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1、 材料采購過程控制程序1. 目的保證所采購的材料、設(shè)備和服務(wù)價格合理并符合規(guī)定的質(zhì)量要求及工期要求。2. 適用范圍適用于公司房地產(chǎn)開發(fā)所需的由建材供應(yīng)部負責采購的材料、設(shè)備和服務(wù)。3. 引用文件3.1 GFP6-3材料供應(yīng)商控制程序3.2 GFP6-4材料（設(shè)備）選型清單確定程序3.3 GFP9-1項目總體計劃控制程序3.4 GFP10-1材料（設(shè)備）檢驗及檢驗狀態(tài)控制程序*3.5 GFP13-1不合格控制程序3.6 GFP15-1材料貯存搬運控制程序 4. 定義4.1大型設(shè)備：指電梯、空調(diào)設(shè)備、電氣設(shè)備、水處理設(shè)備等。4.2材料：指大型設(shè)備以外的其它建筑材料。5. 職責5.1總經(jīng)理負責：審批2、大型設(shè)備、金額大于100萬元（含100萬元）的報價表（見GFP6-5-F4）和合同章使用審批表（見GFP6-5-F1）；審批材料付款申請表（見GFP6-5-F5）。5.2主管副總經(jīng)理負責：審批總額大于等于30萬元、小于100萬元的報價表及審核大型設(shè)備及總額大于等于100萬元的報價表；審批金額大于等于30萬元，小于100萬元及大型設(shè)備的合同章使用審批表；簽訂大型設(shè)備及金額在30萬元（含30萬元）以上的材料的訂貨合同；負責合同更改不了及退不了貨時的處理；審核材料付款申請表。5.3建材供應(yīng)部經(jīng)理負責：審核工程材料采購計劃；審批金額在1萬元（含1萬元）以上、小于30萬元的報價表；審核大型設(shè)備及總額大于3、等于30萬元的報價表；審核所有合同章使用審批表；簽訂金額在1萬元（含1萬元）以上、30萬元以下材料的訂貨合同；審核材料付款申請表。5.4材料采購主辦負責：編制工程材料采購計劃；記錄合同談判要點、起草材料訂貨合同及合同章使用審批表；負責簽收工程材料采購?fù)ㄖ獑危ㄒ奊FP6-5-F3）并轉(zhuǎn)發(fā)至采購員；簽訂金額在1萬元以下的材料訂貨合同；審批金額在1萬元以下的報價表；審核金額在1萬元（含1萬元）以上報價表；所有合同的前期談判及參與所有合同的談判；材料退貨、合同更改的聯(lián)系；材料進貨的統(tǒng)計；參加材料復(fù)檢；審核材料付款申請表。5.5采購員負責：填制報價表及采購，并對所采購的材料/服務(wù)質(zhì)量進行驗證；協(xié)助材料采4、購主辦進行材料進貨的統(tǒng)計；參加并聯(lián)系供應(yīng)商有關(guān)人員參加材料復(fù)檢；填寫材料付款申請表。5.6工程部項目施工負責人負責制訂工程材料采購范圍（見GFP6-5-F2）、工程部施工副經(jīng)理、經(jīng)理審批。5.7行政部計劃督辦負責審批工程材料采購計劃。5.8計劃財務(wù)部經(jīng)理負責：在合同章使用審批表上簽署資金運作情況意見，在審批通過后的合同上蓋合同章。5.9總會計師負責：審核材料付款申請表。6. 資格或培訓執(zhí)行本程序無需特別的資格和培訓。7. 程序7.1材料采購范圍的制訂7.1.1工程部項目施工負責人根據(jù)施工合同中材料供應(yīng)的相關(guān)條款，征詢建材供應(yīng)部材料采購主辦意見后，填寫工程材料采購范圍，明確由建材供應(yīng)部采購材料的5、名稱、質(zhì)量、用途等，經(jīng)工程部施工副經(jīng)理審核后，報工程部經(jīng)理審批。7.1. 2工程部施工副經(jīng)理將審批通過后的工程材料采購范圍轉(zhuǎn)發(fā)至建材供應(yīng)部材料采購主辦。 7.1.3 工程材料采購范圍的填寫、審批應(yīng)在施工合同簽定后兩周內(nèi)完成；當采購范圍有變化時，應(yīng)按7.1.1規(guī)定確定新的工程材料采購范圍，并在采購前一個月發(fā)至建材供應(yīng)部。