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1、1 1 目的目的 為規(guī)范公司和各部門的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借 閱、下發(fā)、作廢及電子文檔的管理，并滿足文件的價值，使其可提供適 宜的培訓(xùn)、重復(fù)性和可追溯性，特制訂本文件管理規(guī)范。 2 2 范圍范圍 2.1 適用于公司內(nèi)各部門文件管理 3 3 職責(zé)職責(zé) 3.1 公司總經(jīng)理辦公室負責(zé)以公司名義對內(nèi)、外行文的編制、發(fā)文以及存檔 的文件管理。 3.1.1 總經(jīng)理辦公室指定專門的檔案管理員，統(tǒng)一負責(zé)公司所有原始檔案資料 的管理，以防止檔案資料管理的混亂、重復(fù)現(xiàn)象。 3.2 各部門負責(zé)以本部門名義對內(nèi)、外行文編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。 3.2.1 各部門指定一個兼職檔案管理員，負責(zé)本2、部門內(nèi)文件管理及收發(fā)管理 等。 3.3 公司總經(jīng)理辦公室負有對公司文件管理進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的職責(zé)。 4 4 規(guī)范內(nèi)容：規(guī)范內(nèi)容： 4.14.1 文件的分類：文件的分類： 為滿足不同文件的性質(zhì)及需要，總經(jīng)理辦公室及各部門應(yīng)對于各類文件 予以分類。 4.1.1 公司內(nèi)部管理文件類：以公司名義發(fā)出的規(guī)章制度、通知通報、人事任 免、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)等文件。 4.1.2 公司對外往來文件類：以公司名義與政府部門、上級公司、相關(guān)業(yè)務(wù)單 位及其它單位往來文等。 4.1.3 部門文件類：以部門名義發(fā)出的通知、通報、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)、請 示、報告等。 4.1.4 業(yè)務(wù)報告類：項目的調(diào)研報告、可行性研究報3、告、樓盤銷售情況、工程 進展情況、審計報告、公司按揭情況等。 4.1.5 業(yè)務(wù)合同類：工程合同、營銷合同、管理合同、設(shè)計合同、售樓合同等。 4 4.2 .2 文件的編制文件的編制 4.2.1 為保證公司文檔管理體系的有效性和持續(xù)適宜性，公司各類文件的編制 需按規(guī)定的格式和編號方法進行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得 有錯別字。 4.2.2 文件標(biāo)題定為小三號宋體字加粗，文件編號為小四號黑體字，文件內(nèi)容 為小四號宋體字。 4.2.3 各部門所有需以公司名義對外發(fā)文，都必須到總經(jīng)理辦公室文件管理員 處獲取統(tǒng)一發(fā)文編號加蓋公章后， 方可對外發(fā)文， 編碼方式為： 成萬科年 度序號，對政府部門發(fā)文需使4、用紅頭文件紙打印。 4.2.4 以公司名義下發(fā)的紅頭文件編碼規(guī)則為:成萬字年度第序號。 4.2.5 公司、部門日常性下發(fā)文件編碼規(guī)則為：總經(jīng)理辦公室成萬辦字年 度序號，財務(wù)管理部-成萬財字年度序號等，新增部門以此格式類 推。 4.2.6 部門日常無須存檔的零星發(fā)文不用編號。 4.2.7 文件格式的樣板（僅限于規(guī)章制度類文件使用） 成都萬科房地產(chǎn)有限公司 編號 名稱 版本 第 頁共 頁 編制 更改 審核 批準(zhǔn) 生效期 年 月 日 目的：目的：(要明確闡述編制和使用本文件的目的) 范圍：范圍：(要明確闡述本文件適用范圍。) 職責(zé)：職責(zé)：(要明確闡述本文件所列執(zhí)行部門或個人的職責(zé)。) 格式頭定為五號5、宋體字 （后附正文） 4.2.8 文件編號格式（僅限于規(guī)章制度類文件使用） ： VKCD 部門簡稱 XX-XX1 部門本類文件的支持性文件以“001” 起順推 部門本類文件順序，以“01”起順推。 見 4.2.8.1 公司名稱縮寫 4.2.8.1 各部門名稱簡稱：總經(jīng)理辦公室ZB，財務(wù)管理部CW，營銷策 劃部YXCH，設(shè)計部SJ，成本管理部CB，項目發(fā)展部-XM，珠峰 在線ZF 等。 