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1、浙江綠城物業(yè)管理有限公司332.12.1設(shè)施設(shè)備檔案管理制度設(shè)施設(shè)備檔案管理制度1 1目的目的對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進行控制，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。2 2適用范圍適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。3 3職責職責3.1工程技術(shù)部辦公室負責對技術(shù)資料建檔并進行管理和控制。3.2工程技術(shù)部文員負責技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。3.3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。4 4操作步驟操作步驟4.1技術(shù)資料的收集4.1.1新購設(shè)備技術(shù)資料的收集4.1.1.1新購設(shè)備進行開箱驗收時，工程技術(shù)部文員負責收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。4.1.12、.2設(shè)備技術(shù)資料的原件應交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對其進行復印，并將復印件提供給使用部門。4.1.1.3復印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。 接管驗收完畢后，接管驗收小組負責將技術(shù)資料（包括各種圖紙、設(shè)備資料等）交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復印件。4.1.3其他技術(shù)資料的收集4.1.3.1工程技術(shù)部文員平時應注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。4.1.3.2工程技術(shù)部文員平時應注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)3、資料。4.2技術(shù)資料的存檔浙江綠城物業(yè)管理有限公司344.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。4.2.2工程技術(shù)部文員負責對技術(shù)資料進行編號。4.2.3工程技術(shù)部文員應建立“技術(shù)資料登記表” ，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。4.3技術(shù)資料的使用4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā)數(shù)額。由文員進行復印，核對無誤后并進行分發(fā)，同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表” 。4.3.2公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必須出示部門負責人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。4.4技術(shù)資料的作廢4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應予以處理以下情況技術(shù)資料要進行作廢處理:a) 該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸，或被其明令禁止；b) 已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料；C) 因本身存在較大錯誤