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1、第 1 頁 共 4 頁維也納酒店集團文件維也納酒店集團文件維也納酒店集團文件維也納酒店集團文件集團文檔資料管理機制集團文檔資料管理機制集團文檔資料管理機制集團文檔資料管理機制為了充分運用和傳承好員工的管理智慧 ，繼承和發展集團制定的各項管理制度、標準和流程，通過對文檔資料的規范管理，能清晰的了解集團每一項管理標準、制度、流程的歷史優化軌跡，特制定集團文檔資料管理機制，其管理策略如下：二、文擋資料的二、文擋資料的二、文擋資料的二、文擋資料的責任管理部門和編號、存儲規則責任管理部門和編號、存儲規則責任管理部門和編號、存儲規則責任管理部門和編號、存儲規則序號文檔類型編號規則存儲備份規則責任部門1標準2、化資料“BZ”+分類號+序列號按崗位名稱和版本號分類保存體制創新辦2培訓資料“PX”+分類號+序列號按培訓類型和版本號分類保存管理學院3集團工作目標成果“CG”+部門號+年份+月份按部門名稱分類保存CEO 助理4分店工作計劃總結“JF”+分店序號+年份+月份按分店名稱分類保存運營總監5執行文件集字(運字創字)+年份+序號按集字運字創字分類保存總裁辦6創新成果“CX”+年份+序列號按年份分類保存體制創新辦要求：1、董事長秘書對以上資料進行統籌監督管理，各責任部門每月 28 日前必須將更新資料按“編號和存儲備份規則”拷貝到董事秘書處留存副本。2 2、分店序號、部門號、標準化分類號、培訓分類號的標準3、定義參見附件第 2 頁 共 4 頁三、文擋資料的管理流程三、文擋資料的管理流程三、文擋資料的管理流程三、文擋資料的管理流程要求要求要求要求1、資料發放原則各部門必須將以上 6 大類資料發送到相應的責任部門，由責任部門進行發放或歸檔管理，然后上傳網絡，由信息中心建立用戶和根據崗位級別設置瀏覽權限。2、資料優化原則每一個資料文件都有版本號，初始版本號為 V1.0,優化后的版本號為 V2.0、V3.0 。資料優化后，責任部門應立即進行網絡更新，歷史資料（低版本資料）保存到本地硬盤，網絡更新時必須留下更新日志，記錄更新內容和歷史資料在本地硬盤存放的位置。3、數據安全防患信息中心每月進行系統數據備份,建4、立好數據安全防患措施。本文件從 2010 年 11 月 6 日開始執行。特此通知。集團六大類文擋資料發送給相應的責任部門責任部門進行本地硬盤分類備份員工按權限進行網絡查詢由責任部門上傳網絡每月 28 日前，拷貝到董事長秘書第 3 頁 共 4 頁附件：1、 “分店序號”的標準定義分店序號為開業順序號，舉例如下：2、 “部門號”的標準定義部門號的標準定義如下：001總裁辦002運營部003人力資源中心004財務中心005物資采配中心006市場銷售中心007信息中心008軟件開發部009管理學院010市場營銷中心011預訂中心012工程維護部013安全服務部014質檢部015審計監察部016加盟中心5、017事業發展投資中心018工程建設部019工程設計部020招商部021體制創新辦100各分店3、 “培訓分類號”的標準定義培訓分類號的標準定義如下：001總經理培訓班、002經理提升班003前廳經理培訓004客房經理培訓班005安保經理培訓班006工程經理培訓班007初級領導藝術班008HR 專員培訓班009員工指導認證培訓班第 4 頁 共 4 頁4、 “標準化分類號”的標準定義標準化分類號=部門號+崗位號，其標準化分類號定義舉例如下：一、分店標準化分類號一、分店標準化分類號10001分店總經理10002分店前廳經理10003分店客房經理10004分店財務經理10005分店工程經理10006分店安保經理10005分店銷售經理10006分店客戶經理10007分店 HR 專員10008分店出納10009加盟店須知二、集團部門標準化分類號二、集團部門標準化分類號00101總裁辦主任00102辦證部總監00102法務部經理00201運營總監00202標準化總監00203督導支持副總監注：由于集團部門組織架構還在規劃中，故集團部門標準化分類號待確定中。