的編制工作；3.1.3負責成本信息庫中相關項目數據的錄入工作；3.1.4負責項目完成后資料的移交工作； 3.2部門資產管理員：3.2.1負責部門資產的調配工作；3.2.2負責定期清查及盤點部門資產；3.3部門行政秘書：3.3.1負責部門行政資料的傳簽及存檔工作；3.3.2負責部門工程相關資料的傳簽工作；2、 4.工作程序：4.1資料管理：4.1.1項目信息資料管理：項目信息資料管理員負責對項目即時發生及有規律性發生的成本資料進行收集、整理、登記、編號、制作清單、存檔、入庫、借閱及質量清單的編制工作。4.1.1.1合同資料：合同經手人簽訂合同（施工、設計、采購、營銷）時應先將合同交給項目信息資料管理員，由其編制項目合同一覽表并給合同附上編號（編號原則附后）。合同傳簽完畢一天內合同經手人應將一套完整合同資料詳招投標（議標及直接委托）及其合同管理作業指導書 原件及其相關電子文檔交給項目信息資料管理員存檔，項目信息資料管理員應注意登記合同最后簽訂日期，并在每月5日前按信息庫管理細則要求將上月發生的合同相3、關信息錄入成本信息庫；4.4.1.2招投標資料：項目招標開始前，項目信息資料管理員對招標項目進行編號（編號原則附后），招標工作完成后，招標經手人應在招標工作完成后2個工作日內將招標項目完整的招標資料（見招投標及其合同管理工作作業指導書）原件及相關電子文檔交給項目信息資料管理員存檔。項目信息資料管理員在收到到招標資料1個工作日內按信息庫管理細則將招投標相關信息錄入成本信息庫；4.1.1.3工程款審核資料： 部門經理審核完工程進度款審核表和工程付款申請單后，將工程進度款審核表及工程付款建議書交給項目信息資料管理員，項目信息資料管理員必須按部門管理制度要求在半天內完成登記工作，并交給部門行政秘書。項4、目信息資料管理員在每月5日前按信息庫管理細則將上月發生的工程款審核相關信息錄入成本信息庫；4.1.1.4甲定乙購材料采購通知單、設計變更單、補充設計單及現場簽證單：工程部每月5日前將上月實際發生的甲定乙購材料采購通知單、設計變更單、補充設計單、現場簽證單復印件及其清單提交給成本部行政秘書，行政秘書按項目分別交給各項目信息資料管理員。項目信息資料管理員將其編號、存檔，并按信息庫管理細則要求入庫；4.1.1.5結算書及結算協議書： 項目信息資料員按照部門經理安排的結算工作任務填寫項目結算任務表，并依據合同編號；部門行政秘書將總經理審批下來的結算書分項目交給項目信息資料管理員，項目信息資料管理員應及5、時與施工單位辦理合同結算協議書，并將結算書及結算協議書（含電子文檔）存檔，按成本信息庫管理細則要求入庫。4.1.1.6成本月報：項目負責人每月5日前負責編制項目成本動態控制表，項目信息資料管理員每月8日前負責統計本項目上月發生的合同信息、招投標信息、工程款支付情況、甲定乙購材料采購通知單、設計變更、補充設計、現場簽證、結算任務、結算費用及項目成本動態控制表等并將相應信息填入成本月報中， 部門經理負責整合完成部門成本月報，報總經理審閱后，上報集團。每月15日前由部門行政秘書負責按信息庫管理細則入庫。4.1.2資料備份：每季度項目信息資料員負責將本項目的相關電子文檔在內部網進行備份，以防電腦出現問6、題而造成的數據丟失；4.1.3資料的存檔：4.1.3.1以下資料要求必須存檔：a、合同文件（詳招投標（議標及直接委托）及其合同管理作業指導書）；b、招標文件（見招投標及其合同管理作業指導書）；c、甲定乙購材料采購通知單；d、設計變更單；e、補充設計單；f、現場簽證單；g、結算書及結算協議書；h、進度款審核表；4.1.3.2以下資料應該留底，以便查閱：a、項目工作傳簽單；b、項目各階段成本分析報告；4.1.3.3所有存檔的資料柜必須編號、標識清楚、上鎖；4.1.4資料的查閱及借閱：成本信息庫中已有的信息資料原則上不能再查閱及借閱，其他資料的的查閱和借閱都要知會項目信息資料管理員，如需借閱必須按要7、求填寫借閱資料登記表，如需復印者用完后請及時歸還。4.1.5資料的移交：項目結算完成一年后，由項目信息資料員配合行政秘書按地產公司檔案管理要求移交給公司資料室，其他資料移交給部門行政秘書。