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1、項目文檔管理作業指引編制日期審核日期批準日期一、 作業指引目的統一項目文檔管理標準，規范項目文檔的管理工作。二、 適用范圍各個項目文檔收集、分類、編號、登記、流轉、存檔、借閱、移交、作廢及銷毀。三、 定義1233.1 項目文檔：在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，由工程部負責保存及管理的各類文書、圖紙檔案及上墻資料文檔。項目竣工驗收后，將按規定移交城建檔案館、物業公司、公司檔案管理部門。四、 職責44.1 工程部4.1.1 負責按照本指引執行本部門文檔的管理工作：4.1.2 負責對外發放的項目文檔及對內重要信息文檔的審核、批準；4.1.3 負責按照相關文件的規定進行過程管理活動。4.2 2、相關部門4.2.1 按照公司相關文件的規定提供項目各階段的必要文件及相關配合。五、 關鍵活動描述55.1 項目文檔分類5.1.1 項目文檔的分類（具體參見項目文檔分類對照表）5.1.2 工程部上墻資料5.2 文檔登記與流轉5.2.1 工程部發文1) 工程部發文分為“以公司名義發文”和“以工程部名義發文”兩種。以公司名義發文即“公司發文”，具體要求及程序見公文管理制度。以工程部名義發文即“工程部發文”，工程部發文統一以工作指令、聯系函兩種形式下發，相關規定如下： 工作指令工作指令是技術經濟類文件，分為設計變更類和非設計變更類。設計變更文件應按照“設計變更審批表”、“工作指令單”、“設計變更確認單3、”、“設計變更統計表”的順序裝訂，應單獨存一份作為竣工圖變更文件移交城建檔案館。非設計變更類指令單包含現場簽證、獎勵或違約扣款等，應按照“非設計變更審批表”、“工作指令”、“相關附件”的順序裝訂。工程文員應跟蹤工作指令的審批過程直至下發、存檔。并定期對工作指令下發的情況進行清查，保證文件及時下發、避免漏發重發等現象。 聯系函聯系函是工作指令以外的其他發文，如工程部對壟斷部門工作聯系往來的文件；工程部直接對施工單位來函回復的文件；表揚信、確認函等。2) 發文流程：經辦人根據部門發文模板擬稿，經部門負責人或授權人審批同意后，由工程文員加蓋部門公章后發出，并保存原件并進行臺賬登記、歸檔。5.2.2 4、工程部收文1) 工程部收文是指來自總承包單位、分包單位、材料設備供應商、其他單位（包含政府部門、公司其他部門等）所有外來單位的文件。所有收文統一由工程文員接收，并進行第一次臺帳登記，初步登記收文的基本信息。在文件反面加蓋“文件傳閱章”，第一時間送至工程部經理或授權人簽署指定傳閱人（如為政府部門的收文須抄送公司信息管理負責人及檔案部門）。最后，由工程文員跟進文件傳閱直至完成，進行第二次臺帳登記，注明存檔時間并將文件存入盒內。如有電子文件傳閱的，紙質文件經臺帳登記即可直接存檔。2) 收文流程：工程文員負責接收部門文件并進行臺賬登記，蓋傳閱章后進行統一分發至相關人員。5.2.3 文件管理1) 工程部5、所有收發的原件統一由工程文員登記存檔，并在完成簽批、傳閱的3個工作日內，按項目文檔分類對照表分類、登記，最后在文件右上角加蓋歸檔章歸檔。2) 存檔統一使用A4幅面（297mm*210mm）、42mm厚度的紙質資料盒，并粘貼文檔盒脊目錄。盒脊目錄格式示意圖： 表示“文件類別”。例如：總包檔案、成本檔案等。 表示“項目名稱”。 表示“文件名稱”，名稱前需加“項目分期”區別。例如：四期工作指令等。 表示“編號規則”。例如：LC -部門簡稱(項目簡稱)-采購-XX1，取其前面 “LC -部門簡稱(項目簡稱) -采購”。 表示“流水號范圍”。例如： “LC -部門簡稱(項目簡稱)-采購”合同檔案盒內有06、0010030號， 則標注“00010030”。3) 文檔盒應建立“卷內目錄”，目錄格式可按電腦臺帳表格為框架，文件標題需更改成“卷內目錄”，并打印放在盒內文件最上。如一個文件盒存放多類文件，需分別建立“卷內總目錄”、“卷內分目錄”，以便對存檔文件進行檢索。5.2.4 印章管理1) 工程部公章 工程部公章用于以部門名義張貼、外發（公司級別以外）的各種通知類文件，及工作指令、工程指示。但不得用于對外各類合同、協議，或可能構成公司利益受損的非法使用。凡需使用工程部公章的文件須經部門經理或授權人的簽字、批準，具體操作要求及程序見印鑒管理制度。2) 工程部工作章 在文檔流轉中，為識別不同階段或用途，而7、加蓋的工作章。比如“文件傳閱章”、“受控章”、“歸檔章”、“作廢章”等。文件傳閱章示意圖：文件傳閱章 Document Pass round Stamp姓 名Name執 行Action需知悉Reference（圖紙）受控章示意圖：受 控Control文件歸檔章示意圖：歸 檔Archive日 期Date:文件作廢章示意圖：作廢Cancellation日 期Date:5.3 文檔借閱5.3.1 工程部內部人員借閱項目文檔必須辦理借閱登記手續，填寫文檔借閱登記表；工程部以外人員借閱項目文檔時，須填寫項目文檔外借審批單。5.3.2 借閱原件使用完畢應及時歸還工程文員，一周以上時間未歸還的文檔，工程文員8、應負責催還。5.3.3 借閱方式一般有借閱、查閱、復印和網絡查詢四種：1) “借閱”指文檔原件需借出的使用方式；2) “查閱”指在資料室內查看，文檔原件不需借出的使用方式；3) “復印”指將文檔原件進行復印借出的使用方式；4) “網絡查詢”指具備一定的查閱權限內，通過檔案管理系統中查詢有關文件的使用方式。5.4 文檔移交5.4.1 移交城建檔案館按照當地法規要求進行移交。5.4.2 移交物業公司具體參照工程物業移交作業指引。5.4.3 移交公司檔案管理部門除移交城建檔案館、物業公司的文件外，工程部應按分期將其他文件移交檔案管理部門，并提交目錄清單與相關電子光盤。5.5 文檔作廢與銷毀5.5.1 因文件錯辦或其它原因需要作廢，工程文員應及時回收，并加蓋作廢章進行標識，作廢原件應單獨存檔備查。5.6 其他相關要求5.6.1 工程部需要求施工方按規定填寫統一、標準的表格，確保資料填寫規范。5.6.2 監理日志作為日常工作制度，工程部所有工作人員必須按時按質完成。5.6.3 工程部負責人應定期或不定期對資料工作情況進行檢查、監督和指導。六、 支持性文件1234566.1 流程及作業指引6.1.1 工程物業移交作業指引6.1.2 印鑒管理制度66.16.2 表單及模板（參考）6.2.1 項目文檔分類對照表6.2