7.2材料采購計劃的制訂7.2.1材料采購主辦根據(jù)建筑材料（設(shè)備）選型定板通知單（見GFP6-4-F4）、工程材料采購范圍、項目總體計劃，編制工程材料采購計劃，報建材供應(yīng)部經(jīng)理審核、主管副總經(jīng)理審批。7.2.2建材供應(yīng)部材料采購主辦將審批通過后的工程材料采購計劃送工程部施工副經(jīng)理6、及預(yù)決算室主管備案。7.3工程材料采購范圍變更時，按7.1和7.2條的規(guī)定執(zhí)行，項目總體計劃變更時，按7.2條的規(guī)定執(zhí)行。7.4采購7.4.1采購前期準備7.4.1.1材料采購主辦根據(jù)采購范圍及采購計劃審核工程材料采購?fù)ㄖ獑危ㄒ奊FP6-5-F3）無誤后簽收，匯報建材供應(yīng)部經(jīng)理，根據(jù)建材供應(yīng)部經(jīng)理安排，將工程材料采購?fù)ㄖ獑伟l(fā)至采購員。7.4.1.2采購員根據(jù)工程材料采購?fù)ㄖ獑危暡少徑痤~不同情況按如下方法處理：a.采購金額小于0.1萬元的材料，可從認可供應(yīng)商一覽表（見GFP6-3-F5）中選一家供應(yīng)商。b.采購金額大于等于0.1萬元，小于1萬元的材料，除獨家生產(chǎn)或獨家代理外，應(yīng)從認可供應(yīng)商一覽7、表中選至少二家供應(yīng)商進行報價。c.采購金額大于1萬元（非大型設(shè)備）的材料，除獨家生產(chǎn)或獨家代理外，應(yīng)從認可供應(yīng)商一覽表中選至少三家供應(yīng)商進行報價。d.大型設(shè)備如電梯、中央空調(diào)設(shè)備等，應(yīng)從認可供應(yīng)商一覽表中至少選三家進行報價，在總經(jīng)理決定下可采用招標方式。7.4.1.3采購員將供應(yīng)商報價填寫于報價表，視采購金額不同情況按如下方法處理：a. 金額少于1萬元的，送材料采購主辦審批；b. 金額大于等于1萬元，少于30萬元的，送材料采購主辦審核、建材供應(yīng)部經(jīng)理審批；c. 金額大于30萬元（含30萬元）小于100萬元的，送材料采購主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理審核、主管副總經(jīng)理審批；d. 大型設(shè)備及金額大于100（8、含100萬元）的，送材料采購主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理、主管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。7.4.2采購合同的簽訂7.4.2.1材料采購主辦負責所有訂貨合同的前期談判，參與所有訂貨合同的談判，負責記錄合同談判要點，并將合同談判要點中合同工期及合同價及時通知預(yù)決算室主管。7.4.2.2根據(jù)材料采購?fù)ㄖ獑巍徟蟮膱髢r表：a. 材料采購主辦負責金額小于1萬元的訂貨合同的談判；b. 建材供應(yīng)部經(jīng)理負責金額大于1萬元（含1萬元），小于30萬元的合同的談判。c. 主管副總經(jīng)理負責大型設(shè)備及金額大于30萬元（含30萬元）的合同的談判。7.4.2.3材料采購主辦根據(jù)談判好的合同要點，于談判后2個工作日內(nèi)起草訂貨合同后9、，按以下幾種情況進行辦理（審批時間：建材供應(yīng)部經(jīng)理、計劃財務(wù)部經(jīng)理均不超過0.5個工作日，主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理均不超過1個工作日）：a. 金額小于1萬元的訂貨合同，由材料采購主辦簽訂，并填寫合同章使用審批表，報建材供應(yīng)部經(jīng)理審批，計劃財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；b. 金額大于1萬元（含1萬元），小于30萬元的合同，由建材供應(yīng)部經(jīng)理簽訂；由材料采購主辦填寫合同章使用審批表，報建材供應(yīng)部經(jīng)理審批，計劃財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；c. 