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1、購 銷 合 同 管 理 制 度購 銷 合 同 管 理 制 度 1.1. 目的目的 為規范公司內購銷合同的簽訂、建檔程序，加強購銷合同管理，特 制定本制度。 2.2. 適用范圍適用范圍 本制度適用于陽光百貨商品購銷合同的管理。 3.3. 職責職責 3.1. 采購部負責購銷合同的洽談、簽訂； 3.2. 總經理或其指定授權人負責購銷合同簽訂的最終審批； 3.3. 信息物流中心負責合同信息的錄入； 3.4. 財務部負責監督涉及合同的收費情況； 3.5. 辦公室負責購銷合同及其相關附件、文件等的存檔，并監督合同簽訂 程序； 3.6. 其它部門具體執行合同相關條款并監督供應商的合同履行。 4.4. 工作內2、容工作內容 4.1. 合同的簽訂原則 4.1.1. 簽訂合同必須遵循法律、法規及公司的各項有關規章制度。 4.1.2. 簽訂合同者必須為合法的法人代表或合格的代理人。 4.1.3. 合同應當條款完備、表達準確、內容具體、字跡清晰，權利、義務 明確、合法。 4.1.4. 合同必須采用書面形式，國家或政府以及主管部門規定須鑒證的合 同，應進行鑒證。 4.2. 購銷合同應具備的內容 a) 雙方單位的名稱、住所、簽署時間、地點； b) 商品的品牌、品類； c) 商品的數量及質量要求； d) 價格、扣率及結賬方式、帳期； e) 運費及運輸方式、提貨地點； f) 違約責任的承擔及糾紛的解決方式； g) 合3、同期限; h) 雙方蓋章，法定代表人或其代理人簽字。 起草人：起草人： 審核人：審核人： 批準人：批準人： 4.3. 合同的書寫要求 4.3.1. 合同用黑色簽字筆或鋼筆填寫； 4.3.2. 合同書寫認真、字跡清晰、規范，不得出現繁體字、異體字等（為 保持供應商名稱正確的例外） ； 4.3.3. 合同用語簡明扼要，不缺項； 4.3.4. 不得空項，無內容用“/”代替 4.4. 合同簽訂流程： 參照合同簽訂流程圖 （附件一） 、 合同審批程序表執行。供應 商證件審核要求參照證件審核要求 （附件二） 。如無特殊原因， 除涉及供應商外，每個工作流程均要求在當日完成。 4.5. 合同檔案的保存 4.54、.1. 信息物流中心將生效合同的主要內容及基本索證（參照商品質量 管理制度 附件一、 附件二） 內容在合同生效的當日錄入計算機 “合 同管理信息系統” ，并將其轉入辦公室。 4.5.2. 辦公室將合同文本及相關證件按樓層、合同編碼時間順序存檔并建 立 購銷合同建檔目錄 。證件存放順序依次為：合同文本、合同 附件、營業執照、稅務登記證、衛生許可證、商標注冊證書、代理 委托書、組織機構代碼證及其它證件。 4.5.3. 履行合同過程中，雙方協商一致、交涉同意修改的書文、電報及其 它附件，均屬合同有效組成部分，應統一歸檔保存。 4.6. 合同和證件到期的處理 4.6.1. 信息物流中心提前兩個月從“合5、同管理信息系統”中提取即將到期 的購銷合同信息，填寫到期合同明細報采購部，由采購部準備 有關資料提報品牌聯席會議對其進行評議，最終將到期合同分為以 下兩類： a) 要求撤柜合同，包括：季節性商品、不適合商品（銷售差、檔次 低、有其它不利因素商品） 、供應商違規等其它原因； b) 可進行續簽合同。 4.6.2. 對各類合同的處理： a) 確認續簽的合同：采購部根據品牌聯席會議通報按照合同簽 訂程序，與供方重新簽訂合同。須在合同到期 5 日前辦理完畢。 b) 準備撤柜和要求撤柜的合同 采購部根據“品牌聯席會議通報”填寫供應商品牌調整函 （附 件三） ，提前一個月通知供應商撤柜事宜，并通報營銷部、總6、務 部，配合做好撤柜工作。合同未到期的供方撤柜，采購部應在計 算機“合同管理信息系統”中注明。 4.6.3. 證件的更新 a) 信息物流中心提前一個月從“合同管理信息系統”中提取即將到 期的基本索證信息，填寫索證更新明細報采購部； b) 采購部在證件有效期結束前聯系供應商將證件更換完畢，并將 索證更新明細連同證件返回信息物流中心； c) 信息物流中心將更新的證件內容錄入“合同管理信息系統” ，完 成后由信息物流中心將證件交辦公室更新存檔。 4.7. 合同的變更 4.7.1. 合同存續期間， 雙方合作內容發生變化， 經采購部與供應商協商一 致后，按合同簽訂程序，可重新簽訂合同。 