4.2部門行政信息資料的管理：4.2.1部門所有資料的發送和傳簽都必須以部門行政秘書為接口，由部門秘書做好登記并要求對方簽收；4.2.2行政秘書負責所有部門行政管理資料的存檔工作：行政計劃、成本月報、行政管理工作傳簽單、行政會議紀要、其他行政往來文件。4.3考核要點：為了保證項目信息資料的及時性及真實性，部門經理將每月對成本信息系統信息錄入的準確性、及時性進行考核。4.3資產管理：4.3.1部門資產管理員負責8、不定期對部門資產進行清查及盤點，并配合地產公司內部年終的部門資產盤點工作；4.3.2如有新同事加盟本部門，部門資產管理員應該事先給新同時申請好其工作所需的資產；4.3.3如有同事調離本部門，部門資產管理員應該做好資產的清點和轉移工作.5.編號原則5.1合同編號原則：按工程項目進行分類，以大寫的拼音字母表示，如GW（國網）、LH（龍華）；然后按合同的類別進行分類，以大寫的拼音字母表示，如SJ（設計合同）、SG（施工合同）、CG（采購合同）；最后按合同簽訂的先后順序進行排序，以阿拉伯數字表示，如：01、02；具體如： GW-SG-01。5.2招投標編號原則：按工程項目進行分類，以大寫的拼音字母表示9、，如GW（國網）、LH（龍華）；按招投標的先后順序進行排序，以阿拉伯數字表示，如：01、02；具體如：ZTB-GW-01。6.3甲定乙購材料采購通知單、設計變更單、補充設計單、現場簽證單合同編號原則：合同編號流水編號。合同編號原則詳第1條，流水編號按照單據發生的先后順序進行排序，以阿拉伯數字表示，如：01、02；具體如：GW-SG-01-016.附件：6.1 GFI-CB-15-F1項目合同一覽表6.2 GFI-CB-15-F2項目招投標項目一覽表6.3 GFI-CB-15-F3項目結算任務表6.4 GFI-CB-15-F4甲定乙購材料（設備）采購通知單6.5 GFI-CB-15-F5設計變更10、清單6.6 GFI-CB-15-F6補充設計清單6.7 GFI-CB-15-F7現場簽證清單6.8 GFI-CB-15-F8甲定乙購清單 GFI-CB-15-F1.1 項目合同一覽表工程分判方式合同編號合同名稱合同價款乙方單位負責人生效日期GFI-CB-15-F2.1項目招投標項目一覽表序號編號項目名稱項目經手人時間電子文檔文本文件GFI-CB-15-F3.1項目結算任務表保存情況序號項目名稱編號工程名稱施工單位施工隊報價接收日期安排時間計算人校對人完成日期審定造價合同價格合同暫定部分調整合同調整部分暫定量暫定價暫定材料設計變更現場簽證增加工程GFI-CB-15-F4.1 金地（集團）深圳地產11、公司甲定乙購材料（設備）采購通知單工程名稱： 合同編號： NO： 第 頁，共 頁序號材料名稱用途說明生產廠家規格型號數量單位單價價格組成總價進貨時間備注備注經辦人設計部經理成本部經理日 期日 期日 期 GFI-CB-15-F5.1 設計變更清單編號合同流水編號名稱簽認日期備注說明：1、 本清單用于設計變更資料移交，設計變更指原有設計進行修改。2、 每月5號前工程部提供上月所有已發生的設計變更復印件及清單（含電子文檔）。3、 合同流水編號原則：BG-合同編號-流水編號（流水編號指對應合同的流水號）。GFI-CB-15-F6.1 補充設計清單編號合同流水編號名稱簽認日期備注說明：1、 清單用于補充12、設計資料移交，補充設計指新增設計。2、 每月5號前工程部提供上月所有已發生的補充設計復印件及清單（含電子文檔）。3、 合同流水編號原則：BC-合同編號-流水編號（流水編號指對應合同的流水號）。GFI-CB-15-F7.1 現場簽證清單編號合同流水編號名稱簽認日期備注說明：1、 清單用于現場簽證移交。2、 每月5號前工程部提供上月發生的所有現場簽證單復印件及清單（含電子文檔）。3、 同流水編號原則：QZ-合同編號-流水編號（流水編號指對應合同的流水號）。GFI-CB-15-F8.1 甲定乙購清單編號合同流水編號名稱簽認日期備注說明：1、 本清單用于甲定乙購單的移交。2、 每月5號前工程部提供上月所有已發生的甲定乙購單復印件及清單（含電子文檔）。3、 合同流水編號原則：CG-合同編號-流水編號（流水編號指對應合同的流水號）。