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1、 芭蕾雨奧特萊斯廣場（中國佛山）項目推介暨招商說明會方案（招商會+酒會形式）前言 本次推介暨招商會為芭蕾雨奧特萊斯廣場（中國佛山）項目的璀璨亮相提供了一個高水準的舞臺,芭蕾雨奧特萊斯，將以一種全新的商業模式，在珠三角地區打造風行全球的奧特萊斯世界名牌折扣中心、世界級休閑商業集群、高品質低密度居住社區以及原味歐洲生活新都市，同時芭蕾雨奧特萊斯廣場（中國佛山）項目將根據地方特色，融合周邊高爾夫球場、溫泉、長壽古村、荷花世界等自然、人文景觀，打造全新的、多業態并存的城市新中心。其專業品牌優勢得到行業間的認可,與跨國集團強強聯手,使芭蕾雨奧特萊斯廣場（中國佛山）項目的招商工作提高到另一個嶄新的臺階,也2、為該項目的成功招商提供了良好的宣傳契機。一、目的1、借助芭蕾雨奧特萊斯廣場（中國佛山）推介暨招商說明會的召開，使其成為行業間熱議的話題，進一步提升奧特萊斯的整體國際品牌形象。2、增強客戶的投資信心,挖掘潛在品牌客戶。3、鞏固和豐富芭蕾雨奧特萊斯廣場（中國佛山）的品牌形象,借勢提升其未來的行業核心競爭力。二、時間：2011年4月8日三、地點：廣州白云國際會議中心（黃區，面積1200平方米，廣東省政府會議召開定點場所）四、會議主題： 五彩奧萊華麗綻放 芭蕾雨奧特萊斯廣場（中國佛山）項目推介暨招商說明會五、會議邀請對象1、客戶：有意向入駐項目的國內一線品牌供應商2、嘉賓：佛山市三水區政府相關領導 奧3、特萊斯中國有限公司相關領導 相關本地商會及行業協會領導3、媒體：專業媒體（待落實） 六、規模：預計約250個品牌，參會人員約400-500名。七、主辦單位：奧特萊斯佛山商業項目公司八、承辦單位： 九、協辦單位：奧特萊斯置業廣東有限公司、 珠三角深廣地區相關行業協會十、經費來源：由奧特萊斯置業廣東有限公司負責支付十一、會議活動內容佛山奧特萊斯項目推介暨招商會是奧特萊斯商業運營管理公司與各國際品牌商的一次溝通、深度洽談的聚會，同時也是品牌推介提供商與品牌尋找商的一次了解與溝通。通過招商會的舉辦，現場講解佛山奧特萊斯項目的招商具體內容，讓客戶了解該項目的經營理念、企業精神、招商項目、招商政策、招商方4、式、簽約方式等一系列具體內容。通過招商會一系列的組合式宣傳手段，提升品牌商的簽約信心。招商會整體要求：高調、張揚、大氣、規范，體現佛山奧特萊斯項目城市新中心的獨特魅力和高品質的運營管理公司實力。十二、推介目的1、傳遞“芭蕾雨”品牌理念，塑造“芭蕾雨奧特萊斯”品牌形象，全方位展示“芭蕾雨奧特萊斯”的戰略宏圖，以構筑城市群經濟圈高端產業資源集群為特色的高品質現代服務產業平臺，引航城市新中心為契機，為佛山“芭蕾雨奧特萊斯”高調定位，吸引國內外知名品牌廠家資源，聚集商氣，為招商造勢。 2、解讀商業模式、業態規劃、優勢特色，招商政策，品牌營銷戰略，展示芭蕾雨奧特萊斯的核心競爭優勢。國際一線品牌現場簽約，5、展示國際品牌資源優勢，推動國內品牌招商，促進簽約。 3、傳遞政府對項目所在地的商貿旅游規劃愿景，產業發展政策以及對佛山芭蕾雨奧特萊斯項目的大力扶持，增強入駐廠商的信心。（廣東省十大重點工程）訴求重點：投資實力、發展前景、需求項目、合作形式。十三、會議前期籌備工作1. 制定從2011年3月1日起至2011年4月8日止，工作時間表（倒計時），該表有工作項目、完成標準和要求、完成時間、跟進責任人、審核審批人等欄目。2. 由招商部負責對行業協會、代理行、品牌客戶的邀約工作。前期通過行業協會的合作和北京服裝論壇活動鎖定目標品牌商戶。3、會議相關合作方簽約。