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1、-1-中國海外發展有限公司工程文檔管理辦法 第一章 總 則 第一條 第一章 總 則 第一條 為明確中國海外發展有限公司（簡稱“發展”或“公司”）總部、區域、地區、項目在工程文件的收集、登記、使用、保管、歸檔管理過程中的職責和要求，指導項目正確收集工程相關的信息并進行分析處理，確保工程資料順利移交檔案館，不影響竣工驗收，同時有完整的資料移交地區公司檔案管理部門、物業公司、工程維修中心，確保工程文檔資料保存完整，過程可查閱、事后可追溯,制定本辦法。第二條 第二條 本制度適用于發展在內地全額投資、控股項目或由發展負責工程管理的房地產開發項目。第二章 職責及分工 第三條 第二章 職責及分工 第三條 集2、團工程管理部工程文件歸檔范圍 序號 序號 文件名稱 文件名稱 保管期限保管期限 01 請示、批復、通知、報告、預警函、風險提示函（電子件）永久 02 區域工程管理月報、專題會議資料（電子件）永久 03 綜合評估及入伙評估報告資料（電子件）永久 04 一階段推演及評審文件、項目重大技術方案文件（電子件）永久 05 其他（總部認為需保存的資料）永久 加 評估飛檢資料 永久 第四條 第四條 區域運營管理部工程文件歸檔范圍-2-序號 序號 文件名稱 文件名稱 保管期限保管期限 01 項目概況（策劃資料、發展計劃、后評估資料等）（電子件）永久 02 工作手冊（項目管理關鍵工作指標形成的管理手冊）（電子件3、）永久 03 項目巡檢報告、綜合評估檢查資料、交付評估報告資料、安全飛檢報告資料、材料飛檢報告資料、會議紀要（電子件），一階段推演及評審文件、二階段推演及評審文件、項目重大技術方案文件（電子件）永久 04 其他（區域認為需保存的資料）永久 第五條 第五條 地區工程管理部工程文件歸檔范圍 序號 序號 文件名稱 文件名稱 保管期限保管期限 01 代工維修函件、維修通知、委托維修告知（原件合約部保留，工程部保留網上流程審批意見并電子歸檔）永久 02 維修報價書（原件合約部保留，工程部保留掃描件備查和管理使用）永久 03 維修專項方案 永久 04 項目概況（策劃資料、發展計劃、后評估資料等）（電子件）4、項目巡檢報告、月度評估檢查資料、綜合評估檢查資料、交付評估報告資料、安全飛檢報告資料、材料飛檢報告資料、會議紀要（電子件），一階段推演及評審文件、二階段推演及評審文件、各專項策劃報告及評審文件（竣工專項策劃、市政專項策劃、交付策劃、維修策劃等）、項目重大技術方案文件（電子件）、竣工圖、會議紀要 永久 05 通知、請示、批復、工作計劃 永久 06 其他（地區認為需保存的資料）永久 第六條 第六條 項目工程文件歸檔范圍 項目工程文件按企業發展集團有限公司檔案分類方案的規定屬于基本建設類檔案的一部分，分為A類檔案和B類檔案，A類檔案是指應移交城建檔案館的檔案，B類檔案是指無需移-3-交城建檔案館的檔5、案，移交城建檔案館、項目物業管理處的基本建設A類檔案應按當地城建檔案館、項目物業管理處的要求整理，項目應主動與當地城建檔案管和項目物業管理處充分溝通，了解對方的歸檔要求，避免返工，移交地區公司檔案管理部門的基本建設A、B類檔案應按公司檔案分類方案要求整理，項目應歸檔的B類文件如下表：序號 序號 文件名稱 文件名稱 保管期限保管期限 01 工作聯系單、請示、專題會議紀要 永久 02 與政府部門的往來函件 永久 03 與監理單位往來函件（監理通知單、監理回復、監理工程聯系單等）永久 04 與分包單位往來函件（工程指令、工程聯系單、工程約談記錄、合約約談記錄、罰款通知單等）永久 05 進度管理文件（6、各類計劃文件、項目協調會會議紀要、項目發展月報、項目進度周報、工程進度檔案卡）永久 06 質量安全管理文件（工程總部評估報告、公司月度評估報告、項目質量周評估、各類評估報告的處理結果回復）永久 07 技術管理文件（樣板評審記錄、界面移交記錄、技術交底記錄、技術核定單等 永久 08 項目管理總結（項目后評估報告等）永久 09 發展管理報表（月報、季報及其它）永久 10 監理文件 永久 11 施工文件 永久 12 竣工圖 永久 13 燃氣工程竣工驗收報告 永久 14 消防工程驗收意見 永久-4-15 電梯、扶梯等特種設備驗收結果通知單 永久 16 防雷裝置驗收意見書 永久 