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1、建設工程檔案管理第一節 建設工程檔案概述一、建設工程相關術語1、建設項目：指建筑、安裝等形成固定資產的活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實行統一管理的單位。2、單位工程：指建設項目中具有獨立設計文件、可獨立施工，建成后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程。 規模較大的單位工程，可將其能形成獨立使用協能的部分分為子單位工程。 3、分部工程：指單位工程中獨立組織施工的工程。單位工程中一般按專業性質和工程建設部位劃分和確定分部工程的。4、分項工程：是分部工程的組成部分，由一個或若干個檢驗批組成的基本單元工程。一般按主要工種、材料、施工工藝、設備類型2、等劃分。二、建設工程工作程序及其文件材料的形成 1、項目建設議（立項階段） 2、可行性研究階段 3、設計（初步設計）階段 4、建設（開工）準備階段 5、建設實施階段 6、竣工驗收階段三、建設工程檔案的概念 建設工程檔案（又稱建設項目檔案、基建檔案）是指在工程建設過程中形成的應歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。四、建設工程檔案的特點 成果的成套性、形成領域的廣泛性、內容的專業性、利用的時效性、管理的動態性、記錄形式的多樣性，等等第二節 工程文件材料管理一、工程文件、檔案管理的措施1、將項目檔案納入“項目法人制”、“招投標制”、“工程合同制”、“工程監理制”中；2、堅持項目檔案工作與項目建設同步3、進行； “四同步”：下達工程計劃任務與提出文件材料歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步；工程竣工驗收與驗收工程竣工檔案同步；項目申報評優及項目有關人員晉職評優時，檔案部門同步出具專題歸檔證明材料同步。3、建立健全項目檔案管理制度 檔案管理制度、匯總制度、保密制度、利用制度、圖紙更改制度、竣工圖編制辦法、項目文件歸檔范圍、文件收發文登記制度、文件流程控制制度等4、采取經濟制約措施，實行工程檔案質量保證金制度（僅適用于建設單位與施工、監理等單位的合同要約，任何國家部門均不得收取工程檔案保證金）二、各參建單位文件、檔案管理的職責 1、建設單位的職責 建立健全檔案管理規章制度；對設計、4、施工、監理等單位檔案工作進行檢查、指導；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預驗收和專項驗收；向有關國家部門移交檔案。 2、勘察、設計單位 收集、整理勘察、設計基礎材料和有關的設計文件；參與編制竣工圖；向建設單位移交檔案。3、施工單位 收集、整理所承擔工程施工過程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設單位移交檔案。4、監理單位 收集、整理監理工作中形成的文件；對施工檔案特別是竣工圖進行審查；向建設單位移交檔案。 5、科研單位 收集、整理所承擔科研課題工作中形成的文件；向建設單位移交檔案。三、文件的收集（一）收集范圍 建設工程的收集要根據國家重大建設項目文件材料歸檔范5、圍及行業頒布的有關歸檔范圍，并結合本項目的實際情況，制定該項目文件的歸檔范圍。 （二）收集方法 1、依據標準范圍收集 2、根據工程性質收集 3、采取有效措施收集“四列入” ：將文件材料的形成列入計劃管理，列入施工管理及考核范圍，列入有關領導和技術人員崗位職責，列入經濟責任制建立檔案工作機構及網絡。“三參加”：檔案人員參加設備開箱、參加各單位驗收和項目總驗收、參加項目技改鑒定；實行文件登記，對文件流程進行控制。4、抓住重要環節收集工程設計檔案：主要抓住初步設計完成階段、設計結束和總結階段；工程施工和竣工檔案：關鍵抓住交工和竣工驗收階段；設備檔案：與土建工程連在一起的設備在工程竣工驗收階段進行收集6、；自制設備在設備鑒定時進行收集；外購設備在設備開箱驗收時進行收集；科研檔案：抓住年終總結、成果鑒定階段。