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1、公文管理制度編制日期審核日期批準(zhǔn)日期 1一、 總則1.1 為了做好公司行政公文處理工作，加強(qiáng)管理，使之規(guī)范化、程序化、制度化、科學(xué)化，提高質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實際，制定本制度。1.2 行政部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司總部并指導(dǎo)集團(tuán)公司各部門/子公司的公文處理工作。1.3 行政部指定專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)公文的收、發(fā)、歸檔等工作，各部門/子公司應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)本部門/子公司的公文處理工作。二、 公文管理制度1.2.2.1 文書分類2.1.1 外來文書：指來自于公司外部各類文件，包括來自政府機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、合作單位以及各相聯(lián)企業(yè)的各類行政公文、業(yè)務(wù)往來文件等。2.1.2 內(nèi)部文書指集團(tuán)公司、子公司、各2、部門自行制發(fā)的各類正式公文、內(nèi)部文件以及對外的業(yè)務(wù)文件。主要包括以下內(nèi)容：1) 各類重要規(guī)章制度的頒布通告（包括人事、行政、財務(wù)等管理規(guī)定）。2) 以集團(tuán)公司或子公司名義發(fā)布的各類重要通告（包括公司架構(gòu)設(shè)置、人事調(diào)整、經(jīng)營方針、發(fā)展策略、以及董事會/公司高層所做出的重大決策）。3) 以集團(tuán)公司、子公司或部門名義發(fā)布的通知、紀(jì)要、決議等文書。4) 集團(tuán)各部門、子公司之間的重要業(yè)務(wù)往來文件。2.1.3 常用公文種類1) 通告在一定范圍內(nèi)，對公司員工或各部門/子公司公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項，用“通告”。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”結(jié)尾。2) 通知發(fā)布有關(guān)規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)公文、批轉(zhuǎn)各3、部門/子公司的公文，要求各部門/子公司辦理或需要知道的事項，用“通知”。3) 通報表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要周知的事項，用“通報”。4) 請示向上級機(jī)關(guān)請求批示、批準(zhǔn)，或向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“請示”。 請示結(jié)尾部分的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當(dāng)否，請指示”、“特此請示，請批復(fù)”等。5) 報告向上級匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告”。結(jié)尾通常用“請審核”、“請指示”等詞語。6) 批復(fù) 答復(fù)下級的請示，用“批復(fù)”。結(jié)尾用“此復(fù)”或“特此批復(fù)”等詞語。7) 意見 對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。 8) 函 不相隸屬單位之間互相商洽工作，詢問或答4、復(fù)問題，用“函”。 9) 會議紀(jì)要 傳達(dá)會議決定事項和主要精神，要求共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”。10) 決定、決議 對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷下屬公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。其它經(jīng)公司確認(rèn)應(yīng)保密的事項。2.2 文書管理負(fù)責(zé)人2.2.1 文書管理是對外來文書和內(nèi)部文書的擬寫、收發(fā)、傳達(dá)、存檔等管理工作。1) 指定“行政部”作為集團(tuán)公司各類公文的主要管理部門。統(tǒng)一負(fù)責(zé)集團(tuán)公司和子公司的文書管理工作。2) 各部門、子公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)各類公文的簽收、傳達(dá)、存檔等日常文書管理工作，及時傳達(dá)各類重要文件、通知5、，并保證各類往來文書及其記錄的完整性。2.3 外來文書管理2.3.1 各類外來文件（行政機(jī)關(guān)、主管部門、業(yè)務(wù)單位的往來文件）原則上由“行政部”指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。2.3.2 行政部應(yīng)對各類外來文件作收錄登記，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審閱后，根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容和實際需要登記存檔或轉(zhuǎn)發(fā)給各相關(guān)部門，或呈送給有關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)。