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1、質量記錄控制程序質量記錄控制程序 編制 日期 審核 日期 批準 日期 修訂記錄 日日 期期 修訂狀態修訂狀態 修訂修訂內容內容 修訂修訂人人 審核人審核人 批準人批準人 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?2、 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 1 目的目的 規范公司質量記錄的管理，確保質量記錄保持清晰、易于識別及檢索以提 供符合要求和保證質量管理體系有效運行的證據。 2 適用范圍適用范圍 適用于質量記錄的收集、分類、標識、利用、銷毀及歸檔。 3 術語和術語和定義定義 3.1 質量記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動證據的文件。 3.2 檔案：公司日常經營管理工作中形成的具有保存和利用價值的資料總稱。 4 職責職責 4.1 各部門 4.1.1 負責本部門質量記錄的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔； 3、4.1.2 向綜合管理部移交記錄或檔案。 4.2 綜合管理部經理批準對質量記錄的處置。 4.3 綜合管理部 4.3.1 負責對應歸檔質量記錄的接收、標識、整理、保存和管理。 4.3.2 負責檔案資料的管理。 5 工作程序工作程序 5.1 質量記錄的收集 5.1.1 各部門負責對本部門日常工作中形成的質量記錄及檔案資料進行收集， 并 編制部門 CH-QR-ZG05部門質量記錄目錄 。 5.1.2 按 CH-QR-ZG04質量記錄清單和 CH-OP-XZ02檔案管理流程中的 規定按時進行處理。 5.2 需要控制的質量記錄 5.2.1 所有體系文件中產生的質量記錄均需要受控。 5.2.2 質量記錄的4、形式， 可以是紙質文件或電子文件 （原則上以電子文件為主） 。 5.2.3 綜合管理部識別公司檔案的范圍， 屬于檔案管理范圍的質量記錄， 優先按 照 CH-OP-XZ02檔案管理流程的規定執行。 5.3 質量記錄的標識 5.3.1 有關檔案類質量記錄的編號和標識按照 CH-OP-XZ02檔案管理流程執 行。 5.3.2 除需要檔案保存外的質量記錄按照 CH-OP-ZG02質量體系文件控制程 序進行編號。 5.3.3 同一類的質量記錄需要有記錄需要，以識別其唯一性。 5.4 質量記錄的日常管理： 5.4.1 綜合管理部對不屬于檔案范圍的質量記錄編制 CH-QR-ZG04 質量記錄清 單 ，在該清5、單中規定其歸檔期、保存期、使用部門、保存部門等。 5.4.2 各部門的質量記錄要登記詳細信息， 并編制 CH-QR-ZG05 部門質量記錄 目錄 ，以便檢索利用。 5.4.3 質量記錄要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排 放在檔案柜中。 5.4.4 公司質量記錄原則上只對公司內部人員按級別開放， 查詢及利用質量記錄 原件需經相關人員部門負責人同意后，方可進行查閱及利用。 5.4.5 有關檔案的借閱和借用，按照 CH-OP-XZ02檔案管理流程執行。 5.5 質量記錄的清理、移交及銷毀 5.5.1 各部門在收到質量記錄時，按 CH-QR-ZG04質量記錄清單和 CH-OP-X6、Z02檔案管理流程的規定進行處理，除此外的質量記錄，由 各部門自行編號保管，并分年度整理立卷，以備查考。 5.5.2 各項目公司保存的質量記錄在項目結束后進行系統清理， 編制 文件交接 登記表 ， 移交綜合管理部存檔； 屬于檔案范圍的， 按照 CH-OP-XZ02 檔 案管理流程執行。 5.5.3 綜合管理部對保存的質量記錄（檔案資料除外）確定保管期限，在達到保 管期限時，組織鑒定，無保存價值的，編制 CH-QR-ZG07文件銷毀審批 清單 ， 經綜合管理部經理批準后方可銷毀， 審批清單作為永久檔案保管。 6 支持性文件支持性文件 6.1 CH-OP-ZG02質量體系文件控制程序 6.2 CH-OP-XZ02檔案管理流程 7 相關記錄及表格相關記錄及表格 7.1 CH-QR-ZG04質量記錄清單 7.2 CH-QR-ZG05部門質量記錄目錄 7.3 CH-QR-ZG06文件交接登記表 7.4 CH-QR-ZG07文件銷毀審批清單