大型設(shè)備及金額大于30萬元（含30萬元），小于100萬元的合同，由主管副總經(jīng)理簽訂；由材料采購主辦填寫合同章使用審批表，報建材供應(yīng)部經(jīng)理審核，主管副總經(jīng)理審核，計10、劃財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；d. 大型設(shè)備及金額大于100萬元的合同，由主管副總經(jīng)理簽訂；由材料采購主辦填寫合同章使用審批表，報建材供應(yīng)部經(jīng)理、主管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批，計劃財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；7.4.2.4合同簽訂蓋合同章后，由材料采購主辦負責將合同原件送資料室存檔，并送一份復(fù)印件至預(yù)決算室主管、計劃財務(wù)部經(jīng)理備案。7.4.3材料的進貨、搬運、入庫、貯存、出庫、檢驗、移交7.4.3.1材料的進貨由采購員根據(jù)訂貨合同負責實施。7.4.3.2材料的搬運、入庫、貯存、出庫按GFP15-1材料貯存搬運控制程序進行。7.4.3.3材料的檢驗按GFP10-1材料（設(shè)備）檢驗及檢驗狀態(tài)控11、制程序進行。7.4.4不合格材料的處理按GFP13-1不合格控制程序進行。7.4.5補貨及退貨處理7.4.5.1同類品種材料的補貨按如下程序辦理：a. 因設(shè)計變更原因而補貨，由工程部填寫工程材料采購?fù)ㄖ獑魏脱a貨申請單（見GFP6-5-F7），經(jīng)工程部施工副經(jīng)理、設(shè)計副經(jīng)理審批后，交由建材供應(yīng)部安排采購。b. 若不是因設(shè)計變更原因而補貨，第一次補貨由工程部填寫補貨申請單，經(jīng)工程部施工副經(jīng)理審批后，連同相應(yīng)的工程材料采購?fù)ㄖ獑伟l(fā)給建材供應(yīng)部安排采購；第二次補貨，補貨申請單需提交主管副總經(jīng)理審批，其他程序同上；第三次補貨，補貨申請單需提交總經(jīng)理審批，其他程序同上。7.4.5.2材料數(shù)量減少分以下三種12、情況：a.合同簽訂前，將報價表中總額減少后，再按7.4.2和7.4.3規(guī)定辦理。b.合同簽訂后，材料未生產(chǎn)出來前，材料采購主辦與供應(yīng)商協(xié)商更改合同。c.合同簽訂后，材料已生產(chǎn)出來或材料已運到公司倉庫或工地，材料采購主辦則盡量與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，如退不了，則視責任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報主管副總經(jīng)理處理。7.4.5.3材料的品種更改分以下三種情況處理：a.合同簽訂前，再按7.4.2和7.4.3規(guī)定辦理。b.合同簽訂后，材料未生產(chǎn)出來前或生產(chǎn)出來未發(fā)貨前，材料采購主辦與供應(yīng)商協(xié)商取消合同，若取消不了合同，則視責任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報主管副總經(jīng)理處理。c.合同簽訂后，材料已生產(chǎn)13、出來或材料已運到公司倉庫或工地，材料采購主辦則盡量與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，如退不了，則視責任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報主管副總經(jīng)理處理。7.4.5.4材料剩余的處理材料剩余時，材料采購主辦負責聯(lián)系退貨，若退不了，則視責任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報主管副總經(jīng)理處理。7.5合同款項及搬運費用的支付合同款項的辦理由采購員根據(jù)訂貨合同中有關(guān)要求，填寫材料付款申請書，并報上級領(lǐng)導審批，搬運費用按公司有關(guān)財務(wù)規(guī)定進行辦理。