4.7.2. 合7、同有效期內，供應商變更名稱或移交業務，應由供應商出示變更 證明（加蓋變更前、后公章及財務專用章） ，承諾“前者（舊戶頭） 與陽光百貨的一切權利義務關系自 x 年 x 月 x 日起均由后者（新戶 頭）承擔” ，并提供變更后新供應商的法人證件、授權書等，采購部 審核確認后，填寫供應商變更戶頭申請表 （一式三聯，供應商、 財務部、辦公室各執一聯） ，經總經理審核，財務部收費后，采購部 與其重新簽訂合同。 4.8. 監督 4.8.1. 采購部經理：審核合同條款是否完備、合理，是否與合同審批程 序表內容一致，供應商證件、手續是否齊全。 4.8.2. 總經理：審核合同條款是否完備、合理。 4.8.3. 財8、務部 a) 審核合同審批程序是否完備； b) 監督供應商及時、 足額繳納合同簽訂及執行過程中產生的入場費、 裝修押金、商品質量保證金等各項費用。 4.8.4. 信息物流中心：審核合同審批程序表的內容是否完備，審批手 續是否齊全。 4.8.5. 辦公室：對本制度的執行情況進行監督檢查；審核合同審批程序是 否完備，各項流程是否按要求時間完結。 4.8.6. 人力資源部：監督、控制供應商對導購員的聘用按合同約定執行。 4.8.7. 總務部：監督、控制供應商的裝修事宜按合同約定執行,按計劃保證 質量完成。 4.8.8. 營銷部： a) 督促供應商保證營業員及時上崗，做好備貨，按計劃開業。 b) 監督、9、禁止供應商超合同范圍經營及其它違反合同約定事項。 5.5. 附件附件 5.1. 合同簽訂流程圖 5.2. 證件審核要求 5.3. 供應商品牌調整函 6.6. 相關記錄相關記錄 6.1. 合同審批程序表 6.2. 購銷合同建檔目錄 6.3. 品牌聯席會議通報 6.4. 到期合同明細 6.5. 索證更新明細 6.6. 供應商變更戶頭申請表 品牌聯席會議公司/供應商 NO 采購經理 審批 供應商簽 章 合同文本 合同文本、審批表 采購部總經理 聯席會議 同意引進 簽訂合同 總經理審 批 聯席會通報 公司蓋章 信息物流 中心錄入 合同文本/審批表 附件一：合同簽訂流程圖附件一：合同簽訂流程圖 ? 合同10、審批表 合同文本、審批表 合同文本 NO YES 合同文本、審批表 存檔 合同文本/審批表 存檔 說明：品牌聯席會議同意引進該品牌 洽談員與供應商簽訂合同 采購經理審批 供應商簽 章 總經理審批 公司蓋章 信息物流中心錄入建檔 合同轉辦公室/供應商 簽訂合同 采購經 理審批 供應商簽章 總經理 審批 公司蓋章 建檔錄入 辦公室存檔 供應商 聯席會 合同管理系統合同管理系統 營銷 部 采購 部 人力 資源 辦公 室 財務 部 總務 部 附件二二：證件審核要求 1.1. 營業執照：加蓋供應商紅色公章的復印件。 2.2. 稅務登記證：通過年審的原件或清晰的復印件。 3.3. 委托代理證書： 3.1.11、 委托銷售：生產廠家或總代理商出示給供方的委托銷售證書（在有效 期內） ； 3.2. 授權書：法人代表給委托人開的委托其簽訂合同的證明（原件） 。 4.4. 商標注冊證書：有效期內的清晰復印件。 5.5. 產品質檢報告： 5.1. 要求加蓋所在質檢局的公章； 5.2. 提供成品的全項、抽檢質檢報告； 5.3. 每批產品應有相對批號的報告，或質檢報告檢驗日期在提供日的前一 年之內； 6.6. 進口產品證件（清晰復印件） ：進口產品報關單、衛檢證明、衛生部批 文。 7.7. 其它證件：衛檢報告（化妝品、餐具、床品等） 、準銷證書（特殊商品） 等。 8.8. 化妝品類：衛生檢驗證、外埠化妝品索證備案單（市外化妝品） ； 9.9. 工藝品類：合格證。 注：以上證件有時間要求的注意證件在有效期內。 附件三：供應商品牌調整函 （供應商） ： 首先，感謝貴公司長期以來對陽光百貨的支持與合作！在與貴公司以 往的合作中，雙方感到非常的愉快，增進了彼此的交流和溝通，為雙方留 下了深刻、美好的印象。 但是， 考慮到雙方長期的利益與發展， 根據 ， 我公司擬對 品牌作出調整，按合同約定終止雙方的合作。 請貴公司于 年 月 日前來我公司采購部辦理有關退場事宜，我公司 會給予積極的協助和配合。如逾期辦理，將按合同約定執行。謝謝合作！ 順頌商祺！ 聯系人： 電話： 青島陽光百貨股份有限公司（簽章） 年 月 日