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1、武漢市萬科房地產有限公司程序文件 對外文件控制程序 編號：WHVK/QP-03-03 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 1 頁 共 4 頁 1 1 目的目的 本程序規定公司或各部門對外發文的控制流程，以確保對對外文件的有效控制。 2 2 適用范圍適用范圍 適用于公司（或公司下屬各部門）對政府主管部門、集團公司、業務關聯單位、顧客 發文的審批和控制工作。 3 3 職責職責 3.1 各部門負責本部門對外發文（或本部門業務范圍內的公司對外發文）的起草和報批 工作，營銷策劃部負責對顧客公開文件的制定、審核和控制。 3.2 公司總經理負責公司對外發文的審批，各部門主管領導負責本部門對外發文的審 批2、。 4 4 工作程序工作程序 4.1 對顧客公開文件發文控制流程 否 是 營銷策劃部 擬訂須向顧客提供的 公開文件草案 組織相關部門討論并 修改 營銷策劃部 審批 總經理 a) 對顧客公開文件審批表 a) 對顧客公開文件是指公司向顧客口 頭或書面提供的文件或信息，如售 樓書、服務承諾、質量保證書、使 用說明書、有關手續辦理規定、媒 體廣告信息、海報、展板、宣傳資 料、統一口徑等； b) 專業部分（如質量保證書）可要求 專業部門協助進行編制 c) 公開文件草案 a) 由營銷部牽頭，可采用會議或郵件 討論形式； b) 相關部門由營銷部經理判斷； c) 填寫對顧客公開文件審批表 營銷策劃部 建立公開3、文件清單 a) 對顧客公開文件目錄 b) 保留文件副本 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 對外文件控制程序 編號：WHVK/QP-03-03 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 2 頁 共 4 頁 是 否 文件存檔并在公司內 部發布 總辦信息員 a) 歸檔登記表 b) 總辦信息員通過內部網發布最新公 開文件，且閱讀權限為公司部門經 理級以上及營銷部全體。 向顧客提供公開文件 營銷策劃部 是否修改 營銷策劃部 繼續使用 營銷策劃部 定期評審公開文件 a) 營銷策劃部根據市場及行業信息， 對公開文件進行評審，一般每月進 行一次，如有市場變動，可以進行 即時的評審； b) 一次有效的公開文件無需4、定期評 審； c) 填寫對顧客公開文件審批表 a) 填寫對顧客公開文件目錄中“發 放時間”一欄； b) 以公司名義向顧客提供的書面文件 需蓋公章，按印鑒及各類證照保管 指引執行。 c) 方式包括直接提供原文、公開、口頭 轉述等等 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 對外文件控制程序 編號：WHVK/QP-03-03 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 3 頁 共 4 頁 修 改 發 文 同 意 4.24.2 其他對外發文控制流程其他對外發文控制流程 發文部門 起草/修改對外文件 發文部門 在公章管理員處加蓋 公章 發文部門 審批底稿原件存檔 a） 對外文件草案 a） 文件與檔案管理程序 主管5、領導 審批 a) 公司對外發文由總經理批準，部門 對外發文由部門主管領導批準。 b) 總經理可授權他人審批簽字； c) 在文件留存稿上審批簽字 a） 對外文件 b） 在留存底稿上簽字 c） 如部門經理和分管領導為同一人， 則取消此步驟 部門經理 審核 通過否 a） 如無須蓋章則取消此步驟 b） 文件與檔案管理程序 c） 文件登記表 d） 印鑒及各類證照保管指引 發文部門 終止發文 a） 將具有保留價值的文件存檔； b） 文件與檔案管理程序 c） 文件登記表 終 止 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 對外文件控制程序 編號：WHVK/QP-03-03 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 4 6、頁 共 4 頁 5 5 相關文件相關文件 5.1 文件與檔案管理程序 WHVK/QP-03-04 5.2 印鑒及各類證照保管指引 WHVK/WI-03-03-01 6 6 相關記錄相關記錄 6.1 對顧客公開文件目錄 WHVK/QP-03-03-B01 6.2 對顧客公開文件審批表 WHVK/QP-03-03-B02 6.3 歸檔登記表 WHVK/QP-03-04-B05 6.4 文件簽收登記表 WHVK/QP-03-04-B03 發文部門 對外發文 a） 文件與檔案管理程序 b） 文件簽收登記表 第 頁 共 頁 對顧客公開文件目錄對顧客公開文件目錄 編號：編號：WHVK/QP-03-03-B7、01 版號：版號：A 序號：序號： 序號序號 文件名文件名 生效時間生效時間 作廢時間作廢時間 發放方式發放方式 發放范圍發放范圍 發放時間發放時間 備注備注 對顧客公開文件審批表對顧客公開文件審批表 編號：編號：WHVK/QP-03-03-B02 版號：版號：B 序號：序號： 建議部門 建議人 建議時間 發放范圍 發放時間 文件名稱 文件編號 編寫 修訂 廢止 修訂頁碼 本次為第_次修訂 編制/修訂原因： 營銷策劃部經理意見： 1. 是否定期評審：是，評審周期 否 2. 發 布 方 式：集中公告 應客戶要求出示 統一口徑 其他 3. 該文件涉及部門： 4. 其他： 簽字： 日期： 審 核 人 員 意 見 和 簽 名 涉及部門經理： 法務人員： 總 經 理 審 批 意 見