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1、項目文檔管理作業指引項目文檔管理作業指引 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準批準 日期日期 一、一、 作業指引目的作業指引目的 統一項目文檔管理標準，規范項目文檔的管理工作。 二、二、 適用范圍適用范圍 各個項目文檔收集、分類、編號、登記、流轉、存檔、借閱、移交、作廢及銷毀。 三、三、 定義定義 3.13.1 項目文檔：項目文檔：在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，由工程部負責保存及管理的各類文書、 圖紙檔案及上墻資料文檔。項目竣工驗收后，將按規定移交城建檔案館、物業公司、公司檔案管 理部門。 四、四、 職責職責 4.14.1 工程部工程部 4.1.1 負責按照本指引執行本部門2、文檔的管理工作： 4.1.2 負責對外發放的項目文檔及對內重要信息文檔的審核、批準； 4.1.3 負責按照相關文件的規定進行過程管理活動。 4.24.2 相關部門相關部門 4.2.1 按照公司相關文件的規定提供項目各階段的必要文件及相關配合。 五、五、 關鍵活動描述關鍵活動描述 5.15.1 項目文檔分類項目文檔分類 5.1.1 項目文檔的分類（具體參見項目文檔分類對照表 ） 5.1.2 工程部上墻資料 5.25.2 文檔登記與流轉文檔登記與流轉 5.2.1 工程部發文 1) 工程部發文分為“以公司名義發文”和“以工程部名義發文”兩種。以公司名義發文即“公司 發文” ，具體要求及程序見公文管理3、制度 。以工程部名義發文即“工程部發文” ，工程部發 文統一以工作指令、聯系函兩種形式下發，相關規定如下： 工作指令 工作指令是技術經濟類文件，分為設計變更類和非設計變更類。設計變更文件應按照“設計變 更審批表” 、 “工作指令單” 、 “設計變更確認單” 、 “設計變更統計表”的順序裝訂，應單獨存一 份作為竣工圖變更文件移交城建檔案館。非設計變更類指令單包含現場簽證、獎勵或違約扣款 等，應按照“非設計變更審批表” 、 “工作指令” 、 “相關附件”的順序裝訂。工程文員應跟蹤工 作指令的審批過程直至下發、存檔。并定期對工作指令下發的情況進行清查，保證文件及時下 發、避免漏發重發等現象。 聯系函4、 聯系函是工作指令以外的其他發文，如工程部對壟斷部門工作聯系往來的文件；工程部直接對 施工單位來函回復的文件；表揚信、確認函等。 2) 發文流程： 經辦人根據部門發文模板擬稿，經部門負責人或授權人審批同意后，由工程文員加蓋部門公 章后發出，并保存原件并進行臺賬登記、歸檔。 5.2.2 工程部收文 1) 工程部收文是指來自總承包單位、分包單位、材料設備供應商、其他單位（包含政府部門、公 司其他部門等） 所有外來單位的文件。 所有收文統一由工程文員接收， 并進行第一次臺帳登記， 初步登記收文的基本信息。在文件反面加蓋“文件傳閱章” ，第一時間送至工程部經理或授權 人簽署指定傳閱人（如為政府部門的收5、文須抄送公司信息管理負責人及檔案部門） 。最后，由 工程文員跟進文件傳閱直至完成，進行第二次臺帳登記，注明存檔時間并將文件存入盒內。如 有電子文件傳閱的，紙質文件經臺帳登記即可直接存檔。 2) 收文流程： 工程文員負責接收部門文件并進行臺賬登記，蓋傳閱章后進行統一分發至相關人員。 5.2.3 文件管理 1) 工程部所有收發的原件統一由工程文員登記存檔， 并在完成簽批、 傳閱的 3 個工作日內， 按 項 目文檔分類對照表分類、登記，最后在文件右上角加蓋歸檔章歸檔。 2) 存檔統一使用 A4 幅面（297mm*210mm） 、42mm 厚度的紙質資料盒，并粘貼文檔盒脊目錄。 