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1、材料設備采購管理流程材料設備采購管理流程 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準批準 日期日期 一、一、 流程目的流程目的 規范工程材料設備采購行為，提高采購效率及效益，防范風險。 二、二、 適用范圍適用范圍 適用于公司進行項目工程材料設備的采購工作。 三、三、 定義定義 3.1 采購采購計劃計劃：指采購項目實施前制訂的各個采購環節的時間安排，根據控制角度及力度的不同 分為：材料設備總體采購計劃、年度采購計劃、季度采購計劃、單項采購計劃。 3.2 談判談判方案方案：指在商務談判實施前制定的指導談判實施的方案，內容通常包括：談判目標、談 判內容、談判程序、談判策略、各種可能出現的情況分析及2、備選方案等。 四、四、 職責職責 4.14.1 供應部供應部 4.1.1 負責材料設備采購組織工作； 4.1.2 負責材料設備合同的起草、報審、簽訂，組織合同交底。 4.24.2 核算部核算部 4.2.1 參與商務談判； 4.2.2 負責價格對比分析。 4.34.3 成本監控中心成本監控中心 4.3.1 參與金額100 萬的商務談判。 4.44.4 工程工程部、部、總工室（總工室（設計設計管理管理部部） 4.4.1 負責各自范圍內的技術要求。 4.54.5 法律事務部法律事務部（法務人員）（法務人員） 4.5.1 負責對合同等進行法務審核。 4.64.6 監察中監察中心（組）心（組） 4.6.3、1 根據集團要求對相關采購事項進行獨立的監察工作。 4.74.7 申請申請部門部門 4.7.1 指申請招標項目的各地區公司工程部等； 4.7.2 提交采購申請表 ，并提供所需的資料、樣板、范圍圖紙、推薦入圍單位等。 五、五、 流程圖流程圖 材料設備采購管理流程 供應部審核/審批者相關部門核算部工程部 合同簽訂階段采購計劃階段采購準備階段競爭性談判實施 編制材料設備采 購總體計劃 審核/審批 工程進度計劃 材料設備進場計劃 目標成本 項目總控計劃 編制年度/季度采 購計劃 審核/審批 編寫材料采購預 算總表 審核審核/審批 組織踏勘、答疑 現場接待、解答工 程相關問題 解答經濟標相關問 題 收取4、投標保證金/ 保證函 解答設計相關問題 組織談判、編制合 同條件約談記錄 整理、編制合同文件 審核/審批 組織簽訂合同文件 合同歸檔 提交材料采購申 請表 審核 產品標準及選型 定板作業指引 （定板） 供應商入圍及評 估管理作業指引 (確定入圍單位) 編制談判方案 （含談判策略） 接收報價清單 參與商務談判 接收最后報價 編制采購報價單 （含合同條件約談 記錄、價格對比分 析、技術分析） 審核審核/審批 工程招標管理 流程 競爭性談判 招標 材料目錄 按責權手冊 權限 按責權手冊 權限 按責權手冊 權限 按責權手冊 權限 按責權手冊 權限 廣州供應部材料設備采購流程表（樣例） 編制工程進度計劃5、工程部 工程部總經理審批 編制材料設備進場計劃 編制材料目錄 編制目標成本 項目總控計劃 編制采購總體計劃 年度/季度采購計劃 編寫材料采購預算表 提交材料采購申請表 產品標準及選型定板作業指 引（定板） 供應商入圍及評估管理作業 指引（確定入圍單位） 編制招標文件（含清單）、 談判方案 （含談判策略） 組織踏勘、答疑 組織談判、編制合同條件 約談記錄，約定最后報價 整理、編制合同文件，組織 簽訂合同，合同歸檔 工程部 工程部總經理審批 核算部 核算部總經理審批 相關部門 相關部門總經理審批 供應部 供應部采購總監審批 工程部 工程部總經理審批 供應部 供應部采購總監審批 工程部 地區公司總經6、理審批 工程部 工程部總經理審批 按公司定板流程 供應部、相關部門 供應部總監審批、相關部門總經理 審批 供應部 供應部采購總監審批 工程部、供應部、核算部、設計管 理部 供應部、相關部門 各部門經辦人會簽，各部門總經理 會審 供應部 六、六、 關鍵活動描述關鍵活動描述 6.16.1 采購采購計劃階段計劃階段 6.1.1 供應部根據項目總控計劃 、 工程進度計劃 、 材料設備進場計劃 、 甲供材目錄（施工 圖完成 1 周內） 及目標成本等資料，編制項目材料設備總體采購計劃，報地區公司總 經理審批。 6.1.2 供應部于每年 12 月編制年度采購計劃，年度采購計劃根據已審批通過的項目總體采購計劃7、 匯總生成。 