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1、公文公文管理制度管理制度 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準批準 日期日期 一、一、 總則總則 1.1 為了做好公司行政公文處理工作，加強管理，使之規(guī)范化、程序化、制度化、科學化，提高質(zhì) 量和效率，結(jié)合公司實際，制定本制度。 1.2 行政部是公文處理的管理機構(gòu)，負責集團公司總部并指導集團公司各部門/子公司的公文處理 工作。 1.3 行政部指定專人統(tǒng)一負責公文的收、發(fā)、歸檔等工作，各部門/子公司應(yīng)指定人員負責本部門/ 子公司的公文處理工作。 二、二、 公文管理公文管理制度制度 2.12.1 文書分類文書分類 2.1.1 外來文書： 指來自于公司外部各類文件，包括來自政府機關(guān)、企業(yè)單位、2、合作單位以及各相聯(lián)企業(yè)的 各類行政公文、業(yè)務(wù)往來文件等。 2.1.2 內(nèi)部文書 指集團公司、子公司、各部門自行制發(fā)的各類正式公文、內(nèi)部文件以及對外的業(yè)務(wù)文件。 主要包括以下內(nèi)容： 1) 各類重要規(guī)章制度的頒布通告（包括人事、行政、財務(wù)等管理規(guī)定） 。 2) 以集團公司或子公司名義發(fā)布的各類重要通告（包括公司架構(gòu)設(shè)置、人事調(diào)整、經(jīng)營 方針、發(fā)展策略、以及董事會/公司高層所做出的重大決策） 。 3) 以集團公司、子公司或部門名義發(fā)布的通知、紀要、決議等文書。 4) 集團各部門、子公司之間的重要業(yè)務(wù)往來文件。 2.1.3 常用公文種類 1) 通告 在一定范圍內(nèi)， 對公司員工或各部門/子公司公布應(yīng)當遵3、守或者需要知道的事項， 用 “通 告” 。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”結(jié)尾。 2) 通知 發(fā)布有關(guān)規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)公文、批轉(zhuǎn)各部門/子公司的公文，要求各部門/子公司辦理 或需要知道的事項，用“通知” 。 3) 通報 表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要周知的事項，用“通報” 。 4) 請示 向上級機關(guān)請求批示、批準，或向有關(guān)主管部門請求批準等，用“請示” 。 請示結(jié)尾 部分的通常寫法是： “特此請示，請審批” 、 “以上意見當否，請指示” 、 “特此請示，請 批復”等。 5) 報告 向上級匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告” 。結(jié)尾通常用“請審核” 、 “請指示” 等詞語。4、 6) 批復 答復下級的請示，用“批復” 。結(jié)尾用“此復”或“特此批復”等詞語。 7) 意見 對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見” 。 8) 函 不相隸屬單位之間互相商洽工作，詢問或答復問題，用“函” 。 9) 會議紀要 傳達會議決定事項和主要精神，要求共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀要” 。 10) 決定、決議 對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷下屬公司不適 當?shù)臎Q定事項用“決定” ；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議” 。其 它經(jīng)公司確認應(yīng)保密的事項。 2.22.2 文書管理文書管理負責負責人人 2.2.1 文書管理是對外來文書和內(nèi)部文書的擬寫、收發(fā)5、傳達、存檔等管理工作。 1) 指定“行政部”作為集團公司各類公文的主要管理部門。統(tǒng)一負責集團公司和子公司 的文書管理工作。 2) 各部門、子公司應(yīng)指定專人負責各類公文的簽收、傳達、存檔等日常文書管理工作， 及時傳達各類重要文件、通知，并保證各類往來文書及其記錄的完整性。 2.32.3 外來文書外來文書管理管理 2.3.1 各類外來文件（行政機關(guān)、主管部門、業(yè)務(wù)單位的往來文件）原則上由“行政部”指定專 人負責統(tǒng)一管理。 2.3.2 行政部應(yīng)對各類外來文件作收錄登記，經(jīng)行政部負責人審閱后，根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容 和實際需要登記存檔或轉(zhuǎn)發(fā)給各相關(guān)部門，或呈送給有關(guān)的公司領(lǐng)導。 