盒脊目錄格式示意圖：盒6、脊目錄格式示意圖： 表示“文件類別” 。例如：總包檔案、成本檔案等。 表示“項目名稱” 。 。 表示“文件名稱” ，名稱前需加“項目分期”區別。例如：四期工作指令等。 表示“編號規則” 。例如：LC -部門簡稱(項目簡稱)-采購-XX1，取其前面 “LC -部門簡稱(項目簡稱) -采購” 。 表示“流水號范圍” 。例如： “LC -部門簡稱(項目簡稱)-采購”合同檔案盒內有 0001 0030 號， 則標注“00010030” 。 3) 文檔盒應建立“卷內目錄” ，目錄格式可按電腦臺帳表格為框架，文件標題需更改成“卷內目 錄” ，并打印放在盒內文件最上。如一個文件盒存放多類文件，需分別建立“卷7、內總目錄” 、 “卷 內分目錄” ，以便對存檔文件進行檢索。 5.2.4 印章管理 1) 工程部公章 工程部公章用于以部門名義張貼、外發（公司級別以外）的各種通知類文件，及工作指令、 工程指示。但不得用于對外各類合同、協議，或可能構成公司利益受損的非法使用。凡需 使用工程部公章的文件須經部門經理或授權人的簽字、批準，具體操作要求及程序見印 鑒管理制度 。 2) 工程部工作章 在文檔流轉中，為識別不同階段或用途，而加蓋的工作章。比如“文件傳閱章” 、 “受控章” 、 “歸檔章” 、 “作廢章”等。 文件傳閱章示意圖：文件傳閱章示意圖： 文件傳閱章文件傳閱章 DocumentDocument Pa8、ss round StampPass round Stamp 姓姓 名名 NameName 執執 行行 ActionAction 需知悉需知悉 ReferenceReference （圖紙）受控章示意圖：（圖紙）受控章示意圖： 受受 控控CControlontrol 文件歸檔章示意圖：文件歸檔章示意圖： 歸歸 檔檔ArchiveArchive 日日 期期 Date:Date: 文件作廢章示意圖：文件作廢章示意圖： 作廢作廢 CCancellationancellation 日日 期期 DateDate : : 5.35.3 文檔借閱文檔借閱 5.3.1 工程部內部人員借閱項目文檔必須辦理借閱登9、記手續，填寫文檔借閱登記表 ；工程部以外人 員借閱項目文檔時，須填寫項目文檔外借審批單 。 5.3.2 借閱原件使用完畢應及時歸還工程文員，一周以上時間未歸還的文檔，工程文員應負責催還。 5.3.3 借閱方式一般有借閱、查閱、復印和網絡查詢四種： 1) “借閱”指文檔原件需借出的使用方式； 2) “查閱”指在資料室內查看，文檔原件不需借出的使用方式； 3) “復印”指將文檔原件進行復印借出的使用方式； 4) “網絡查詢”指具備一定的查閱權限內，通過檔案管理系統中查詢有關文件的使用方式。 5.45.4 文檔移交文檔移交 5.4.1 移交城建檔案館 按照當地法規要求進行移交。 5.4.2 移交物業10、公司 具體參照工程物業移交作業指引 。 5.4.3 移交公司檔案管理部門 除移交城建檔案館、物業公司的文件外，工程部應按分期將其他文件移交檔案管理部門，并提 交目錄清單與相關電子光盤。 5.55.5 文檔作廢與銷毀文檔作廢與銷毀 5.5.1 因文件錯辦或其它原因需要作廢，工程文員應及時回收，并加蓋作廢章進行標識，作廢原件應 單獨存檔備查。 5.65.6 其他其他相關要求相關要求 5.6.1 工程部需要求施工方按規定填寫統一、標準的表格，確保資料填寫規范。 5.6.2 監理日志作為日常工作制度，工程部所有工作人員必須按時按質完成。 5.6.3 工程部負責人應定期或不定期對資料工作情況進行檢查、監督和指導。 六、六、 支支持性文件持性文件 6.16.1 流程及作業指引流程及作業指引 6.1.1 工程物業移交作業指引 6.1.2 印鑒管理制度 6.26.2 表單及模板（參考）表單及模板（參考） 6.2.1 項目文檔分類對照表