4、成立工作組，明確責任分工，具體職責分工如下：6、客戶邀請組（主要跟進客戶邀請，落實客戶到會的準確信息，以及酒店檔次確定和坐席的排位）客戶接待組（主要跟進客戶接送、酒店住宿安排、車輛的安排、VIP客戶特別接待、禮品及宣傳品的派送、以及客戶臨時需求的解決）媒體邀請組（主要跟進各專業媒體的邀請和到會的落實，以及新聞報道通稿的落實）策劃包裝組（主要跟進與外包策劃包裝制作公司的流程對接、現場布置方案、物料、燈光、音響、視頻、宣傳品的訂制等的落實）節目組（主要跟進節目、主持人、禮儀、發言稿、串場詞的落實）后勤保障組（主要跟進會場的確定、酒席餐食和酒水標準的確定、各類車輛的租賃、為會議服務所需物品的采購和運送，其中主要是禮品、酒水、餐前小食品的采購、協助7、策劃包裝組的會議現場的布置，以及撤場的車輛人員保障）工程保障組（主要跟進會議現場的電路保障、協助策劃包裝組會場布置及撤場保障）安保組（主要跟進會議現場的人員人身安全、物資防盜安全保障、遺失物品的招領、會場的消防安全、及車輛的引導停放指揮、與當地公安機關取得聯系，做到會議活動提前申報）序號事項完成時間負責部門1會議時間最終確定會議召開前30天招商運營部、營銷策劃部2與會議活動合作單位簽約會議召開前30天營銷策劃部、財會信息部3會議地點最終確定會議召開前30天招商運營部營銷策劃部財會信息部4請柬準備會議召開前30天招商運營部、營銷策劃部5發出會議前期邀請信息，初步統計參加會議人數會議召開前30天招8、商運營部、財會信息部6電話與酒店溝通，下訂金預訂場地和住宿房間會議召開前30天行政辦公室、財會信息部7正式發出會議邀請會議召開前25天招商運營部、財會信息部9禮品、接待服務項目籌備會議召開前25天營銷策劃部財會信息部會議活動合作單位10邀請領導出席會議會議召開前25天行政辦公室、營銷策劃部11招商說明會向客戶公布的政策的確定會議召開前20天營銷策劃部、招商運營部12招商說明會多媒體演示文件會議召開前20天營銷策劃部、招商運營部13邀請新聞媒體會議召開前20天營銷策劃部14攝影攝相人員邀請會議召開前20天營銷策劃部15新聞通稿、發言稿會議召開前20天營銷策劃部行政辦公室會議活動合作單位16電腦及9、視聽設備會議召開前20天營銷策劃部物業安保部會議活動合作單位17展架及展示內容會議召開前20天營銷策劃部物業安保部會議活動合作單位18會議物料、項目宣傳資料、會場布置物料籌備會議召開前20天營銷策劃部物業安保部會議活動合作單位19禮儀人員及相關禮儀用品(胸花、胸卡、簽字筆、合同書、香檳酒等)會議召開前10天行政辦公室招商運營部物業安保部會議活動合作單位20派發禮品準備會議召開前10天營銷策劃部招商運營部物業安保部會議活動合作單位十四、會議活動內容流程安排09：15 “芭蕾雨”品牌形象視頻“芭蕾雨”佛山宣傳視頻 09：45 嘉賓介紹09：50 佛山市(或山水區)領導講話10：00 佛山芭蕾雨奧特10、萊斯廣場總經理致歡迎辭 10：10 北京奧萊創新商業管理有限公司招商總監進行佛山芭蕾雨奧特萊斯廣場項目推介 10：40 奧特萊斯投資管理有限公司品牌中心總經理進行芭蕾雨奧特萊斯品牌營銷戰略推介11：10北京奧萊創新商業管理有限公司董事長萬文英女士講話 11：20奧特萊斯投資管理有限公司常務副總裁吳懷量先生講話 11：30佛山芭蕾雨奧特萊斯廣場招商推介咨詢洽談12：00佛山芭蕾雨奧特萊斯廣場招商推介會成功結束12：00佛山芭蕾雨奧特萊斯廣場招商酒會祝酒儀式13：30佛山芭蕾雨奧特萊斯廣場招商酒會結束13：30參會商家意向洽談或簽約（參觀項目現場，項目招商對口接洽）18:00 佛山奧特萊斯廣場招商11、酒會結束n 簽到環節1. 會場門口設簽到背景板、簽到臺；2. 禮儀小姐接待來賓簽到，來賓在簽到簿上題名；3. 簽到完畢，禮儀小姐向來賓派贈精美禮品，留念本次活動。n 奧萊酒會1. 上午集中推介會議結束，主持人請來賓移步到酒會現場，參加奧萊酒會。