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1、材料設備采購管理流程編制日期審核日期批準日期一、 流程目的 規范工程材料設備采購行為，提高采購效率及效益，防范風險。二、 適用范圍適用于公司進行項目工程材料設備的采購工作。三、 定義12344.11.56788.111910111212.11314151616.112344.11.2.3.4.4.1.12344.1233.1 采購計劃：指采購項目實施前制訂的各個采購環節的時間安排，根據控制角度及力度的不同分為：材料設備總體采購計劃、年度采購計劃、季度采購計劃、單項采購計劃。3.2 談判方案：指在商務談判實施前制定的指導談判實施的方案，內容通常包括：談判目標、談判內容、談判程序、談判策略、各種可2、能出現的情況分析及備選方案等。四、 職責1718192020.12.2122232424.1242526272828.12930313232.156788.15.6.7.8.8.1.56788.15612344.1 供應部4.1.1 負責材料設備采購組織工作；4.1.2 負責材料設備合同的起草、報審、簽訂，組織合同交底。4.2 核算部32.24.2.1 參與商務談判；4.2.2 負責價格對比分析。4.3 成本監控中心32.34.3.1 參與金額100萬的商務談判。4.4 工程部、總工室（設計管理部）32.44.4.1 負責各自范圍內的技術要求。4.5 法律事務部（法務人員）32.54.5.1 3、負責對合同等進行法務審核。4.6 監察中心（組）32.64.6.1 根據集團要求對相關采購事項進行獨立的監察工作。4.7 申請部門32.74.7.1 指申請招標項目的各地區公司工程部等；4.7.2 提交采購申請表，并提供所需的資料、樣板、范圍圖紙、推薦入圍單位等。3334353636.13.3738394040.1374142434444.14546474848.1910111212.19.10.11.12.12.1.910111212.189五、 流程圖 廣州供應部材料設備采購流程表（樣例）六、 關鍵活動描述566.1 采購計劃階段6.1.1 供應部根據項目總控計劃、工程進度計劃、材料設備進4、場計劃、甲供材目錄（施工圖完成1周內）及目標成本等資料，編制項目材料設備總體采購計劃，報地區公司總經理審批。6.1.2 供應部于每年12月編制年度采購計劃，年度采購計劃根據已審批通過的項目總體采購計劃匯總生成。6.1.3 供應部于每季度最后一個月編制季度采購計劃。6.2 采購準備階段6.2.1 材料采購預算總表1) 需求部門提交材料采購預算總表，并按責權手冊報審。6.2.2 采購申請單1) 需求部門提交采購申請單（附經審批的材料采購預算總表），內容及要求如下： 申請單須提供所需產品的型號、規格、數量、用途、到貨時間和收貨人，同時必須提供圖紙或樣品等技術資料，不能指定品牌。 各樓盤配送的油煙機、5、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請須提供相關部門聯合簽發的相應樓盤的裝修標準表。 各樓盤售樓部、大堂、樣板房內的家私、飾品等物品購置須提供經集團領導批準的預算。6.2.3 材料物品的最終選型定板1) 供應部接到設計管理部/總工室的材料物品選型定板單（設計樣）后，根據采購情況，形成材料物品選型定板單（采購樣），按責權手冊報審，完成最終的材料定板工作。具體操作要求及程序見產品標準及選型定板作業指引。6.2.4 入圍單位1) 采用競爭性談判（議標）方式時，參與談判的入圍單位應不少于三家，具體操作要求及程序見供應商入圍及評估管理作業指引。6.3 采購實施階段6.3.1 如大型材料設備采購（金額10萬），6、應采用招標方式，具體操作要求及程序見工程招標管理流程。6.3.2 如采用競爭性談判方式，供應部在談判前應確定談判方案。談判方案內容應包括但不限于：談判目標、談判內容、談判程序、談判策略、各種可能出現的情況分析及備選方案等。6.3.3 供應部要求供應商編制報價清單。6.3.4 談判過程中的踏勘、答疑，具體操作要求及程序參照工程招標管理流程中踏勘、答疑的相關規定。6.3.5 供應部應組織談判小組與供應商充分溝通，使其準確了解公司采購需求、技術要求、質量標準、驗收標準、報價要求等，以保證談判的成效，并且應在談判過程中逐步明確對產品/服務的具體要求、價格構成和評定成交的標準，填寫合同條件約談記錄表。67、.3.6 供應部將最后報價時間通知所有參加談判且符合技術要求的供應商，要求供應商在規定時間內進行最后報價。6.3.7 供應部根據最后報價及談判結果編制價格對比分析及采購報價單，并按責權手冊報審。核算部提供談判所需標底價，供應部組織談判工作，通知核算部及相關部門參與談判，如不參加，需預先給出合理性建議或意見，以供談判過程采納或參考。6.3.8 商務約談完成后監察中心（組）可對有疑義事項進行再次市場詢價并要求相關部門進行解釋或修正。6.3.9 審批后，供應部將決策結果通知參加談判的供應商。6.4 合約簽訂階段6.4.1 供應部組織各職能部門相關人員與中標的單位詳細商談合同內容，最終由供應部形成合同8、文本，按責權手冊辦理審核審批手續。6.4.2 在發放中標通知書后的三十日內，合同專員負責完成與中標單位的合同簽訂、整理歸檔工作，具體操作要求及程序見合同管理作業指引。6.4.3 合同外工程，應按設計變更管理作業指引、工作指令管理作業指引辦理工作指令，如設計變更估算金額50萬或工作指令5萬（不含設計變更），需在完成審批后重新簽訂合同，具體審核審批權限見責權手冊。6.5 采購內部控制1.1123456786.5.1 監察中心（組）作為集團既定內部控制制度實際執行情況的監控部門，其職能是監督整個采購過程是否符合規范、是否按程序辦事。集團監察中心（組）有權全過程參與并監督采購工作，但不參與決策決議。6.5.2 監察中心（組）有權隨時對各類采購工作的執行情況進行階段性或全面地工作抽查，包括但不限于采購手續的齊全、操作流程的準確、采購資料的完整以及整個采購過程的公平、公正性。6.5.3 監察中心（組）每年組織不定期的采購專項審計。七、 支持性文件4.5.6.77.1 流程及作業指引7.1.1 工程招標管理流程7.1.2 供應商入圍及評估管理作業指引7.1.3 合同管理作業指引7.1.4 設計變更管理作業指引7.1.5 工作指令管理作業指引7.2 參考表單及模板7.2.1 材料采購預算總表7.2.2 采購申請單7.2.3 合同條件約談記錄表采購報價單7.2.4