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1、外來文件控制程序1.目的保證公司對外來文件的正確有效使用。2.適用范圍本程序適用于對外來文件的管理。3.引用文件無4.定義外來文件是指由公司總部轉發或國家黨政機關下發的標準、規范、規定等文件。5.職責5.1 現場辦公室負責人負責外來文件送閱批示及制定選用的外來文件分發清單。5.2 各部門負責人負責建議選用外來文件及已批準使用的外來文件在本部門的實行。5.3 現場辦公室資料員負責接收、登記外來文件,辦理送批選用手續。5.4 現場辦公室資料員負責選用的外來文件的歸檔、保管及銷毀等。6.資格和培訓執行本程序不需特別的資格或培訓。7.程序7.1 外來文件的接收現場辦公室資料員接收外來文件時,填寫收文處2、理單（見GFP5-4-F1）,然后送現場辦公室負責人審閱。7.2外來文件的下發、傳閱7.2.1 現場辦公室負責人審閱后，認為需要下發的，制定外來文件使用及下發清單（見GFP5-4-F2）交資料員，若無需下發，要求現場辦公室資料員保存即可。7.2.2 現場辦公室資料員根據下發清單填寫外來文件使用通知單（見GPP5-4-F3）,連同加蓋“選用”標志的外來文件復印件一起送指定部門負責人。7.2.3 各部門負責人簽收外來文件后，組織部門相關員工傳閱，并要求其填寫外來文件傳閱單（見GFP5-4-F4）。7.2.4 各部門直接從黨政機關接收的外來文件，須由資料員送往現場辦公室登記，加蓋“選用”標志后下發到3、使用部門。7.3外來文件變更處理7.3.1部門負責人須及時掌握外來文件更新或修改情況。7.3.2 現場辦公室資料員接到更新或修改后的外來文件,按第7.17.2的規定辦理。7.3.3 更新的外來文件發放時，必須收回先前分發到各部門的原使用本，現場辦公室資料員、各部門負責人均在下發清單回收欄上簽字后，現場辦公室資料員才將修改、更新本發至部門負責人。7.4外來文件的歸檔保管、回收及銷毀7.4.1 現場辦公室資料員每月的最后一個工作日將外來文件原本及來文處理單移交公司檔案員歸檔保管，并填寫文件移交單（見GFP5-3-F5）。7.4.2 停止使用的外來文件復印本由現場辦公室資料員收回后至少保存一個月集中4、銷毀。8.記錄8.1 收文處理單、外來文件原本和外來文件使用及下發清單由公司檔案員永久保存。8.2 外來文件使用通知單及文件復印本由持有人保存至被現場辦公室資料員回收之時。8.3 文件傳閱單位由部門兼職資料員保存至新版文件下發為止。9.附件9.1 GFP5-4-F1收文處理單9.2 GFP5-4-F2外來文件使用及下發清單9.3 GFP5-4-F3外來文件使用通知單9.4 GFP5-4-F4外來文件傳閱單GFP5-4-F1.1收文處理單文件標題編 號來文單位收 文 人收文時間辦公室負責人審閱意見：主管副總經理批示（需要時填寫）落實情況（由資料員填寫）GFP5-4-F2.1外來文件使用及下發清單序號來文號來文名稱來文使用審批人來文使用時間使用部門下發數量接收人回收時間交還人檔案員備注GFP5-4-F3.1外來文件使用通知單 : 公司決定自 年 月 日采用 (來文單位) (來文文號) (來文名稱)。具體采用內容:請遵照執行。特此通知。 金地(集團)股份有限公司 年 月 日GFP5-4-F4.2外來文件傳閱單文件名文件號發文單位接收日期傳閱人簽名：說明： 1.傳閱人簽名時應同時注明日期。 2.部門兼職資料員最后簽名并保管此單。