5、建立檔案管理網絡建設單位分管領導檔案員勘察單位設計單位監理單位領導及檔案員領導及檔案員領導及檔案員領導及檔案員各部門領導及檔案員施工單位（三）合理確定文件歸檔的時間 1、按工程結束時間歸檔 2、按項目建設程序或階段歸檔 3、按單位、分部、分項工程結束時間歸檔 4、按年度歸檔 5、隨時歸檔 （四）保證文件歸檔的質量 1、對文件齊全、完整的要求 應保證歸檔文件的齊全、完整，真實反映工程建設的全過程。對照歸檔范圍，查該歸檔的文件材料是否歸檔完整；各單位（子單位）工程的文件材料是否歸檔完整；各工7、序、階段的文件材料是否歸檔完整；從文件的前后聯系查是否歸檔完整，如：請示與批復，正文與附件，原材料出廠證明與試驗報告、臺帳、使用清單，監理通知與反饋，監理例會、月報是否連續，圖紙是否與圖紙目錄對應，設備材料是否與清單對應，現場的口頭變更是否及時補全，等等。2、對文件內在質量的要求歸檔的文件應為原件，原則上不得出現復制件；文件內容應真實、準確且填寫完整；竣工圖應真實地反映工程建設實際情況；文件中數據不得隨意涂改；簽字蓋章手續完備；字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。3、對文件材質的要求紙張材料：紙張的強度、厚度及規格應符合有關要求；書寫材料：文件的書寫、繪圖和簽字要采用耐久性強的書寫材料，禁止用易褪色8、的書寫材料；打印、復印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。特殊材料：電子、錄音、錄像文件的材質及存儲格式應符合國家標準要求，并保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。4、對文件屬性的區分科技文件與政務文件；科技文件與科技資料。5、對文件價值及密級的區分保管期限：永久、長期、短期密級：根據國家有關文件密級規定執行第三節 工程竣工圖的編制一、編制形式 1、按圖施工沒有變更的，直接蓋竣工圖章，即可作為竣工圖； 2、 一般變更的，在原施工圖上修改，蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖； 3、重大變更的，或圖面變更面積超過35的，應重新繪制竣工圖，蓋竣工圖章后9、，方可作為竣工圖。二、對竣工圖進行四方會審 由建設、設計、施工、監理等參建單位對竣工圖編制的準確情況進行會審，以保證竣工圖能真實地反映工程建設實際狀況。三、蓋竣工圖章 所有竣工圖應由編制單位逐張蓋竣工圖章，竣工圖章中的內容應填寫齊全、清楚，不得代簽； 竣工圖章蓋在標題欄附近空白處，若正面無空白處，則蓋在對應圖紙的背面左上角； 蓋竣工圖章時應使用不易褪色印泥。竣工圖章格式：四、竣工圖的折疊 折疊后圖紙幅面一般應有A3或A4的規格； 無論采用哪種折疊方法，折疊后圖紙的標準欄應露在外面； （參照GB1060989技術制圖、復制圖的折疊方法） 第四節 工程檔案的整理 一、分類 建設單位應根據本工程項目10、檔案數量的多少，來確定檔案設置的類目層次。對于大型項目，要以整個項目為分類對象，在分類時，首先以工程項目的建設程序和性質來區分，然后在每個大類里，再按單位工程或專業、階段等進行分類。如施工檔案可以再按各單位工程進行分類。對于小型項目，形成的檔案數量較少，可以不設二、三級類目，直接按建設程序對檔案進行組卷整理后依次排列即可。 二、組卷 （一）組卷要求 案卷必須是一組具有有機聯系的文件；案卷內文件的數量要適度；案卷內文件的保存價值和密級應基本一致；案卷應力求整齊美觀，便于管理和使用。 (三）組卷方法 1、按結構組卷； 2、按單位（單項）工程組卷； 3、按工序或階段組卷； 4、按專業組卷； 5、按問11、題組卷； 6、按名稱或文件性質組卷； 7、按地區組卷； 8、按時間組卷。 三、卷內文件排列 1、圖樣的排列 在形成時編制了圖樣目錄，按已編制的圖樣目錄順序進行排列；在形成時沒有編制圖樣目錄，一般按總體和局部關系排列，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部的居中，細部的排后。 