2.3.3 行政部應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)給各部門的文件進(jìn)行登記，包括文件名稱、附件（如有）、發(fā)文單位、來文時間、轉(zhuǎn)發(fā)部門、轉(zhuǎn)發(fā)時間、處理意見（如有）等，并由收文部門簽收。2.4 內(nèi)部文書管理2.4.1 對內(nèi)行文管理1) 以部門、子公司名義發(fā)布的各式公文由發(fā)文部門（子公司）負(fù)責(zé)擬稿，并按規(guī)定編制文件6、編號，其主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)（如需）。2) 以集團(tuán)公司名義發(fā)布的各式公文原則上由“行政部”負(fù)責(zé)擬稿經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后簽發(fā)。3) 以上各類公文均須交由“行政部”負(fù)責(zé)統(tǒng)一分發(fā)。以公司領(lǐng)導(dǎo)個人為報送對象的報告、請示除外。4) 行政部應(yīng)對公文的分發(fā)作詳盡記錄，包括文件名稱、附件（如有）、數(shù)量、發(fā)文部門、發(fā)文時間、抄報領(lǐng)導(dǎo)/部門、分發(fā)部門、分發(fā)負(fù)責(zé)人、簽收人、簽收時間等。5) 以上各類公文的原件由“行政部”負(fù)責(zé)統(tǒng)一存檔管理。2.4.2 對外行文管理1) 以集團(tuán)公司、子公司名義對外報送的公文，由主要業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門/子公司負(fù)責(zé)擬稿，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可外發(fā)。2) 禁止集團(tuán)/子公司各部門以“部門”名義對外行文，禁止7、任何人/部門未經(jīng)批準(zhǔn)私自以集團(tuán)、子公司的名義對外行文。3) 行政部應(yīng)對所有對外文書進(jìn)行登記，包括文件名稱、擬稿部門、報送部門、報送時間、最后核準(zhǔn)人/部門等，重要文件應(yīng)復(fù)印存檔。2.4.3 文書管理責(zé)任1) 所有對內(nèi)、對外發(fā)布的正式文件均須由擬稿部門進(jìn)行認(rèn)真校對，以確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性，同時確保嚴(yán)格按照公司標(biāo)準(zhǔn)格式行文。2) 負(fù)審核責(zé)任的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對各式行文的準(zhǔn)確性、合理性、必要性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。3) 需要加蓋公司公章的文件應(yīng)按有關(guān)規(guī)定簽批后，送“行政部”統(tǒng)一蓋章。4) 對外行文還應(yīng)由“行政部”作最后的審核，對公文格式、措詞、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。2.5 公文格式2.58、.1 公司的各類公文應(yīng)按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范格式編寫，對外行文（尤其對各級行政機(jī)關(guān)的行政公文）可參照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式。1) 公文標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題用2號仿宋_GB2312分一行或多行居中排布，一般由“發(fā)文單位 + 內(nèi)容 + 文種”構(gòu)成（非重要公文可靈活調(diào)整）。回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。2) 主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在公文標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用4號仿宋_GB2312字標(biāo)注，回行時仍頂格，最后一個單位后標(biāo)全角冒號。3) 公文字號：一般包括部門（公司）代9、字、年號、順序號。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用方括號“ ”括入。4) 發(fā)文時間：以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。5) 正文：正文在主送單位名稱下1行，用4號仿宋_GB2312從左至右橫寫、橫排。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。6) 附件：公文如有附件，在正文下空一行，左空2字用4號仿宋_GB2312標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件一般應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)注“附件”，有序號時標(biāo)注序號，其序號和名稱前后標(biāo)注應(yīng)一致。7) 公文用紙：一律使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4規(guī)格紙10、。8) 落款：公文落款處署發(fā)文單位名稱，并標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；公文所加蓋的印章應(yīng)上不壓正文，下壓成文日期。