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1、公文公文管理制度管理制度 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準批準 日期日期 一、一、 總則總則 1.1 為了做好公司行政公文處理工作，加強管理，使之規范化、程序化、制度化、科學化，提高質 量和效率，結合公司實際，制定本制度。 1.2 行政部是公文處理的管理機構，負責集團公司總部并指導集團公司各部門/子公司的公文處理 工作。 1.3 行政部指定專人統一負責公文的收、發、歸檔等工作，各部門/子公司應指定人員負責本部門/ 子公司的公文處理工作。 二、二、 公文管理公文管理制度制度 2.12.1 文書分類文書分類 2.1.1 外來文書： 指來自于公司外部各類文件，包括來自政府機關、企業單位、2、合作單位以及各相聯企業的 各類行政公文、業務往來文件等。 2.1.2 內部文書 指集團公司、子公司、各部門自行制發的各類正式公文、內部文件以及對外的業務文件。 主要包括以下內容： 1) 各類重要規章制度的頒布通告（包括人事、行政、財務等管理規定） 。 2) 以集團公司或子公司名義發布的各類重要通告（包括公司架構設置、人事調整、經營 方針、發展策略、以及董事會/公司高層所做出的重大決策） 。 3) 以集團公司、子公司或部門名義發布的通知、紀要、決議等文書。 4) 集團各部門、子公司之間的重要業務往來文件。 2.1.3 常用公文種類 1) 通告 在一定范圍內， 對公司員工或各部門/子公司公布應當遵3、守或者需要知道的事項， 用 “通 告” 。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”結尾。 2) 通知 發布有關規章制度，轉發公文、批轉各部門/子公司的公文，要求各部門/子公司辦理 或需要知道的事項，用“通知” 。 3) 通報 表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要周知的事項，用“通報” 。 4) 請示 向上級機關請求批示、批準，或向有關主管部門請求批準等，用“請示” 。 請示結尾 部分的通常寫法是： “特此請示，請審批” 、 “以上意見當否，請指示” 、 “特此請示，請 批復”等。 5) 報告 向上級匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告” 。結尾通常用“請審核” 、 “請指示” 等詞語。4、 6) 批復 答復下級的請示，用“批復” 。結尾用“此復”或“特此批復”等詞語。 7) 意見 對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見” 。 8) 函 不相隸屬單位之間互相商洽工作，詢問或答復問題，用“函” 。 9) 會議紀要 傳達會議決定事項和主要精神，要求共同遵守、執行的，用“會議紀要” 。 10) 決定、決議 對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷下屬公司不適 當的決定事項用“決定” ；經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議” 。其 它經公司確認應保密的事項。 2.22.2 文書管理文書管理負責負責人人 2.2.1 文書管理是對外來文書和內部文書的擬寫、收發5、傳達、存檔等管理工作。 1) 指定“行政部”作為集團公司各類公文的主要管理部門。統一負責集團公司和子公司 的文書管理工作。 2) 各部門、子公司應指定專人負責各類公文的簽收、傳達、存檔等日常文書管理工作， 及時傳達各類重要文件、通知，并保證各類往來文書及其記錄的完整性。 2.32.3 外來文書外來文書管理管理 2.3.1 各類外來文件（行政機關、主管部門、業務單位的往來文件）原則上由“行政部”指定專 人負責統一管理。 2.3.2 行政部應對各類外來文件作收錄登記，經行政部負責人審閱后，根據文件涉及的業務內容 和實際需要登記存檔或轉發給各相關部門，或呈送給有關的公司領導。 2.3.3 行政部應6、對轉發給各部門的文件進行登記，包括文件名稱、附件（如有） 、發文單位、來文 時間、轉發部門、轉發時間、處理意見（如有）等，并由收文部門簽收。 2.42.4 內部內部文書管理文書管理 2.4.1 對內行文管理 1) 以部門、子公司名義發布的各式公文由發文部門（子公司）負責擬稿，并按規定編制 文件編號，其主管領導審核、簽發（如需） 。 2) 以集團公司名義發布的各式公文原則上由“行政部”負責擬稿經主管領導審核后簽發。 3) 以上各類公文均須交由“行政部”負責統一分發。以公司領導個人為報送對象的報告、 請示除外。 4) 行政部應對公文的分發作詳盡記錄，包括文件名稱、附件（如有） 、數量、發文部門、 7、發文時間、抄報領導/部門、分發部門、分發負責人、簽收人、簽收時間等。 5) 以上各類公文的原件由“行政部”負責統一存檔管理。 2.4.2 對外行文管理 1) 以集團公司、子公司名義對外報送的公文，由主要業務關聯部門/子公司負責擬稿，經 主管領導審核后方可外發。 2) 禁止集團/子公司各部門以“部門”名義對外行文，禁止任何人/部門未經批準私自以 集團、子公司的名義對外行文。 3) 行政部應對所有對外文書進行登記，包括文件名稱、擬稿部門、報送部門、報送時間、 最后核準人/部門等，重要文件應復印存檔。 2.4.3 文書管理責任 1) 所有對內、對外發布的正式文件均須由擬稿部門進行認真校對，以確保文件8、內容的準 確性、嚴謹性，同時確保嚴格按照公司標準格式行文。 2) 負審核責任的主管領導應對各式行文的準確性、合理性、必要性進行嚴格把關。 3) 需要加蓋公司公章的文件應按有關規定簽批后，送“行政部”統一蓋章。 4) 對外行文還應由“行政部”作最后的審核，對公文格式、措詞、內容的準確性、嚴謹 性、合理性進行嚴格把關。 