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物業檔案管理培訓課件(29頁)
物業檔案管理培訓課件(29頁).pptx
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培訓課件
上傳人:偷**** 編號:398983 2022-06-01 29頁 991.18KB

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1、物業企業的檔案管理鄭群慧*年*月一、什么是物業檔案二、物業的檔案管理三、如何做好檔案管理四、案例分析一、物業檔案:(一)定義: 物業檔案資料是指從物業公司從事物業管理、服務過程中形成的作為原始記錄保存起來,以備考查的文字、圖像、聲像以及其他各種方式和載體的文件材料的總和。二、表現形式紙張、磁帶、光盤、膠片等手寫、復印、錄像、攝影、曬制、印刷等(四)按表達的方式不同:(一)按載體不同:(二)按記錄方法不同:(三)按給合方式不同: 圖、檔、卡、冊、表、證、計算機軟件、聲像材料等。文字、圖像、聲音等(三)特點:1、從形式上:留下了管理者的筆跡和簽名;2、在內容上:記錄著物業和關系單位的真實面貌以及管2、理過程的實際反映。u原始性u真實性(四)作用: 1、憑證作用: 物業檔案資料既不是事后編寫的,也不是任意搜集的,更不是虛假造作的,它是物業管理活動的真跡;具有法律憑證作用。2、參考分析作用: 物業管理檔案資料不僅記錄了物業管理活動的狀況,而且記錄了物業管理活動的發展,以及探索物業管理發展的成果。它對于查考既往情況、總結經驗教訓,摸清規律,具有重要的參考作用。 (五)檔案的內容/類別:1、物業權屬資料(技術資料和驗收資料);u業主資料u承接查驗資料2、服務提供過程中產生的資料;u主營業主收入過程中:如客戶服務、環境管理、秩序維護、工程維保等;u配套經營收入過程中:如有償維修、家政保潔、庭院代管、3、銷售案場服務等;3、物業企業內部管理過程中產生的資料u 內部:如員工檔案、培訓、企業收發文檔案等;u 外部:行業資料、媒體宣傳資料等 (六)檔案的分類方法:1、時間分類法:按資料產生的時間來分類; 例如:發文、員工檔案、業主檔案等;2、組織機構分類法:按企業內部組織架構 例如:如公共設施設備的維修養護記錄歸入工程部的運行記錄;3、事件分類法:按照全宗內檔案反映的事件進行分類。 例如:社區活動檔案;重大事件;承接查驗二、物業檔案資料管理:(一)物業檔案資料管理: 包括物業管理機構在物業管理活動中,對管理服務事項的原始記錄進行收集整理、歸檔、檢素、保存、分析利用,在某一時點上,及時、準確、全面地反映物業實物形態和使用狀況的有關資料與數據。1、檔案的收集與整理:注意事項:物業檔案資料收集工作要盡可能完善、及時、不錯不漏。A、完善:從空間上講面,從地下到樓頂、從本體到配套,從建筑物到環境;從時間上
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