2.3.3 行政部應(yīng)6、對轉(zhuǎn)發(fā)給各部門的文件進行登記，包括文件名稱、附件（如有） 、發(fā)文單位、來文 時間、轉(zhuǎn)發(fā)部門、轉(zhuǎn)發(fā)時間、處理意見（如有）等，并由收文部門簽收。 2.42.4 內(nèi)部內(nèi)部文書管理文書管理 2.4.1 對內(nèi)行文管理 1) 以部門、子公司名義發(fā)布的各式公文由發(fā)文部門（子公司）負責擬稿，并按規(guī)定編制 文件編號，其主管領(lǐng)導審核、簽發(fā)（如需） 。 2) 以集團公司名義發(fā)布的各式公文原則上由“行政部”負責擬稿經(jīng)主管領(lǐng)導審核后簽發(fā)。 3) 以上各類公文均須交由“行政部”負責統(tǒng)一分發(fā)。以公司領(lǐng)導個人為報送對象的報告、 請示除外。 4) 行政部應(yīng)對公文的分發(fā)作詳盡記錄，包括文件名稱、附件（如有） 、數(shù)量、發(fā)文部門、 7、發(fā)文時間、抄報領(lǐng)導/部門、分發(fā)部門、分發(fā)負責人、簽收人、簽收時間等。 5) 以上各類公文的原件由“行政部”負責統(tǒng)一存檔管理。 2.4.2 對外行文管理 1) 以集團公司、子公司名義對外報送的公文，由主要業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門/子公司負責擬稿，經(jīng) 主管領(lǐng)導審核后方可外發(fā)。 2) 禁止集團/子公司各部門以“部門”名義對外行文，禁止任何人/部門未經(jīng)批準私自以 集團、子公司的名義對外行文。 3) 行政部應(yīng)對所有對外文書進行登記，包括文件名稱、擬稿部門、報送部門、報送時間、 最后核準人/部門等，重要文件應(yīng)復印存檔。 2.4.3 文書管理責任 1) 所有對內(nèi)、對外發(fā)布的正式文件均須由擬稿部門進行認真校對，以確保文件8、內(nèi)容的準 確性、嚴謹性，同時確保嚴格按照公司標準格式行文。 2) 負審核責任的主管領(lǐng)導應(yīng)對各式行文的準確性、合理性、必要性進行嚴格把關(guān)。 3) 需要加蓋公司公章的文件應(yīng)按有關(guān)規(guī)定簽批后，送“行政部”統(tǒng)一蓋章。 4) 對外行文還應(yīng)由“行政部”作最后的審核，對公文格式、措詞、內(nèi)容的準確性、嚴謹 性、合理性進行嚴格把關(guān)。 2.52.5 公文公文格式格式 2.5.1 公司的各類公文應(yīng)按統(tǒng)一的標準規(guī)范格式編寫，對外行文（尤其對各級行政機關(guān)的行政公 文）可參照國家規(guī)定的標準格式。 1) 公文標題：公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，除法規(guī)、 規(guī)章名稱加書名號外， 一般不用標點符號。 標9、題用 2 號仿宋_GB2312 分一行或多行居中 排布，一般由“發(fā)文單位 + 內(nèi)容 + 文種”構(gòu)成（非重要公文可靈活調(diào)整） ?；匦袝r要 做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 2) 主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在公文標題 下空 1 行，左側(cè)頂格用 4 號仿宋_GB2312 字標注，回行時仍頂格，最后一個單位后標全 角冒號。 3) 公文字號：一般包括部門（公司）代字、年號、順序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標 識，年份應(yīng)標全稱，用方括號“ ”括入。 4) 發(fā)文時間：以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。 5) 正文：正文在主送單位名稱下 1 行，用 10、4 號仿宋_GB2312 從左至右橫寫、橫排。每自然 段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 6) 附件：公文如有附件，在正文下空一行，左空 2 字用 4 號仿宋_GB2312 標注“附件” ， 后標全角冒號和名稱。附件如有序號應(yīng)使用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不加標點符號。 附件一般應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標注“附件” ，有序號時 標注序號，其序號和名稱前后標注應(yīng)一致。 7) 公文用紙：一律使用國際標準 A4 規(guī)格紙。 8) 落款：公文落款處署發(fā)文單位名稱，并標識成文時間。成文時間右空 4 字；公文所加 蓋的印章應(yīng)上不壓正文，下壓成文日期。 9) 簽章：確保做到“11、壓年蓋月” ，即公司印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文， 下沿略壓年、月、日。