2.52.5 公文公文格式格式 2.5.1 公司的各類公文應按統一的標準規范格式編寫，對外行文（尤其對各級行政機關的行政公 文）可參照國家規定的標準格式。 1) 公文標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，除法規、 規章名稱加書名號外， 一般不用標點符號。 標9、題用 2 號仿宋_GB2312 分一行或多行居中 排布，一般由“發文單位 + 內容 + 文種”構成（非重要公文可靈活調整） 。回行時要 做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 2) 主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。在公文標題 下空 1 行，左側頂格用 4 號仿宋_GB2312 字標注，回行時仍頂格，最后一個單位后標全 角冒號。 3) 公文字號：一般包括部門（公司）代字、年號、順序號。年份、序號用阿拉伯數碼標 識，年份應標全稱，用方括號“ ”括入。 4) 發文時間：以領導簽發日期為準；聯合行文，以最后單位簽發的日期為準。 5) 正文：正文在主送單位名稱下 1 行，用 10、4 號仿宋_GB2312 從左至右橫寫、橫排。每自然 段左空 2 字，回行頂格。數字、年份不能回行。 6) 附件：公文如有附件，在正文下空一行，左空 2 字用 4 號仿宋_GB2312 標注“附件” ， 后標全角冒號和名稱。附件如有序號應使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。 附件一般應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標注“附件” ，有序號時 標注序號，其序號和名稱前后標注應一致。 7) 公文用紙：一律使用國際標準 A4 規格紙。 8) 落款：公文落款處署發文單位名稱，并標識成文時間。成文時間右空 4 字；公文所加 蓋的印章應上不壓正文，下壓成文日期。 9) 簽章：確保做到“11、壓年蓋月” ，即公司印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文， 下沿略壓年、月、日。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應盡量采取調 整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，如采取上述方法仍不能 10) 成文日期以負責人簽發的日期為準。 11) 公文應左側裝訂，不掉頁。 12) 公文正本必須使用公司統一印制的 A4 型(長 297 毫米， 寬 210 毫米)信箋紙和統一的頁 面設置，其中，上邊距 371 毫米，下邊距 351 毫米，左邊距 281 毫米，右邊距 261 毫米，行間距 1.5 倍。 2.62.6 行文行文規則規則 2.6.1 各部門/子公司在職權范圍內可用各部12、門/子公司名義對下行文，但重要行文應抄報公司領 導和有關職能部門。 2.6.2 各部門/子公司可在各自的權限內互相行文、聯合行文。 2.6.3 各部門/子公司如需以公司名義對外行文，應先草擬初稿，經本部門/子公司負責人核稿并 呈主管領導批準后，送行政部加蓋印章，交回發文部門發出。 2.6.4 未經公司允許，公司所屬無法人資格的部門，一律不得以部門名義對外行文。對外行文只 限于與對口單位的工作聯系。 2.72.7 收收、發文辦理、發文辦理 2.7.1 收文時應檢查公文是否齊全，并登記收文號、來文號、收文日期、來文單位、收件人、份 數。 2.7.2 對于收件人明確的來函，行政部公文處理人員在做好收13、文登記手續后，應立即通知各部門/ 子公司負責公文處理的人員到前臺領取，并做好簽收登記手續。對于收件人不明確的來函， 將來函送行政部經理分辦。 2.7.3 公司有關人員代表公司領取的文件，不得自行處理，應交行政部按收文辦理程序處理。 2.7.4 發文辦理包括擬稿、核稿、簽發、登記、打印、校對、蓋章、存檔等程序。 1) 擬稿。凡以“富力地產集團有限公司” “廣州富力地產股份有限公司”等有法人資格的 公司名義發出的文件，根據內容由各職能部門擬稿，非職能部門業務范圍內的綜合性 和重要文件由行政部擬稿。 2) 核稿。文稿擬出后，承辦部門領導應予審核并簽字確認。 3) 簽發。承辦部門主管領導審閱公文并在文14、稿上簽署自己的意見、姓名和審批時間。聯 合發文要請有關領導會簽。文件經簽發后即成定稿。 4) 修改和簽批公文，應使用鋼筆、簽字筆或其它符合存檔要求的黑色筆墨。 5) 承辦部門持兩份正本連同有主管領導簽發意見的定稿送行政部辦理蓋章登記手續。 6) 行政部應認真核對公文正本與定稿是否相符，文字表述、文種使用和公文格式等是否 符合本辦法的有關規定，手續是否完備等。如不符合上述要求的，行政部有權予以退 回重辦。 2.82.8 公文立卷公文立卷、歸檔和銷毀、歸檔和銷毀 2.8.1 對收到的公文（含各部門/子公司自行領回的政府有關部門批復、意見、決定等） ，各部門/ 子公司負責公文處理的職員應立即將公文正15、本和有關材料（包括聲像制品）按照檔案管 理制度和其它有關規定的要求整理好，交行政部檔案員按期歸檔。 2.8.2 簽發的公文辦理完畢后，行政部檔案員應根據文書立卷的要求，及時登記備查，并將經承 辦部門主管領導簽發意見的公文定稿和正本各一份存檔。 2.8.3 行政部檔案管理員應該認真做好公文立卷工作，保證齊全、完整、正確反映公司的主要工 作情況，便于保管、查找和利用。公文應做到當天公文當天清理，當天分類立卷。 2.8.4 立好的宗卷，要寫明標題，編好目錄。 2.8.5 沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別并經主管領導的批準，可以銷毀。銷毀時應登 記造冊，并有專人監督，以防丟失、錯銷、漏銷。 三、三、 附則附則 3.13.1 本規定由行政部負責解釋并修訂。 3.23.2 本規定自發布之日起施行。