（一般情況審批時間：材料采購主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理、計劃財務(wù)部經(jīng)理、總會計師均不超過1個工作日，主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理均不超過2個工作日；急件審批時間：材料采購主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理14、財務(wù)部經(jīng)理、總會計師合計不超過1個工作日，主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理合計不超過2個工作日）。7.6違約處理及補救措施7.6.1違約按訂貨合同中有關(guān)規(guī)定追究違約責任。7.6.2因供應(yīng)商違約(例如無法供貨或供貨不合格等)的補救措施由材料采購主辦負責提出，報建材供應(yīng)部經(jīng)理審核后報主管副總經(jīng)理審批。7.7材料進貨的統(tǒng)計7.7.1材料進貨的統(tǒng)計由采購員協(xié)助，材料采購主辦負責，詳細統(tǒng)計已進材料的品種、數(shù)量、規(guī)格、價格及費用承擔單位、付款情況，并將其填入材料采購月報表（見GFP6-5-F8），于次月5日前報建材供應(yīng)部經(jīng)理、預(yù)決算室主管、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理各一份。7.7.2信息員根據(jù)材料采購月報表將應(yīng)扣施工隊材15、料款的各類材料進行統(tǒng)計并及時錄入工程材料應(yīng)扣款匯總表（見GFP6-5-F6），每月3日前打印該表交材料采購主辦審核后，于當月5日前報建材供應(yīng)部經(jīng)理、預(yù)決算室主管、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理各一份。8. 記錄8.1合同章使用審批表原件由建材供應(yīng)部兼職資料員移交檔案室永久保存，復(fù)印件由材料采購主辦保存至工程材料采購?fù)瓿珊笠荒辍?.2建筑材料（設(shè)備）選型定板通知單、工程材料采購范圍原件由材料采購主辦負責保存至工程材料采購?fù)瓿珊笠荒辍?.3工程材料采購計劃原件由建材供應(yīng)部經(jīng)理保存至工程材料采購?fù)瓿珊?年，復(fù)印件由材料采購主辦、采購員保存。8.4工程材料采購?fù)ㄖ獑巍⒀a貨申請單、報價單原件由材料采購主辦負責保存16、至工程材料采購?fù)瓿梢荒旰笠平粰n案室永久保存，復(fù)印件由采購員保存。8.5材料訂貨合同原件一份由檔案室永久性保存，一份由建材供應(yīng)部經(jīng)理保存至工程材料采購?fù)瓿梢荒旰笠平粰n案室永久保存，復(fù)印件由材料采購主辦、計劃財務(wù)部、預(yù)決算室保存。8.6 材料付款申請書原件由計劃財務(wù)部兼職資料員永久保存，復(fù)印件由采購員、材料采購主辦保存至采購?fù)瓿珊蟀肽辍?8.7材料采購月報表原件由材料采購主辦負責保存至工程材料采購?fù)瓿梢荒旰螅平粰n案室保存。 8.8工程材料應(yīng)扣款匯總月報表由材料采購主辦負責保存至工程結(jié)算完一年后，交檔案室保存。9. 附件9.1. GFP6-5-F1合同章使用審批表9.2. GFP6-5-F2工程材17、料采購范圍9.3. GFP6-5-F3工程材料采購?fù)ㄖ獑?.4. GFP6-5-F4報價表9.5. GFP6-5-F5材料付款申請書9.6. GFP6-5-F6工程材料應(yīng)扣款匯總表9.7. GFP6-5-F7補貨申請單9.8. GFP6-5-F8材料采購月報表C:ISOGFPGFP6-5 GFP6-5-F1.2合同章使用審批表 編號：合 同 名 稱日期用 途 說 明經(jīng) 辦 人部門經(jīng)理意見主管副總經(jīng)理意見總經(jīng)理意見計劃財務(wù)部經(jīng)理意見備 注：當合同為工程材料采購合同時：1金額在30萬元以下的，由建材供應(yīng)部經(jīng)理審批；2金額大于30萬元（含30萬元），小于100萬元的，由主管副總經(jīng)理審批；3大型設(shè)備及18、金額大于100萬元（含100萬元）的，由總經(jīng)理審批。