2、文字材料的排列 （1） 按重要程度排列； （2）按工序排列； （3）按地區排列； （4）按時間排列； （5）按習慣排列。 3、圖文混合文件的排列 有的案卷是由圖樣和文字材料混合組成的，其排列一般是文字材料在前，圖樣在后。 四、案卷編目 1、編頁號 2、編卷內目錄 卷 內 目 錄卷 內 目 錄 3、填寫卷內備考表 卷內備考表 12、互見號：JZ101（照片） 4、案卷裝訂 案卷采用整卷裝訂、不裝訂（圖紙可不裝訂）二種形式；不裝訂時，應在每份文件的右上角加蓋檔號章，文件要按目錄編排次序排列； 5、填寫案卷封面和脊背 （1）案卷題名：案卷題名在結構上由3個部分組成，字數一般不超過50個字； 案卷題名=項目名稱+內容特征+文件名稱 如：某高速公路工程開工報告及施工組織設計 某高速公路工程勘察、設計、土建施工等合同 某高速公路工程G1標西福管理區收費管理樓竣工圖 不規范的案卷題名，如： 某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 變更文件 施工文件 竣工圖 合同文件 某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構件、防水卷材、水泥漆、減水劑、13、砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗、水泥、細集料、碎石、磚、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂漿試塊強度報告和試驗報告 （2）立卷單位； （3）起止日期； （4）保管期限； （5）密級； （6）檔號； （7）案卷脊背：填寫保管期限、檔號和案卷題名。案卷封面填寫示意表 6、編寫案卷目錄（科技檔案分類目錄）科技檔案分類目錄 類別第五節 工程檔案的驗收一、有關依據文件1、福建省人民政府辦公廳關于公布省建設廳29個部門行政審批項目的通知（閩政200645號）：第163項“建設工程檔案的專項驗收或簽證”（省檔案局）2、國家檔案局、國家發展和委員會“重大建設項目檔案驗收辦法”（檔發20062號）3、福14、建省檔案局、省建委“福建省建設項目（工程）竣工檔案驗收細則”（閩檔199360號）（年內將作修改）二、驗收的組織和程序三、驗收的內容 1、項目檔案的基礎管理工作； 2、項目檔案的完整、準確、系統情況； 3、項目檔案的安全。 第六節 工程檔案的移交一、有關依據文件1、2002年12月省人大九屆常委會“福建省檔案條例”：第十條“在重點建設項目竣工驗收和重大科研項目成果鑒定后三個月內，建設單位或承擔單位應當將檔案的整理保管情況報同級人民政府檔案行政管理機構備案，并按照國家規定將檔案移交有關國家檔案館保存。省級以上重點建設項目和重大科研項目的檔案資料，應當按照規定送省級國家綜合檔案館保存。”2、福建省15、人民政府辦公廳關于公布省建設廳29個部門行政審批項目的通知（閩政200645號）：第161項“城市建設檔案館接收規定范圍以外檔案審批”（省檔案局）3、國家檔案局“城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法”（檔發字199720號）4、福建省檔案局“福建省重點建設項目檔案移交辦法（暫行）”（閩檔200378號）二、移交的單位及內容1、向業主單位、生產使用單位移交全部檔案；2、向有關行業主管部門移交的檔案，按行業規定辦理；3、向國家綜合檔案館移交部分檔案，根據不同類型有不同要求；4、城市規劃區的項目向當地城建檔案館移交部分檔案，按城市建設檔案歸屬與流向暫行辦理。三、移交的案卷質量 必須符合科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2000 ）和國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）等標準要求四、移交的載體 項目檔案紙質原件移交給業主或生產使用單位；向有關國家檔案館和行業主管部門移交的項目檔案可以為多套的紙質原件或項目檔案縮微品、檔案紙質復制件等。