2. 名貴紅酒、七彩雞尾酒、精致西式糕點等禮遇來賓，讓來賓享受芭蕾雨輕松快樂時刻，創造更多機會。n 現場整體布置構想1. 酒會現場擺設圓腳高吧臺，飾以紗綢，營造高雅氛圍；2. 酒會側邊安排座椅，供來賓稍作歇息；3. 清晰的指示系統，方便來賓參加活動各個環節。十五、要求序號項目1統一印制請柬，并提前20天送至嘉賓，在會議活動前一天電話邀請確認。2相關邀請人12、員須于會議開始前30分鐘在進口處迎接嘉賓并陪同。（為嘉賓佩帶胸花、胸牌、并發放禮品領取證）3所有受邀嘉賓的禮品發放由邀請人憑請柬領取4嘉賓禮品為價值200元左右奧特萊斯公司的水晶紀念品（1個/人），項目宣傳資料（1套/人）5接待處設置在大堂進出口處十六、部門協作與工作分解（佛山項目負責，各部門密切配合執行，借用酒店的人力資源或和活動公司合作，共同完成會議活動）序號項目負責分管部門配備工作人員數目（各部門穿插換場使用）1嘉賓接待行政辦公室招商運營部會議活動合作單位10人2宴席安排行政辦公室招商運營部5人3貴賓名單行政辦公室招商運營部2人4現場秩序與控制物業安保部招商運營部6人5現場控制、請柬設計13、宣傳品設計營銷策劃部會議活動合作單位2人6發言稿營銷策劃部會議活動合作單位2人7防雨準備、請柬制作、禮品采購、文具、宣傳品印刷營銷策劃部行政辦公室會議活動合作單位4人8禮賓花招商運營部8人9現場保潔物業安保部8人10宣傳資料營銷策劃部2人11車輛、水、飲料、香檳招商運營部物業安保部6人12宴會廳、酒店布置營銷策劃部物業安保部5人13電器電源物業安保部2人14現場禮儀、布置、舞臺、媒體、攝影師跟蹤營銷策劃部物業安保部4人15其它部門人員隨時接受現場工作人員機動安排財會信息部6人16現場安全由酒店保安、物業部協同負責維持現場秩序物業安保部4人十七、會議后期工作序號事項負責部門招商意向洽談跟進招商14、運營部跟進媒體會議新聞報道情況，提供相關資料營銷策劃部行政辦公室會后總結各部門十八、物料清單序號事項需要數量企業宣傳資料套裝（項目專題宣傳片、項目宣傳資料）400套2會議場地布置物料3驅風清涼油、仁丹5盒十九、費用支出種類名稱說明單位數量單價小計備注餐飲、場租布場費用酒店方收取,項11250012500按4小時計算會議場租酒店方收取席12500025000按4小時計算餐費雞尾酒會（每位168元）+自助餐（每位138元）項400306122400此費用按400人用餐計算物料制作簽到背板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000尺寸待最后確定紅地毯布置全場走道鋪設紅地毯項13000300015、尺寸待最后確定舞臺主背景10*4MH,木結構設計特殊造型，中間鏤空放置LED項11500015000尺寸待最后確定采訪背景板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000晚宴主背景6*3.5MH,木結構設計特殊造型，中間鏤空放置投影項180008000簽到物料簽到本、筆一套， 項110001000簽約本簽約本20本本2040800簽約筆簽約筆10支支101201200領導胸花胸花30朵個3012360重要領導佩戴胸花臺花臺花七盆盤72201540臺花為簽到臺一盆；領導席三盆；主持臺一盆；簽約臺盆花2盆證件工作證、停車證各30張等套608.5510 邀請函份2007.51500只給重要領導，16、其他給電子邀請函租賃物料舞臺LED6*3.4MH,高清屏幕，租賃平方24180043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影儀項11000010000人員費用主持人男女主持各一名人21500030000趙榮+俎江濤 