附：合同GFP6-5-F2.3工程材料采購范圍 第 頁，共 頁 下清單中所列材料由建材供應(yīng)部負責采購。項目名稱： 編號：序號材料名稱生產(chǎn)廠家材料編號規(guī)格質(zhì)量用途說明備注 工程部項目施工負責人日 期：建材供應(yīng)部材料采購主辦日 期：工程部施工副 經(jīng) 理日 期：工程部經(jīng)理日 期：說明：1.本表一式三份，工程部、建材供應(yīng)部各存一份。 2.本表中材料名稱、質(zhì)量、用途說明、序號必須填寫，其它各項未確定前可不予填寫。GFP6-5-F3.1工程材料采購?fù)ㄖ獑?編號：項目名稱具體內(nèi)容序號材料名稱生產(chǎn)廠家材料編號規(guī)格質(zhì)量數(shù)量用途說明進貨日期123456委托單位簽19、字日期監(jiān)督單位工程部簽字（蓋章）日期接收單位建材供應(yīng)部簽字（蓋章）日期備注GFP6-5-F4.1報價表 編號： 日期：材料名稱材料規(guī)格單位數(shù)量用途說明供應(yīng)商名稱單價總價備注擬選定供應(yīng)商名稱及說明：采購員材料采購主辦建材供應(yīng)部經(jīng)理主管副總經(jīng)理總經(jīng)理說明：1、總價1萬元以下，由材料采購主辦審批。 2、總價大于等于1萬元、少于30萬，由建材供應(yīng)部經(jīng)理審批 3、總價大于等于30萬、小于100萬元，由主管副總經(jīng)理審批； 4、大型設(shè)備或總價大于100萬，由總經(jīng)理審批。附：各供應(yīng)商報價表。GFP6-5-F5.1材料付款申請書 編號：用 途合同名稱合同編號收款單位名稱收款單位開戶行收款單位帳號合同造價第一次付20、款第二次付款第三次付款本次付款金額累計付款金額付款比例 % % %采購員材料采購主辦意見建材供應(yīng)部經(jīng)理意見主管副總經(jīng)理意見計劃財務(wù)部經(jīng)理意見總會計師意見總經(jīng)理意見董事長意見備注附：開箱驗貨單共 頁；委托單共 頁。GFP6-5-F7.1補貨申請單補貨原因（第 次）補貨內(nèi)容序號材料名稱生產(chǎn)廠家材料編號規(guī)格質(zhì)量數(shù)量進貨日期12345工程部施工副經(jīng)理意見 簽名： 日期：設(shè)計變更說明 工程部設(shè)計副經(jīng)理： 日期：主管副總經(jīng)理審批 簽名： 日期：總經(jīng)理審批 簽名： 日期：說明： 凡屬設(shè)計變更原因而造成的補貨，經(jīng)工程部施工副經(jīng)理、設(shè)計副經(jīng)理簽字后即可下單；凡屬計算誤差而造成的補貨，則第一次由工程部施工副經(jīng)理審21、批，第二次由主管副總經(jīng)理審批，第三次由總經(jīng)理審批。GFP6-5-F8.1材 料 采 購 月 報 表 年 月 第 頁 共 頁序號進貨日期材料名稱規(guī)格型號單位單價數(shù)量金額委托單編號收貨單位使用項目及地點費用承擔單 位付款情況經(jīng)辦人合 計說明：此表一式四份，每月5日前報建材供應(yīng)部、預(yù)決算室、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理各一份。制表：日期： 審核（材料采購主辦）：日期：GFP6-5-F6.2工 程 材 料 應(yīng) 扣 款 匯 總 表截止日期： 年 月 日 第 頁 ，共 頁序號開箱驗貨單編號工程項目名稱施工單位材料名稱規(guī)格型號單位進貨單價金額結(jié)算單價結(jié)算金額經(jīng)辦人備注說明：1.結(jié)算金額即應(yīng)扣款金額。 2.匯總款包括截止日前發(fā)生的所有應(yīng)扣款項。 3.此表一式四份，每月3日前報建材供應(yīng)部、預(yù)決算室、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理各一份。制表（信息員）：日期： 審核（材料采購主辦）：日期：