9) 簽章：確保做到“壓年蓋月”，即公司印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)盡量采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，如采取上述方法仍不能解決的，則應(yīng)采取在加蓋印章一面的左上方標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。10) 成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。11) 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。12) 公文正本必須使用公司統(tǒng)一印制的A4型(長297毫米，寬210毫米)信箋紙和統(tǒng)一的頁面設(shè)置，其中，上邊距311、71毫米，下邊距351毫米，左邊距281毫米，右邊距261毫米，行間距1.5倍。2.6 行文規(guī)則2.6.1 各部門/子公司在職權(quán)范圍內(nèi)可用各部門/子公司名義對下行文，但重要行文應(yīng)抄報公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門。2.6.2 各部門/子公司可在各自的權(quán)限內(nèi)互相行文、聯(lián)合行文。 2.6.3 各部門/子公司如需以公司名義對外行文，應(yīng)先草擬初稿，經(jīng)本部門/子公司負(fù)責(zé)人核稿并呈主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，送行政部加蓋印章，交回發(fā)文部門發(fā)出。2.6.4 未經(jīng)公司允許，公司所屬無法人資格的部門，一律不得以部門名義對外行文。對外行文只限于與對口單位的工作聯(lián)系。2.7 收、發(fā)文辦理2.7.1 收文時應(yīng)檢查公文是否齊全，并登記收文12、號、來文號、收文日期、來文單位、收件人、份數(shù)。 2.7.2 對于收件人明確的來函，行政部公文處理人員在做好收文登記手續(xù)后，應(yīng)立即通知各部門/子公司負(fù)責(zé)公文處理的人員到前臺領(lǐng)取，并做好簽收登記手續(xù)。對于收件人不明確的來函，將來函送行政部經(jīng)理分辦。2.7.3 公司有關(guān)人員代表公司領(lǐng)取的文件，不得自行處理，應(yīng)交行政部按收文辦理程序處理。2.7.4 發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記、打印、校對、蓋章、存檔等程序。 1) 擬稿。凡以“富力地產(chǎn)集團(tuán)有限公司”“廣州富力地產(chǎn)股份有限公司”等有法人資格的公司名義發(fā)出的文件，根據(jù)內(nèi)容由各職能部門擬稿，非職能部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由行政部擬稿。2) 核13、稿。文稿擬出后，承辦部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予審核并簽字確認(rèn)。3) 簽發(fā)。承辦部門主管領(lǐng)導(dǎo)審閱公文并在文稿上簽署自己的意見、姓名和審批時間。聯(lián)合發(fā)文要請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽。文件經(jīng)簽發(fā)后即成定稿。4) 修改和簽批公文，應(yīng)使用鋼筆、簽字筆或其它符合存檔要求的黑色筆墨。5) 承辦部門持兩份正本連同有主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見的定稿送行政部辦理蓋章登記手續(xù)。6) 行政部應(yīng)認(rèn)真核對公文正本與定稿是否相符，文字表述、文種使用和公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，手續(xù)是否完備等。如不符合上述要求的，行政部有權(quán)予以退回重辦。2.8 公文立卷、歸檔和銷毀2.8.1 對收到的公文（含各部門/子公司自行領(lǐng)回的政府有關(guān)部門批復(fù)、意見、決定等），各14、部門/子公司負(fù)責(zé)公文處理的職員應(yīng)立即將公文正本和有關(guān)材料（包括聲像制品）按照檔案管理制度和其它有關(guān)規(guī)定的要求整理好，交行政部檔案員按期歸檔。2.8.2 簽發(fā)的公文辦理完畢后，行政部檔案員應(yīng)根據(jù)文書立卷的要求，及時登記備查，并將經(jīng)承辦部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見的公文定稿和正本各一份存檔。 2.8.3 行政部檔案管理員應(yīng)該認(rèn)真做好公文立卷工作，保證齊全、完整、正確反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。公文應(yīng)做到當(dāng)天公文當(dāng)天清理，當(dāng)天分類立卷。2.8.4 立好的宗卷，要寫明標(biāo)題，編好目錄。 2.8.5 沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀時應(yīng)登記造冊，并有專人監(jiān)督，以防丟失、錯銷、漏銷。三、 附則3.3.1 本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋并修訂。本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。3.2