17 規劃驗收合格證 永7、久 18 建設項目環境保護竣工驗收文件 永久 19 有關行政職能部門對建設項目的人防、節能、排水設施、交通監控、衛生等行政管理的內容的專項驗收文件 永久 20 公共服務基礎設施專業公司檢查認可文件（水務、供電、燃氣、網絡、通信等）永久 21 竣工移交證書 永久 22 市政基礎設施工程質量保修書 永久 23 建設工程質量監督報告 永久 24 建設工程竣工驗收備案文件 永久 25 建設地點原始原貌場景照片 永久 26 拆遷平整場景照片 永久 27 開工奠基場景照片 永久 28 施工場景照片 永久 29 重大事故處理場景照片 永久 30 工程竣工全貌場景照片 永久 31 其他（地區公司結合自身實際補8、充）永久 第七條 第七條 集團、區域、地區的工程文件歸檔由部門負責人指定專人負責，地區公司工程管理部應聯合檔案管理部門定期組織對項目內業工作的檢查，避免過程資料收集不完整給公司帶來損失的情況發生，項目的工程文件歸檔由項目負責人組織落實，項目內業工程師負責對文件進行收集、整理和歸檔，對查閱文件進行登記、注銷，將歸檔文件向地區公司檔案管理部門移交，將過期或作廢文件銷毀并做銷毀記錄。-5-第八條 第八條 項目負責人應注意收集政府主管部門發布的政策法規和國家行業標準，尤其是當地特殊的工程管理方面的規定，如質量檢查與監督、驗收程序、安全文明施工、材料送檢、環保控制等方面的政策變化，并將這些信息傳遞至項目9、內業工程師保存并傳閱，專業工程師負責收集來自施工現場的信息并記錄、傳遞。第九條 第九條 項目工程經理在總、分包單位招標和監理單位招標時，應向潛在的中標單位明確，項目竣備前須向當地檔案館和項目工程團隊移交A類檔案資料各一套，項目竣備后1個月內須向項目工程團隊移交A類資料二套（物業公司、地區公司檔案管理部門各需一套），移交B類檔案資料3套（項目、物業公司、地區公司檔案管理部門各需一套），并跟蹤合約管理部將此要求寫入合同。第十條 第十條 項目總監在批復后期工程款時，應向項目工程經理了解A、B類檔案移交情況，施工單位、監理單位如未按規定完成檔案移交，暫停工程款支付，直至檔案移交完成。第十一條 第十一條10、 項目總監應將A、B類檔案管理情況納入相關人員的績效考核，確保檔案收集及時、全面。項目內業工程師應在開工前或者合作單位進場后對項目管理人員和合作單位做好資料收集要求的交底，并在項目實施過程中注意B類資料的收集，同時監督合作單位收集整理A類資料。第三章 程序內容 第十二條 第三章 程序內容 第十二條 文件夾的建立。在文件柜和電腦中建立相同的文-6-件夾，紙質文件和電子掃描文件一一對應存檔。第十三條 第十三條 項目內業工程師負責確定收發文件的有效性，收文時應檢查所收文件（建設主管部門、監理單位、設計院、承建商、供貨商等來函）是否有來函單位的公章或加蓋國家相關專業注冊工程師印章，并檢查來函日期的有效11、性，在確認有效性后方可履行簽收手續，嚴禁在來函原件上簽收，對于自己不能確定是否簽收的文件，電話請示項目總監后按項目總監的要求辦理。所發文件發至收函單位，收件人必須在發文記錄和文件的簽收欄上簽字。第十四條 第十四條 所發文件為傳真件時，必須將此文件和傳真回執一并存檔。第十五條 第十五條 所發文件為電子郵件時，必須在規定的時間內補發此文件的原件、完善簽字手續、并備注電子郵件發出時間及對方收悉時間。第十六條 第十六條 確定文件歸檔類別（一）工程技術文件：指與工程技術、經濟相關的竣工驗收和辦理結算需要的全部文件。序號 序號 文件名稱 文件名稱 01 工程開工復工報審表 02 各種施工方案及審批 03 12、圖紙會審記錄 04 工程指令、設計變更 05 技術聯系、技術核定單-7-06 罰款單 07 重大質量與安全事故調查報告及處理意見 08 與分包單位的往來函件 09 會議紀要、項目例會、工程例會、其它會議 10 收發文登記 11 竣工驗收表（二）外來文件：指本部門收集或收到的來自外單位或建設主管部門且不屬于上述工程技術文件內容的文件。（三）內部文件：指內部制度、手冊、部門之間往來函件（項目發往公司部門的函件走內網流程，內網自動生成文號，內網自動對接進數字檔案館系統）及本部門編制的文件（如項目管理制度、分包商管理制度、項目的組織架構及各成員崗位責任制）等。（四）圖書資料：指工程標準、規范、規程、圖13、集、手冊等技術經濟管理類參考書籍和資料。