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1、檔案管理辦法檔案管理辦法 編制人 編制日期 審核人 簽發人 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂狀態修訂狀態 修改內容修改內容 修改人修改人 審核人審核人 簽發人簽發人 1.1. 目的目的 為加強集團檔案管理，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、立卷、歸檔 等各個環節工作，有效地保護和利用檔案，根據中華人民共和國檔案法和*地產 （集團）有限公司的有關規定，特制訂本管理辦法。 2.2. 適用范圍適用范圍 本制度適用于*地產（集團）有限公司系統內文書檔案的管理。 3.3. 術語和定義術語和定義 3.1 檔案系集團在實際工作和社會活動中形成的、 具有保存價值的、 以備查考的各類 （種） 文字2、報表、圖紙、帳簿、照片、錄音、錄像等不同載體的原始歷史紀錄。 3.2 鑒定 檔案管理中所指的鑒定，是對工作活動中所產生的文件材料的保存價值和保 管期限進行評定。 3.3 立卷 亦稱“組卷” 。將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，按形成規律和內在聯 系分門別類組成基本保管單位。 3.4 歸檔 總裁辦公室、職能部門將工作活動中處理完畢的有保存價值的文件材料，按 規定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過程。 4.4. 職責職責 4.1 總裁辦公室 4.1.1 根據中華人民共和國檔案法和國家有關檔案工作的方針、政策，制定或修正 公司的檔案規章制度。 4.1.2 負責收集、整理、鑒定、保管、統計、3、利用、安全、保密等檔案工作的各個環節。 4.1.3 配合各職能部門制訂部門立卷類目，指導、督促和檢查各部門文件材料的歸檔。 4.1.4 采取各種措施，確保檔案的安全和延長檔案的壽命。 4.1.5 指導、督促和檢查各下屬公司文書檔案管理工作。 4.2 各職能部門 負責做好本部門工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件、材料的整理、立卷及歸 檔移交工作。 5.5.工作要求工作要求 5.1 檔案的接受 集團實行檔案預立卷制。各部門要指定一名兼職立卷員，會同檔案管理主管部門實施文 件材料的歸檔。立卷員應認真負責地做好本部門工作活動中形成的、具有查考利用價值 的文件、材料的整理、立卷及歸檔移交工作。 54、.1.1 歸檔的文件材料應齊全、完整、準確。 5.1.2 熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書寫）應 附上復印件。 5.1.3 歸檔的文件材料應保持其有機聯系，區別保存價值，分類整理、立卷；案卷標題 要簡明、確切；案卷要做到整齊、美觀，便于保管和利用。 5.1.4 案卷卷皮及卷內目錄表采用檔案專用的統一規范樣式。 5.1.5 財務管理中心每年向總裁辦公室移交前一年度的財務檔案。移交檔案時應編制移 交清單一式二份，一份交總裁辦公室，一份本部門留存。 5.2 檔案查閱、利用 5.2.1 查閱利用檔案必須在總裁辦公室辦理借閱登記,填制查閱涉密檔案和借用檔案審 批表 ； 查5、閱涉密檔案必須經部門領導和集團領導簽字批準， 并經總裁辦公室負責人確認。 5.2.1 查閱利用檔案必須在公司內查閱，并于當日歸還。 5.2.2 檔案原件一般不外借，總裁辦公室可以向需要利用者提供復印件；特殊情況必須 借用檔案原件者，應經部門領導或集團領導簽字批準，并經總裁辦公室負責人確認，且 必須按期歸還。 5.2.3 外單位人員如需要利用集團檔案，須持有介紹信并由主管經辦人員陪同，經集團 領導簽字批準，并經總裁辦公室負責人確認，方可利用。 5.2.4 查閱利用檔案人員要自覺保護好檔案，不準撕、折、勾、劃、涂抹，違反規定者， 將按有關規定處理。 5.3 檔案鑒定、銷毀 5.3.1 定期對本集團6、庫存檔案進行鑒定。檔案鑒定、銷毀，由總裁辦公室會同有關部門 進行。 5.3.2 鑒定人員必須對所鑒定的檔案進行逐卷審查，對其內容價值、保密期限作出鑒定， 提出處理意見。 5.3.3 需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，經有關部門領導和集團領導鑒定批準后，由總 裁辦公室具體負責銷毀，并要嚴格遵守監銷制度，應有兩人負責監銷，銷毀清冊應存檔 備查。 5.4 集團各部門預立卷規定 5.4.1 承辦性文件由總裁辦公室發送主辦部門簽收承辦，主辦部門再轉給會辦部門傳閱， 會辦部門閱畢后，及時退還主辦部門保存歸檔。 5.4.2 參閱性文件經部門傳閱完畢后，退還總裁辦公室保管。 5.4.3 主辦部門擬寫的發文稿，經打7、印上報或分發后，原稿及打印件仍留主辦部門保存 歸檔。 5.4.4 主辦部門歸檔材料的收集，由承辦人員具體負責。每項工作完成后，承辦人員應 及時將有價值的文件材料、報表、照片以及底片等進行系統整理，經部門主管審核后， 轉交部門兼職立卷員。 5.4.5 兼職立卷員應主動督促承辦人員，將承辦完的工作材料及時系統整理。 5.4.6 兼職立卷員將各項承辦完畢的材料，按照部門“分類類目”進行分類整理組卷。 如發現材料不完整，手續不齊全，應及時催促承辦人員盡快補齊。 5.4.7 歸檔文件材料，必須符合質量要求，草擬簽批公文，應使用鋼筆或毛筆，不宜使 用鉛筆、易褪變滲化的圓珠筆，不應將擬辦、批辦意見寫在粘貼便8、條上。 5.5 電子文檔的管理 5.5.1 電子文檔是應用先進科技手段保存的文書立卷，應逐步在集團各部門推廣實施。 5.5.2 集團數據庫信息的閱讀、使用實施分級管理辦法。 5.5.3 保密性文檔應留存到軟盤或光盤上，而不應留存在 PC 機上。 5.5.4 對重要檔案，應及時備份，以防電腦故障而數據丟失。 5.5.5 電子文檔的立卷、接收、查閱利用、鑒定與銷毀等規定參閱 5.1、5.2、5.3、5.4 規定。 5.6 專業檔案的管理辦法由集團各專業部門制定；下屬公司業務檔案的管理辦法由下屬 公司參照制定，并報集團審核。 6.6.支持性支持性文件文件 6.1中華人民共和國檔案法 7.7.相關記錄及表格相關記錄及表格 7.1 查閱涉密檔案和借用檔案審批表 查閱涉密檔案和借用檔案審批表查閱涉密檔案和借用檔案審批表 查借 日期 查借人 姓 名 檔案名稱 介質 密級 1、 2、 3、 查借 部門 4、 5、 擬歸還日期 部門領導簽字 集團領導簽字 總裁辦公室 確認 歸還注銷 備 注