或者羅潔+王鵬 攝影現場拍照人員人210002000攝像全程錄像，現場同步，高清攝像機項112000120003人攝像 禮儀含服裝人835028002名禮儀為領導佩戴胸花，2名引導；2名在嘉賓休息室；2名在會場工作人員工作人員勞務費人152003000工作人員有：統籌、跟主持、催場、音頻視頻播放、物料統籌等工作人員餐飲項115001500其它運輸費含2臺大巴，從珠江新城接送17、嘉賓到會場項11000010000包括現場設備運輸等313310活動公司費用會議活動整體設計、活動執行費總費用15%項1143410 21511.5稅費總費用10%項10.0%33482 總 合 計368303.5以上費用未包括住宿費 備注：由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內容都會有調整，落實場地后報價費用將會有15%的上下幅度調整，特此知會。備注：1、由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內容都會有調整，落實場地后報價費用將會有15%的上下幅度調整，特此知會。附件：安保預案為保障會議活動的順利舉行，有需要對會議的準備、召開、善后各項工作進行全面的18、人員保護和會場安全保障。我們始終堅持“安全第一，預防為主”的方針和“誰主管，誰負責”的原則全面加強安保崗位責任制。圍繞防斷電、防火災、防外勤車輛交通事故、會場內外正常秩序維護為重點，充分考慮各種可能的突發狀況，認真制定應急預案 ，確保能高效完成此次大會的安保工作。一、認真落實安保責任制 按照“誰主管，誰負責”的原則，明確各崗位責任，把各項責任目標進行量化、細化、深化，層層分解，目標到人，并納入到會后總結考核之中。二、人員編制根據此次會議的內容和規模，分成工作內容不同的若干小組：1、防斷電、火災小組職責：聯系會場物管方和電力局，確定會議當天供電情況（有無斷電安排）。會議召開前一周，再次與供電局確19、認有無供電變化。會議召開前十天，進入現場查看電源總開關有無安全隱患。并與會場方協商會議當天，派專人看管會場電源總閘，防止意外或人為原因造成斷電情況。會議召開前十天，查看會場備用電源情況，如配電房、備用電能、后備發電機、以及安全通道、應急照明燈等設備設施完好情況（獲得會場室內平面圖）。會議召開前十天，現場查看安全火災安全隱患，現場有無易燃、易爆、有毒等化學品。現場滅火器材配置數量是否短缺，是否過期，消防栓、消防斧等是否損壞。安排一位工作人員負責堅守安全通道大門，正常情況下可配合維持現場秩序，緊急情況時負責安全通道的暢通及人員疏散時的秩序。（在該名工作人員順手處放置一臺干粉滅火器）2、會場外圍秩序20、疏導組公司邀請交通管理部門，在會場四周主干道路口增設交通安全管理人員。組織2-3名同事協助會場方保安，保證參加會議活動的車輛能夠安全、及時地停放至指定停車位，最好能人車分離。嚴防車輛擦刮、碰撞、甚至人員傷亡事故，以免現場擁堵或混亂。3、人員安保組分人群、分時間段提供各類客戶的安全保障服務。三、賓客住宿期間的保護范圍赴會的各界嘉賓，根據賓客級別，安排不同檔次的房間居住。 安保人員遵從以下幾點保障賓客的住宿安全：與酒店保安部門建立聯系，保證賓客在住宿期間在賓館內發生突然意外時即時獲得消息互通（如：心臟病、高血壓）。在每間嘉賓房間顯著位置掛置事先打印出的該賓館緊急通道路線圖，以及指定后勤人員的聯系電話，方便賓客在有特殊情況時聯系我們。四、招商會現場的安全保護工作處于本次會議的安全級別評估，會議期間會場內發生惡性傷人的可能性很小，故食物、飲料、酒水等不在監管范圍。如有安全需要，公司會在主入口處設置安檢裝置。在會場內設置2-4名游動或假扮賓客的安保人員，便于及時處置突發事件。 11