6.1.3 供應部于每季度最后一個月編制季度采購計劃。 6.26.2 采購采購準備階段準備階段 6.2.1 材料采購預算總表材料采購預算總表 1) 需求部門提交材料采購預算總表 ，并按責權手冊報審。 6.2.2 采購申請單采購申請單 1) 需求部門提交采購申請單 （附經審批的材料采購預算總表） ，內容及要求如下： 申請單須提供所需產品的型號、規格、數量、用途、到貨時間和收貨人，同時必須 提供圖紙或樣品等技術資料，不能指定品牌。 各樓盤配送的油煙機、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請須提供相關部門聯合簽 發的相應樓盤的裝修標準表。 各樓盤售樓部、大堂、樣板房內的家私、飾品等物品購置須8、提供經集團領導批準的 預算。 6.2.3 材料物品材料物品的最終選型定板的最終選型定板 1) 供應部接到設計管理部/總工室的材料物品選型定板單 （設計樣）后，根據采購情況， 形成材料物品選型定板單 （采購樣） ，按責權手冊報審，完成最終的材料定板工 作。具體操作要求及程序見產品標準及選型定板作業指引 。 6.2.4 入圍單位入圍單位 1) 采用競爭性談判（議標）方式時，參與談判的入圍單位應不少于三家，具體操作要求及 程序見供應商入圍及評估管理作業指引 。 6.36.3 采購實施階段采購實施階段 6.3.1 如大型材料設備采購（金額10 萬） ，應采用招標方式，具體操作要求及程序見工程招標 管理9、流程 。 6.3.2 如采用競爭性談判方式，供應部在談判前應確定談判方案。談判方案內容應包括但不限于： 談判目標、談判內容、談判程序、談判策略、各種可能出現的情況分析及備選方案等。 6.3.3 供應部要求供應商編制報價清單。 6.3.4 談判過程中的踏勘、答疑，具體操作要求及程序參照工程招標管理流程中踏勘、答疑的 相關規定。 6.3.5 供應部應組織談判小組與供應商充分溝通，使其準確了解公司采購需求、技術要求、質量標 準、驗收標準、報價要求等，以保證談判的成效，并且應在談判過程中逐步明確對產品/服 務的具體要求、價格構成和評定成交的標準，填寫合同條件約談記錄表 。 6.3.6 供應部將最后報價10、時間通知所有參加談判且符合技術要求的供應商， 要求供應商在規定時間 內進行最后報價。 6.3.7 供應部根據最后報價及談判結果編制價格對比分析及采購報價單 ，并按責權手冊報 審。核算部提供談判所需標底價，供應部組織談判工作，通知核算部及相關部門參與談判， 如不參加，需預先給出合理性建議或意見，以供談判過程采納或參考。 6.3.8 商務約談完成后監察中心 （組） 可對有疑義事項進行再次市場詢價并要求相關部門進行解釋 或修正。 6.3.9 審批后，供應部將決策結果通知參加談判的供應商。 6.46.4 合約簽訂階段合約簽訂階段 6.4.1 供應部組織各職能部門相關人員與中標的單位詳細商談合同內容， 11、最終由供應部形成合同文 本，按責權手冊辦理審核審批手續。 6.4.2 在發放中標通知書后的三十日內， 合同專員負責完成與中標單位的合同簽訂、 整理歸檔工作， 具體操作要求及程序見合同管理作業指引 。 6.4.3 合同外工程，應按設計變更管理作業指引 、 工作指令管理作業指引辦理工作指令，如 設計變更估算金額50 萬或工作指令5 萬（不含設計變更） ，需在完成審批后重新簽訂合 同，具體審核審批權限見責權手冊 。 6.56.5 采購采購內部控制內部控制 6.5.1 監察中心（組）作為集團既定內部控制制度實際執行情況的監控部門，其職能是監督整個采 購過程是否符合規范、是否按程序辦事。集團監察中心（組12、）有權全過程參與并監督采購工 作，但不參與決策決議。 6.5.2 監察中心（組）有權隨時對各類采購工作的執行情況進行階段性或全面地工作抽查，包括但 不限于采購手續的齊全、操作流程的準確、采購資料的完整以及整個采購過程的公平、公正 性。 6.5.3 監察中心（組）每年組織不定期的采購專項審計。 七、七、 支持性文件支持性文件 7.17.1 流程及作業指引流程及作業指引 7.1.1 工程招標管理流程 7.1.2 供應商入圍及評估管理作業指引 7.1.3 合同管理作業指引 7.1.4 設計變更管理作業指引 7.1.5 工作指令管理作業指引 7.27.2 參考表單及模板參考表單及模板 7.2.1 材料采購預算總表 7.2.2 采購申請單 7.2.3 合同條件約談記錄表 7.2.4 采購報價單