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1、員工員工 OAOA 賬號賬號與電子與電子郵箱及通訊錄郵箱及通訊錄管理管理作業指引作業指引 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準批準 日期日期 修訂記錄修訂記錄 日期日期 修訂狀態修訂狀態 修訂修訂內容內容 修訂修訂人人 審核人審核人 批準人批準人 1.1.流程概況流程概況 流程目的流程目的 規范電子辦公系統中員工信息的管理，確保員工信息的準確性，提 升工作效率。 流程范圍流程范圍 適用于公司各責任單位及全體員工，城市公司遵照執行。 定義定義 OA 系統：公司自動辦公系統，用于員工網上處理公司事務的辦公系 統 。 流程主要參與部門流程主要參與部門 綜合管理部、工程管理部（主導） 、各部門2、項目部、城市公司（參 與） 部門部門 流程中承擔職責流程中承擔職責 各部門 1. 為優化 OA 系統及郵箱系統提供意見和建議。 2. 反映本部門員工使用 OA 系統及郵箱系統中存在的問題。 綜合管理部 1. 提供需辦理 OA 賬號及郵箱的人員名單。 2. 跟蹤 OA 賬號及郵箱辦理。 3. 負責員工通訊錄的編制、發布及更新。 4. 負責監督、 檢查 OA 系統及電子郵件系統的人員信息的準確性 工程管理部 1. 為新員工配給 OA 賬號及郵箱。 2. 為調整崗位員工更新 OA 系統及郵箱系統信息和權限。 3. 注銷離職員工的 OA 賬號及郵箱。 2.2.OAOA 賬號及電子郵箱管理程序賬號及電3、子郵箱管理程序 2.1 OA 編號與編號與電子電子郵箱申請郵箱申請 2.1.1 員工入職后，綜合管理部人力資源專員根據員工入職信息，填寫完畢新入職員工 OA 賬號與電子郵箱申請表 ，向工程管理部提出新員工 OA 賬號及電子郵箱的申請。 2.1.2 綜合管理部經理負責審核新員工 OA 賬號及電子郵箱的申請， 確認新員工的用人部門和 職位的信息的準確性后， 傳遞至工程管理部負責 OA 賬號及電子郵箱辦理的 IT 工程師。 2.2 OA 編號與編號與電子電子郵箱配給郵箱配給 2.2.1 工程管理部 IT 工程師在收到綜合管理部提請的申請后，一個工作日內配給新員工 OA 賬號。三個工作日內向集團辦理完4、結新員工電子郵箱申請事宜。 2.2.2 工程管理部在 OA 賬號及電子郵箱地址辦結后，根據綜合管理部提供的員工信息，在 OA 系統中授予新員工正確的權限，并對口正確的部門，并相應在電子郵件系統同步辦 理。之后將信息反饋綜合管理部人力資源專員進行校對確認。 2.2.3 綜合管理部在收到工程管理部反饋的員工 OA 賬號及電子郵箱地址信息并確認無誤后， 于一個工作日內將 OA 賬號及電子郵箱信息反饋給員工本人。 2.3 OA 賬號賬號與與電子電子郵箱變更郵箱變更 2.3.1 當員工進行工作調動，部門和崗位發生變化時，綜合管理部將簽批后的調動通知單送工 程管理部 IT 工程師知曉， IT 工程師根據調5、動通知單中員工信息的變化調整該員工在 OA 系統及電子郵件系統中有關信息和權限，調整后由綜合管理部人力資源專員負責校對。 2.4 OA 編號與編號與電子電子郵箱注銷郵箱注銷 2.4.1 員工離職時， 持 離職手續完備表 按規定向工程管理部提出注銷 OA 及電子郵箱申請。 2.4.2 工程管理部 IT 工程師在收到申請后，進行簽字確認。并同步注銷離職員工 OA 權限， 三個工作日內與集團 IT 部門溝通注銷電子郵箱。 2.5 監督和抽查監督和抽查 2.5.1 綜合管理部人力資源專員負責不定期（間隔最長 2 周）對電子系統中員工信息的準確 性進行抽查，并將抽查結果反饋部門經理及工程管理部 IT 工6、程師。 3 3. .員工通訊錄管理程員工通訊錄管理程序序 3.1 3.1 員工通訊錄的編制員工通訊錄的編制 3.1.1 綜合管理部行政專員每月月末定期將通信錄統計表提供給各部門負責人，各部門 負責人將其部門成員統計完成后提交綜合管理部， 由綜合管理部行政專員負責統一編制 下一月通訊錄，內容包括單位、姓名、職務、手機號（含 V 網號）、座機號、郵箱等； 總部和城市公司分表編制， 城市公司將經過其綜合管理負責人審核后的通訊錄提交給總 部行政專員。 3 3. .2 2 員工通訊錄的發布員工通訊錄的發布 3.2.1 編制完成后的通訊錄，提交給人力資源專員負責校對并經綜合管理部經理審核后由綜 合管理部行7、政專員發布于公司 OA 系統通知公告欄。 3.33.3 員工通訊錄的更新員工通訊錄的更新 3.3.1 員工通訊錄由綜合管理部行政專員每月 3 日前定期更新，發布流程同本條 3.2 款。 3.43.4 員工通訊錄的監督、抽查員工通訊錄的監督、抽查 3.4.1 人力資源專員負責不定期（間隔最長 2 周）對通訊錄進行抽查，并將抽查結果反饋部 門經理和行政專員；對于抽查發現的不正確的信息，行政專員應立即予以更新。 4 4. .支持性文件支持性文件 無 5 5. .相關記錄相關記錄 5.1 CH-QR-XZ02-1OA 與郵箱申請表 5.2 CH-QR-XZ02-2通訊錄統計表 5.3 CH-QR-HR24離職手續完備表