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1、武漢市萬科房地產(chǎn)有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態(tài)：A/1 生效日期： 第 1 頁 共 3 頁 1 目的目的 保證公司和部門內(nèi)部溝通的順暢， 明確召開例會的程序和例會紀(jì)要跟進辦法規(guī)定召 開公司辦公例會的管理責(zé)任、方法和要求，溝通部門內(nèi)部及全公司范圍內(nèi)工作進展?fàn)?況，協(xié)調(diào)解決存在問題，以利于工作的開展。 2 適用范圍適用范圍 本程序適用于公司工作例會、部門工作例會、跨部門工作例會等會議的管理。 3 職責(zé)職責(zé) 3.1 3.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集公司例會紀(jì)要和跨部門例會，跟進紀(jì)要的落實。 3.2 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)召集本 部門工作例會，跟進紀(jì)要的落實。 2、3.3 職責(zé) 3.1.1 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)確定會議議題、會議主持人。 3.1.2 例會主持人負(fù)責(zé)會議資料的收集、會議地點的確定、會議通知、本次例會的 主持工作；做好會議紀(jì)要并發(fā)相關(guān)部門。 3.1.3 本部門職員和其它受邀參加會議人員負(fù)責(zé)參加例會,并參與會議相關(guān)議題的 討論。 3.1.4 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)跟蹤會議決議執(zhí)行情況。 3.2 3.2 公司工作例會職責(zé)公司工作例會職責(zé) 3.2.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集公司管理例會,并負(fù)責(zé)會議資料的收集、會議地點的 確定、會議通知及例會的主持工作，并負(fù)責(zé)會議記錄、及擬制會議紀(jì)要。 3.2.2 總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)主持辦公例會。 3.2.3 各部門經(jīng)理要求參加辦公例3、會，并負(fù)責(zé)提供會議所需資料。 3.2.4 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)執(zhí)行會議決定，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)跟蹤會議決定的執(zhí)行情況。 4 工作程序工作程序 會議主持人 安排會議 a) 由總辦主任 （或部門經(jīng)理） 擔(dān)任或指 定會議主持人公司工作例會由總辦 主任負(fù)責(zé)主持， 如遇特殊情況也可由 武漢市萬科房地產(chǎn)有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態(tài)：A/1 生效日期： 第 2 頁 共 3 頁 參加會議人員 圍繞會前制定的議程 進行討論 會議主持人 宣布會議開始 a) 公司工作例會由總經(jīng)理做總結(jié)； b) 部門工作例會由部門經(jīng)理做總結(jié)； a) 控制要點 5.2 b) 公司管理例會4、會議內(nèi)容包括但不限 公司工作例會會議制度： a) 作好會議考勤 b) 宣布會議議題/會議時間/會議紀(jì)律 武漢市萬科房地產(chǎn)有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態(tài)：A/1 生效日期： 第 3 頁 共 3 頁 總經(jīng)理/部門經(jīng)理會議 做總結(jié)性發(fā)言宣布會 議決定 會議記錄人 整理會議紀(jì)要 審核會議紀(jì)要 發(fā)送會議記錄、存檔 副總經(jīng)理/部門經(jīng)理會 議主持人 會議記錄人 a) 公司工作例會會議紀(jì)要包括標(biāo)題、 會 議時間、 地點、 出席人員、 缺席人員、 a) 文件與檔案管理程序 b) 跨部門例會紀(jì)要發(fā)給與會部門經(jīng)理、 分管領(lǐng)導(dǎo)和與會者、 總辦信息管理員 c) 部門5、例會紀(jì)要發(fā)送分管領(lǐng)導(dǎo)、 本部門 全體、總辦信息管理員； d) 會議紀(jì)要應(yīng)在會議召開后 5 個工作 日內(nèi)發(fā)放給與會人員和總辦信息員； e) 總辦信息員就全公司所有部門的會 總經(jīng)理辦公室/部門經(jīng) 理 跟蹤會議決議的執(zhí)行 a) 會議紀(jì)要 武漢市萬科房地產(chǎn)有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態(tài)：A/1 生效日期： 第 4 頁 共 3 頁 a) 任務(wù)預(yù)警和督辦指引總經(jīng)理辦公室 通過部門工作任務(wù)書 、 部門經(jīng)理半 月報 、業(yè)務(wù)督辦單等信息的傳遞跟蹤、 監(jiān)督會議決議的執(zhí)行情況，部門經(jīng)理負(fù) 責(zé)具體執(zhí)行涉及本部門的會議決議； b) 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)跟蹤部門工作例會決議 6、的執(zhí)行情況； c) c) 職員將會議決議列入本人的工作計 劃，部門經(jīng)理定期（每周或每兩周）檢 查職員計劃完成情況，并作為職員績效 考核的依據(jù)； d) d) 下次例會上，會議決議跟蹤人報告 決議執(zhí)行情況。 武漢市萬科房地產(chǎn)有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態(tài)：A/1 生效日期： 第 5 頁 共 3 頁 5 5 控制要點控制要點 5.1 會議安排： 5.1.1 公司工作例會是公司管理級人員的工作例會，至少每月召開一次全公司的工作例 會；同時根據(jù)公司經(jīng)營需要，即時召開專題會議。部門工作例會是部門內(nèi)部對工 作計劃、管理和總結(jié)的工作例會，應(yīng)至少每兩周召開一7、次。 5.1.2 確定參加會議的人員名單，并確定會議議題、會議議程；會議中可以包含的議題 有：上次會議決議的執(zhí)行情況，上階段工作總結(jié)，下階段工作的安排，以及各部 門需要協(xié)調(diào)、溝通的問題。其他議題視情況而定； 5.1.3 5.1.4 主持人以 outlook 的方式向與會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容含會議時間、地點、 參加人員、會議議題等內(nèi)容； 5.1.5 按會議室使用管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。 5.2 會議議題 5.2.1 部門工作例會會議內(nèi)容包括但不限于：上次會議決議回顧，上階段工作回顧與檢 查、部門工作中遇到的問題及解決方法的討論、下階段工作的計劃和安排、對公 司的一些意見和建議； 5.2.2 8、公司管理例會會議內(nèi)容包括但不限于：上次會議決議回顧，上階段工作回顧、檢 查；項目實施過程中需協(xié)調(diào)的事項研究、決定；各項業(yè)務(wù)運作過程及效果的溝通、 交流；公司運作中需研究決定的一般事項；下階段工作安排。 5.3 部門工作例會是部門內(nèi)部對工作計劃、管理和總結(jié)的工作例會，應(yīng)每周或每兩周召 開一次。 武漢市萬科房地產(chǎn)有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態(tài)：A/1 生效日期： 第 6 頁 共 3 頁 6 6 相關(guān)文件相關(guān)文件 6.1 會議室使用管理規(guī)定 WHVK/WI-02-02-01 6.2 任務(wù)預(yù)警和督辦指引 WHVK/WI-02-02-02 7 7 相關(guān)記錄相關(guān)記錄 7.1 會議紀(jì)要 7.2 部門經(jīng)理任務(wù)書 7.3 部門經(jīng)理半月報