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1、 工作文件控制程序1.目的保證工作文件及時(shí)起草、修訂、頒發(fā)，失效工作文件不被誤用。2.適用范圍本程序適用于公司地產(chǎn)口各部門工作文件的管理。3.引用文件無(wú)。4.定義4.1工作文件是指為了高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作或作業(yè)所編寫的如何完成該項(xiàng)工作或作業(yè)的細(xì)則, 主要包括: (1)操作手冊(cè)； (2) 工作計(jì)劃； (3) 工作指令、作業(yè)指導(dǎo)書； (4) 內(nèi)部工作備忘錄。 為便于工作計(jì)劃的控制，以下所稱“工作文件”不包括工作計(jì)劃，而將計(jì)劃作為一類特殊的工作文件單獨(dú)描述其控制程序。5.職責(zé)5.1 ISO9000工作組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編定工作文件的文件號(hào)及版本號(hào)，制定工作文件的發(fā)放范圍；保管一套最新版本工作文件的復(fù)印件。2、5.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核及簽發(fā)工作文件。5.3各部門工作人員負(fù)責(zé)起草工作文件、提出工作文件修改建議書。5.4ISO9000工作組質(zhì)管人員負(fù)責(zé)保管、復(fù)印、分發(fā)工作文件并收回和銷毀失效工作文件。5.5部門兼職資料員負(fù)責(zé)工作文件的接收和保存。5.6總師室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)確定計(jì)劃（僅指質(zhì)量計(jì)劃、控制性進(jìn)度計(jì)劃及總體計(jì)劃，下同）的發(fā)放范圍。5.7工程計(jì)劃調(diào)度室計(jì)劃主辦負(fù)責(zé)保存一套最新版的公司所有計(jì)劃原件，并填寫計(jì)劃清單。5.8 ISO9000工作組質(zhì)管人員負(fù)責(zé)計(jì)劃的分發(fā)、回收及銷毀。6.資格和培訓(xùn)執(zhí)行本程序無(wú)需特別的資格和培訓(xùn)。7.程序7.1工作文件的起草、評(píng)審和簽發(fā)7.1.1 公司各部門工作人員根據(jù)工作需3、要撰寫工作文件草稿，交部門負(fù)責(zé)人審核。7.1.2 ISO9000工作組負(fù)責(zé)人對(duì)審核后的工作文件編定文件號(hào)及版本號(hào)，交部門負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。7.1.3 文件號(hào)及版本號(hào)樣式為：GFI-XX-XX；GFI-XX-XX-FXXX；其中：GFI 工作文件； -XX-XX -對(duì)應(yīng)部門代號(hào)部門工作文件序號(hào)-XX-XX-FXXX -對(duì)應(yīng)部門代號(hào)部門工作文件序號(hào)附件號(hào)版本號(hào)。部門代號(hào)規(guī)定如下：現(xiàn)場(chǎng)辦公室 BG 工程部設(shè)計(jì)類 GH總師室 ZS 銷售部 JYISO9000工作組 ISO 建材供應(yīng)部 CG工程部施工類 GC 預(yù)決算室 YS項(xiàng)目開(kāi)發(fā)部 KF 文化傳播公司 GG工程計(jì)劃調(diào)度室 JH7.2 工作文件分發(fā)與失效4、工作文件的回收7.2.1 簽發(fā)后的工作文件由ISO9000工作組負(fù)責(zé)人確定文件發(fā)放范圍，填寫工作文件分發(fā)、回收清單（見(jiàn)GFP5-2-F2）后交ISO9000工作組質(zhì)管人員復(fù)印、分發(fā)。7.2.2 ISO9000工作組質(zhì)管人員將每本工作文件封面（見(jiàn)GFP5-2-F4）加蓋“金地集團(tuán)股份有限公司文件控制專用章”后，按工作文件分發(fā)、回收清單，先回收失效工作文件，后發(fā)放新文件。7.2.3ISO9000工作組質(zhì)管人員和接收人在工作文件分發(fā)、回收清單相應(yīng)欄簽字，接收人一般為部門兼職資料員。7.2.4管理層、ISO9000工作組以外的文件接收人接收到工作文件后將其交本部門相關(guān)員工傳閱，員工在文件傳閱單(GFP5、5-1-F5)上簽字。文件傳閱單由兼職資料員保管。7.2.5 工作文件正文不得擅自復(fù)印、外傳。7.3 工作文件的保存與失效工作文件的銷毀7.3.1 ISO9000工作組負(fù)責(zé)人保存一套最新版的公司所有工作文件的復(fù)印件。，7.3.2 ISO9000工作組質(zhì)管人員保存一套最新版的公司所有工作文件的原件并建立工作文件清單（見(jiàn)GFP5-2-F3），隨時(shí)登記更新其清單內(nèi)容，清單應(yīng)記錄公司所有工作文件的文件號(hào)、版本情況、實(shí)施時(shí)間及起草人、評(píng)審人、簽發(fā)人等情況。