4.4.3 3 文件的傳閱文件的傳閱 需公司領(lǐng)導(dǎo)審閱的非電子文檔類文件，由總經(jīng)理秘書負責(zé)傳遞至相關(guān)公 司領(lǐng)導(dǎo)并簽署文件處理表 ，由總經(jīng)理辦公室存檔或轉(zhuǎn)相關(guān)部門存檔。 4.4.5 5 文件的存檔文件的存檔 部門須規(guī)6、定本部門文件的歸檔時間，并做好保管工作，明確標(biāo)明存檔人、 案卷題名、案卷號、保管期限等。 （詳見檔案管理規(guī)范 ：檔案分類管 理、檔案編號方法） 4.6 4.6 電子文檔的管理電子文檔的管理 4.6.1 公司文件管理員負責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專 人負責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。 4.6.2 電子文檔須定期存儲，并按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類 文件，重要文件須加密，且以軟盤備份，并指定專人保管。 4 4. .7 7 文件的保密文件的保密 4.7.1 公司任一人員均有責(zé)任和義務(wù)保守公司的經(jīng)營管理機密，未經(jīng)公司或部 門負責(zé)人授權(quán)或批準(zhǔn)，不準(zhǔn)對外提供標(biāo)有密級的7、公司文件，以及其它未 經(jīng)公開的經(jīng)營情況、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。 4.7.2 公司以下文件需嚴(yán)格保密：辦公會議紀(jì)要、公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀(jì)要、 財務(wù)收支情況、重大事故分析報告、重要合同、薪金福利制度等。 4.7.3 部門負責(zé)人指定文件管理員負責(zé)妥善保管部門文件，并履行監(jiān)督職能。 如文件發(fā)生短缺或遺失，追究部門負責(zé)人和文件管理員責(zé)任。 4.7.4 任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印公司重要文件（4.7.2 所列文件） 。 4.7.5 任何人不得利用職務(wù)之便，擅自攜帶公司重要文件外出。 4.7.6 有權(quán)閱讀保密文件的公司任一人員均需對保密文件負有相關(guān)責(zé)任，務(wù)必 妥善保管所持有的涉密文件。 4.8 4.8 文件的查閱、借閱文8、件的查閱、借閱 4.8.1 非本公司人員不得查閱、借閱公司重要文件。特殊情況須部門負責(zé)人批 準(zhǔn)。 4.8.2 查閱文件不得帶離辦公室，嚴(yán)禁復(fù)印。 4.8.3 各部門如工作需要借閱文件時，須填寫借閱登記表 ，經(jīng)部門負責(zé)人批 準(zhǔn)后方可借閱；如需要借閱保密文件時，經(jīng)辦公室主任、部門負責(zé)人、 分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。借出的文件由文件管理員負責(zé)及時 收回并檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在借閱登記表的“備注”欄 加以注明，追究借閱者責(zé)任。 4.8.4 公司文件如需要隔夜借出，須征得部門負責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可借出， 并妥善保管。文件外借時間最長不得超過 3 天。 4.9 4.9 文件的下發(fā)、作廢處理文9、件的下發(fā)、作廢處理 4.9.1 新編或更改的管理制度類文件，在獲得批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室文件管 理員下發(fā)至公司全體。 4.9.2 各部門的臨時性管理文件，在獲本部門第一負責(zé)人批準(zhǔn)后，由部門文件 管理員發(fā)至公司各部門、室。 4.9.3 各部門的管理制度類文件， 在獲分管本部門的總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 由總經(jīng)理辦公室下發(fā)至公司全體。 4.9.4 在文件修改之前，各部門必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件開 始生效后，舊版文件自動失效。 4.104.10 文件的傳遞及報批文件的傳遞及報批 為配合公司辦公自動化的發(fā)展和信息系統(tǒng)的建立，提高工作效率， 達到辦公自動化、無紙化的目的。公司內(nèi)部間的往來文件均采用電子郵 件的形式。文件的報批請詳見電子郵件傳送管理守則 5 5、支持文件：、支持文件： 檔案管理規(guī)范 總經(jīng)理簽署：