第十七條 第十七條 文件編碼：確保項目發出的文件都有唯一編碼，便于文件識別、追溯和控制，編碼方法參照集團綜合管理部發布的企業發展集團有限公司檔案分類方案，地區公司工程管理部應協調檔案管理部門對項目進行編碼的指導和交底。第十八條 第十八條 文件控制用章由項目內業工程師負責刻制、保管和加蓋，文件控制用章及使用說明見下表。序號序號 印章名稱 印章名稱 使用說明 使用說明 使用顏色使用顏色 -8-1 文件傳閱章 部門文件傳閱記錄用章 藍色 2 施工用圖 現場施工專用圖章 藍色 3 作廢文件 表示該文件已作廢 紅色 第十九條 第十九條 歸檔文件查閱應進行查閱登記，14、受控文件復印無效。借出查閱的文件要按時歸還并注銷查閱登記。第二十條 第二十條 文件銷毀。過程文件和作廢文件，定期進行清理，按文件保存期限進行銷毀。第二十一條 第二十一條 圖紙文件發放與接收。所有設計圖紙（含設計變更）均由設計管理部內業工程師發放，由項目內業工程師接收，應有圖文發送通知單（設計變更須附 項目設計變更指令 和 設計變更審批表），圖文發送通知單中須注明版次、用途、前版（有時）是否作廢等信息。圖紙文件接收后報項目負責人在原件上批閱簽字，內業工程師根據批閱內容發放圖紙（含發放單位、發放數量及跟進工程師）。第二十二條 第二十二條 文件移交。項目計劃竣工驗收日前三個月，項目工程團隊應組織各參15、建總分包單位召開竣工資料編制的動員大會，由總包單位負責牽頭按當地城建檔案館的要求收集、匯總竣工資料，各分包單位應按總包的要求整理資料并向總包單位移交，項目工程團隊應做好跟蹤監督工作，避免出現工程資料檔案館不予接受而導致項目不能按時竣工備案情形，提交檔案館日期按政府規定執行。在竣工備案后的三個月內，竣工資料和竣工圖-9-應由施工單位收集、整理完整，經監理及項目審核后，由項目內業工程師向地區負責檔案管理的部門、物業公司各移交一套（含電子版），并按檔案管理部門的要求使用“數字檔案館”錄入對應的工程文件。第二十三條 第二十三條 竣工圖紙編制和審核要求，竣工圖紙應完整（把所有設計變更和工程變更全部都反映16、出來，真實反映實際施工內容），應經監理、施工單位、設計院審核簽字確認，項目工程團隊在審核用于結算的竣工圖時應防范施工單位對結算竣工圖進行造假，如偽造設計變更，增加莫須有的建筑做法，不刪除現場未實施的建筑做法，偷換造價占比較大的鋼筋型號、間距等。第二十四條 第二十四條 竣工圖專項要求：承建商需提供一切有關政府部門、市政配套及各有關部門所需的能反映建設過程全貌的竣工資料及竣工圖紙。總承包單位應擔綱竣工資料協調管理角色，負責統領各分包單位對竣工資料進行建檔、組卷、審核以及移交工作，包括某些相關過程資料的配合蓋章工作。總承包單位應負責城建檔案館資料預驗收工作，工程竣工后，還須提供三套計算機光盤及三套上17、述竣工資料及圖紙移交給項目。特對竣工圖的編制與評審提出以下要求：（一）按總承包合同對應的施工內容由總承包單位編制竣工圖，應包括建筑、結構（含鋼結構）、建筑給排水及采暖、建筑電氣、燃氣、智能建筑、通風空調工程（含人防工程）等；竣工圖中應包含全部設計變更以及詳細施工節點做法（地下防水節點-10-做法、施工縫和后澆帶做法、肥槽回填和地下室回填做法、附屬門頭和臺階地基基礎和結構做法、外窗收口節點做法、外墻保溫、石材、磚、線腳、窗臺、挑檐等施工構造連接節點做法、屋面防水保溫節點做法等等）。（二）按專業分包合同對應的施工內容由專業分包單位編制竣工圖（主要包括幕墻工程、鋁合金窗工程、外墻保溫裝飾工程、欄桿工18、程、弱電智能化工程、電梯工程、消防工程、供配電工程、紅線內室外小市政工程、景觀綠化工程等），應包括專業深化設計施工圖、施工安裝節點做法圖及設計變更等，圖紙需原建筑設計單位和設計管理部簽認。（三）各專業竣工圖均應經監理、項目（各專業工程師負責）、設計管理部、合約管理部、地區公司工程管理部共同審核，對竣工圖的完整性和準確性進行審核并簽署竣工圖審核會簽表，與竣工圖一起存檔。（四）竣工圖=施工圖+工程指令（設計變更+工程變更）。（五）其他要求按XX市城市建設檔案管理辦法的規定執行。第二十五條 第二十五條 工程文件歸檔的具體做法參見 建設工程文件歸檔規范_(GBT50328-2014)第四章 附 則 第二十六條 第四章 附 則 第二十六條 本辦法由發展工程管理部負責解釋。第二十七條 第二十七條 本辦法自發布之日起實施。