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1、材料設備采購管理流程編制日期審核日期批準日期一、 流程目的 規(guī)范工程材料設備采購行為，提高采購效率及效益，防范風險。二、 適用范圍適用于公司進行項目工程材料設備的采購工作。三、 定義12344.11.56788.111910111212.11314151616.112344.11.2.3.4.4.1.12344.1233.1 采購計劃：指采購項目實施前制訂的各個采購環(huán)節(jié)的時間安排，根據(jù)控制角度及力度的不同分為：材料設備總體采購計劃、年度采購計劃、季度采購計劃、單項采購計劃。3.2 談判方案：指在商務談判實施前制定的指導談判實施的方案，內容通常包括：談判目標、談判內容、談判程序、談判策略、各種可2、能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。四、 職責1718192020.12.2122232424.1242526272828.12930313232.156788.15.6.7.8.8.1.56788.15612344.1 供應部4.1.1 負責材料設備采購組織工作；4.1.2 負責材料設備合同的起草、報審、簽訂，組織合同交底。4.2 核算部32.24.2.1 參與商務談判；4.2.2 負責價格對比分析。4.3 成本監(jiān)控中心32.34.3.1 參與金額100萬的商務談判。4.4 工程部、總工室（設計管理部）32.44.4.1 負責各自范圍內的技術要求。4.5 法律事務部（法務人員）32.54.5.1 3、負責對合同等進行法務審核。4.6 監(jiān)察中心（組）32.64.6.1 根據(jù)集團要求對相關采購事項進行獨立的監(jiān)察工作。4.7 申請部門32.74.7.1 指申請招標項目的各地區(qū)公司工程部等；4.7.2 提交采購申請表，并提供所需的資料、樣板、范圍圖紙、推薦入圍單位等。3334353636.13.3738394040.1374142434444.14546474848.1910111212.19.10.11.12.12.1.910111212.189五、 流程圖 廣州供應部材料設備采購流程表（樣例）六、 關鍵活動描述566.1 采購計劃階段6.1.1 供應部根據(jù)項目總控計劃、工程進度計劃、材料設備進4、場計劃、甲供材目錄（施工圖完成1周內）及目標成本等資料，編制項目材料設備總體采購計劃，報地區(qū)公司總經理審批。6.1.2 供應部于每年12月編制年度采購計劃，年度采購計劃根據(jù)已審批通過的項目總體采購計劃匯總生成。6.1.3 供應部于每季度最后一個月編制季度采購計劃。6.2 采購準備階段6.2.1 材料采購預算總表1) 需求部門提交材料采購預算總表，并按責權手冊報審。6.2.2 采購申請單1) 需求部門提交采購申請單（附經審批的材料采購預算總表），內容及要求如下： 申請單須提供所需產品的型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、到貨時間和收貨人，同時必須提供圖紙或樣品等技術資料，不能指定品牌。 各樓盤配送的油煙機、5、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請須提供相關部門聯(lián)合簽發(fā)的相應樓盤的裝修標準表。 各樓盤售樓部、大堂、樣板房內的家私、飾品等物品購置須提供經集團領導批準的預算。6.2.3 材料物品的最終選型定板1) 供應部接到設計管理部/總工室的材料物品選型定板單（設計樣）后，根據(jù)采購情況，形成材料物品選型定板單（采購樣），按責權手冊報審，完成最終的材料定板工作。具體操作要求及程序見產品標準及選型定板作業(yè)指引。6.2.4 入圍單位1) 采用競爭性談判（議標）方式時，參與談判的入圍單位應不少于三家，具體操作要求及程序見供應商入圍及評估管理作業(yè)指引。6.3 采購實施階段6.3.1 如大型材料設備采購（金額10萬），6、應采用招標方式，具體操作要求及程序見工程招標管理流程。6.3.2 如采用競爭性談判方式，供應部在談判前應確定談判方案。談判方案內容應包括但不限于：談判目標、談判內容、談判程序、談判策略、各種可能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。6.3.3 供應部要求供應商編制報價清單。6.3.4 談判過程中的踏勘、答疑，具體操作要求及程序參照工程招標管理流程中踏勘、答疑的相關規(guī)定。6.3.5 供應部應組織談判小組與供應商充分溝通，使其準確了解公司采購需求、技術要求、質量標準、驗收標準、報價要求等，以保證談判的成效，并且應在談判過程中逐步明確對產品/服務的具體要求、價格構成和評定成交的標準，填寫合同條件約談記錄表。67、.3.6 供應部將最后報價時間通知所有參加談判且符合技術要求的供應商，要求供應商在規(guī)定時間內進行最后報價。6.3.7 供應部根據(jù)最后報價及談判結果編制價格對比分析及采購報價單，并按責權手冊報審。核算部提供談判所需標底價，供應部組織談判工作，通知核算部及相關部門參與談判，如不參加，需預先給出合理性建議或意見，以供談判過程采納或參考。6.3.8 商務約談完成后監(jiān)察中心（組）可對有疑義事項進行再次市場詢價并要求相關部門進行解釋或修正。6.3.9 審批后，供應部將決策結果通知參加談判的供應商。6.4 合約簽訂階段6.4.1 供應部組織各職能部門相關人員與中標的單位詳細商談合同內容，最終由供應部形成合同8、文本，按責權手冊辦理審核審批手續(xù)。6.4.2 在發(fā)放中標通知書后的三十日內，合同專員負責完成與中標單位的合同簽訂、整理歸檔工作，具體操作要求及程序見合同管理作業(yè)指引。6.4.3 合同外工程，應按設計變更管理作業(yè)指引、工作指令管理作業(yè)指引辦理工作指令，如設計變更估算金額50萬或工作指令5萬（不含設計變更），需在完成審批后重新簽訂合同，具體審核審批權限見責權手冊。6.5 采購內部控制1.1123456786.5.1 監(jiān)察中心（組）作為集團既定內部控制制度實際執(zhí)行情況的監(jiān)控部門，其職能是監(jiān)督整個采購過程是否符合規(guī)范、是否按程序辦事。集團監(jiān)察中心（組）有權全過程參與并監(jiān)督采購工作，但不參與決策決議。6.5.2 監(jiān)察中心（組）有權隨時對各類采購工作的執(zhí)行情況進行階段性或全面地工作抽查，包括但不限于采購手續(xù)的齊全、操作流程的準確、采購資料的完整以及整個采購過程的公平、公正性。6.5.3 監(jiān)察中心（組）每年組織不定期的采購專項審計。七、 支持性文件4.5.6.77.1 流程及作業(yè)指引7.1.1 工程招標管理流程7.1.2 供應商入圍及評估管理作業(yè)指引7.1.3 合同管理作業(yè)指引7.1.4 設計變更管理作業(yè)指引7.1.5 工作指令管理作業(yè)指引7.2 參考表單及模板7.2.1 材料采購預算總表7.2.2 采購申請單7.2.3 合同條件約談記錄表7.2.4 采購報價單