7.3.3 ISO9000工作組質(zhì)管人員將失效工作文件封面加蓋“失效”印章后存檔，收回的工作文件保存1個(gè)月后，ISO9000工作組質(zhì)管人員填寫文件銷毀6、清單（見(jiàn)GFP5-1-F7）并銷毀。7.4 工作文件的修改7.4.1 在用的工作文件需修改時(shí),由各部門具體使用工作文件的員工提出工作文件修改建議書（見(jiàn)GFP5-2-F1）交部門負(fù)責(zé)人審核。7.4.2 部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)需修改的，由其或其指定人員起草工作文件修改稿， 并由原審批人審核簽發(fā)。7.4.3 ISO9000工作組負(fù)責(zé)人在工作文件封面上填寫修訂情況及生效日期，并在工作文件修改建議書上填寫生效日期，然后交ISO9000工作組質(zhì)管人員按7.2分發(fā)并保管原件。7.4.5工作文件滿5次修訂的，由ISO9000工作組負(fù)責(zé)人更換版本號(hào)。7.5計(jì)劃的分發(fā)與失效計(jì)劃的回收7.5.1簽發(fā)后的質(zhì)量計(jì)劃、控制性進(jìn)度7、計(jì)劃及總體計(jì)劃由總師室負(fù)責(zé)人確定發(fā)放范圍，填寫計(jì)劃發(fā)放及回收記錄（見(jiàn)GFP5-2-F6）后，交ISO9000工作組質(zhì)管人員分發(fā)。7.5.2 ISO9000組質(zhì)管人員將每本計(jì)劃封面（見(jiàn)GFP5-2-F5）加蓋“金地（集團(tuán)）股份有限公司受控文件”章后，按計(jì)劃發(fā)放及回收記錄，先收回失效計(jì)劃，再發(fā)放新計(jì)劃。7.5.3質(zhì)量計(jì)劃、控制性進(jìn)度計(jì)劃、總體計(jì)劃不得擅自復(fù)印、外傳。7.6計(jì)劃的保存與失效計(jì)劃的銷毀7.6.1工程計(jì)劃調(diào)度室計(jì)劃主辦保存一套最新版的公司所有計(jì)劃原件，并填寫計(jì)劃清單（見(jiàn)GFP5-2-F7）。7.6.2 ISO9000組質(zhì)管人員將失效計(jì)劃封面加蓋“失效”印章，永久保留已失效的計(jì)劃原件，其余8、失效計(jì)劃于回收一個(gè)月后集中銷毀并填寫文件銷毀清單。8.記錄8.1所有工作文件原件、失效的計(jì)劃原件、工作文件分發(fā)、回收清單、工作文件清單、文件銷毀清單由ISO9000工作組質(zhì)管人員永久保存。8.2發(fā)給部門的工作文件由部門兼職資料員保管。8.3工作文件修改建議書由ISO9000工作組負(fù)責(zé)人保存一年后銷毀。8.4文件傳閱單由部門兼職資料員保存一年。8.5計(jì)劃清單由總師室資料員永久保存。9.附件9.1 GFP5-2-F1工作文件修改建議書9.2 GFP5-2-F2工作文件分發(fā)、回收清單9.3 GFP5-2-F3工作文件清單9.4 GFP5-2-F4工作文件封面 9.5 GFP5-2-F5計(jì)劃封面 9.9、6 GFP5-2-F6計(jì)劃發(fā)放及回收記錄 9.7 GFP5-2-F7計(jì)劃清單C:ISOGFPGFP5-2GFP5-2-F1.1工作文件修改建議書文件號(hào)文 件 名版 本原內(nèi)容修改建議修改建議人： 日期：評(píng) 審 意 見(jiàn)部門負(fù)責(zé)人： 日期：簽 發(fā) 人簽發(fā)日期生效日期GFP5-2-F4.1工作文件封面 地產(chǎn)口質(zhì)量體系工作文件文件編號(hào)版 本 號(hào)生效日期工作文件名稱 (蓋控制專用章處)修改狀態(tài)修 訂 情 況生 效 日 期IIIIIIIVV起 草職 務(wù)日 期審 核職 務(wù)日 期簽 發(fā)職 務(wù)日 期GFP5-2-F3.2工作文件清單序號(hào)文件號(hào)文 件 名 稱版本狀況實(shí)施時(shí)間發(fā)放范圍起草部門起草人評(píng)審人簽發(fā)人記錄人備注GFP5-2-F2.1工作文件分發(fā)、回收清單序號(hào)文 件編 號(hào)文 件 名 稱分發(fā)部門/個(gè)人分發(fā)數(shù)量簽 收人簽收時(shí)間回收時(shí)間回收數(shù)量回 收人備注ISO9000工作組組長(zhǎng)（制單）： 日期：GFP5-2-F5.1計(jì) 劃 封 面（計(jì) 劃 名 稱）序號(hào)版 本 號(hào)編 制校 對(duì)簽 發(fā)簽發(fā)日期(生效日期)備 注GFP5-2-F6.1計(jì)劃發(fā)放及回收記錄發(fā)放責(zé)任人：回收責(zé)任人：編號(hào)：ZS-JH計(jì)劃名稱版本號(hào)總師室負(fù)責(zé)人分發(fā)部門個(gè)人分發(fā)數(shù)量簽 收 人簽收時(shí)間回收數(shù)量回 收 人回收時(shí)間GFP5-2-F7.1計(jì) 劃 清 單序 號(hào)計(jì) 劃 名 稱版本狀況簽 發(fā) 人生效時(shí)間失效時(shí)間記 錄 人備 注