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)盡量采取調(diào) 整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，如采取上述方法仍不能 10) 成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。 11) 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。 12) 公文正本必須使用公司統(tǒng)一印制的 A4 型(長 297 毫米， 寬 210 毫米)信箋紙和統(tǒng)一的頁 面設(shè)置，其中，上邊距 371 毫米，下邊距 351 毫米，左邊距 281 毫米，右邊距 261 毫米，行間距 1.5 倍。 2.62.6 行文行文規(guī)則規(guī)則 2.6.1 各部門/子公司在職權(quán)范圍內(nèi)可用各部12、門/子公司名義對下行文，但重要行文應(yīng)抄報公司領(lǐng) 導和有關(guān)職能部門。 2.6.2 各部門/子公司可在各自的權(quán)限內(nèi)互相行文、聯(lián)合行文。 2.6.3 各部門/子公司如需以公司名義對外行文，應(yīng)先草擬初稿，經(jīng)本部門/子公司負責人核稿并 呈主管領(lǐng)導批準后，送行政部加蓋印章，交回發(fā)文部門發(fā)出。 2.6.4 未經(jīng)公司允許，公司所屬無法人資格的部門，一律不得以部門名義對外行文。對外行文只 限于與對口單位的工作聯(lián)系。 2.72.7 收收、發(fā)文辦理、發(fā)文辦理 2.7.1 收文時應(yīng)檢查公文是否齊全，并登記收文號、來文號、收文日期、來文單位、收件人、份 數(shù)。 2.7.2 對于收件人明確的來函，行政部公文處理人員在做好收13、文登記手續(xù)后，應(yīng)立即通知各部門/ 子公司負責公文處理的人員到前臺領(lǐng)取，并做好簽收登記手續(xù)。對于收件人不明確的來函， 將來函送行政部經(jīng)理分辦。 2.7.3 公司有關(guān)人員代表公司領(lǐng)取的文件，不得自行處理，應(yīng)交行政部按收文辦理程序處理。 2.7.4 發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記、打印、校對、蓋章、存檔等程序。 1) 擬稿。凡以“富力地產(chǎn)集團有限公司” “廣州富力地產(chǎn)股份有限公司”等有法人資格的 公司名義發(fā)出的文件，根據(jù)內(nèi)容由各職能部門擬稿，非職能部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性 和重要文件由行政部擬稿。 2) 核稿。文稿擬出后，承辦部門領(lǐng)導應(yīng)予審核并簽字確認。 3) 簽發(fā)。承辦部門主管領(lǐng)導審閱公文并在文14、稿上簽署自己的意見、姓名和審批時間。聯(lián) 合發(fā)文要請有關(guān)領(lǐng)導會簽。文件經(jīng)簽發(fā)后即成定稿。 4) 修改和簽批公文，應(yīng)使用鋼筆、簽字筆或其它符合存檔要求的黑色筆墨。 5) 承辦部門持兩份正本連同有主管領(lǐng)導簽發(fā)意見的定稿送行政部辦理蓋章登記手續(xù)。 6) 行政部應(yīng)認真核對公文正本與定稿是否相符，文字表述、文種使用和公文格式等是否 符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，手續(xù)是否完備等。如不符合上述要求的，行政部有權(quán)予以退 回重辦。 2.82.8 公文立卷公文立卷、歸檔和銷毀、歸檔和銷毀 2.8.1 對收到的公文（含各部門/子公司自行領(lǐng)回的政府有關(guān)部門批復、意見、決定等） ，各部門/ 子公司負責公文處理的職員應(yīng)立即將公文正15、本和有關(guān)材料（包括聲像制品）按照檔案管 理制度和其它有關(guān)規(guī)定的要求整理好，交行政部檔案員按期歸檔。 2.8.2 簽發(fā)的公文辦理完畢后，行政部檔案員應(yīng)根據(jù)文書立卷的要求，及時登記備查，并將經(jīng)承 辦部門主管領(lǐng)導簽發(fā)意見的公文定稿和正本各一份存檔。 2.8.3 行政部檔案管理員應(yīng)該認真做好公文立卷工作，保證齊全、完整、正確反映公司的主要工 作情況，便于保管、查找和利用。公文應(yīng)做到當天公文當天清理，當天分類立卷。 2.8.4 立好的宗卷，要寫明標題，編好目錄。 2.8.5 沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)主管領(lǐng)導的批準，可以銷毀。銷毀時應(yīng)登 記造冊，并有專人監(jiān)督，以防丟失、錯銷、漏銷。 三、三、 附則附則 3.13.1 本規(guī)定由行政部負責解釋并修訂。 3.23.2 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。