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1、物物業(yè)檔案管理手冊培檔案管理手冊培訓 物物業(yè)管理從管理從業(yè)人人員培培訓 目目 錄 物物業(yè)管理檔案的概述管理檔案的概述 物物業(yè)管理檔案的整理管理檔案的整理 物物業(yè)管理檔案的管理檔案的鑒定、保管與定、保管與銷毀 物物業(yè)管理檔案的登管理檔案的登記、檢索與利用索與利用 新技新技術(shù)的的應用用 第一章第一章 物物業(yè)管理檔案概述管理檔案概述 目目 錄 第三第三節(jié) 第二第二節(jié) 第四第四節(jié) 第一第一節(jié) 物物業(yè)管理檔案的含管理檔案的含義 物物業(yè)管理檔案的分管理檔案的分類 物物業(yè)管理檔案的屬性管理檔案的屬性 物物業(yè)管理檔案的重要性管理檔案的重要性 2.物物業(yè)服服務(wù) 的的 重要依據(jù)重要依據(jù) 3.開展物開展物業(yè)服服務(wù) 2、的前提和基的前提和基礎(chǔ) 4.開展開展 物物業(yè)研究研究 的基本素材的基本素材 檔案的重要性檔案的重要性 1、憑、憑證 作用作用 第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的重要性管理檔案的重要性 第第一一章章 1.物業(yè)管理檔案具有一定的憑證作用。重要性重要性【1】第第一一章章 第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【2】2.物業(yè)本身的檔案是物業(yè)服務(wù)的重要依據(jù)。第第一一章章 第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【3】3.物業(yè)業(yè)主或使用人的檔案是開展物業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。第第一一章章 第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【4】3、4.物業(yè)管理檔案是開展物業(yè)服務(wù)研究的基本素材。第第一一章章 第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【1】第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的含管理檔案的含義 物物業(yè)管理檔案：管理檔案：是指物業(yè)在開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來的以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式或載體的文件。此定義包括兩層含義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。第第一一章章 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的含管理檔案的含義 第第一一章章 物物業(yè)管理檔案包括兩個部分管理檔案包括兩個部分 物業(yè)業(yè)主或使用人的檔案，包括業(yè)主或使用人的姓名、家庭結(jié)構(gòu)、聯(lián)系方式等 2 物業(yè)4、本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)過程的記錄和物業(yè)服務(wù)企業(yè)接管后對物業(yè)進行維修養(yǎng)護和更新改造的記錄 1 重要性重要性【1】第三第三節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的屬性管理檔案的屬性 1 本本質(zhì)屬性屬性 2 一般屬性一般屬性 物業(yè)管理檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，是構(gòu)成檔案憑證價值的基礎(chǔ)。如、監(jiān)控記錄、水質(zhì)檢測報告、電梯年檢報告等。物業(yè)管理檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性，這些屬性構(gòu)成其一般價值即參考價值的基礎(chǔ)。如：業(yè)主信息、社區(qū)文化活動記錄、業(yè)主滿意度信息等。第第一一章章 重要性重要性【1】第第一一章章 第四第四節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的分管理檔案的分類 重要性重要性【1】第第一一章章 第四第四節(jié)：物：物5、業(yè)管理檔案的分管理檔案的分類 物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案分類 行 政 管 理 人 力 資 源 品 質(zhì) 管 理 工 程 管 理 物 業(yè) 服 務(wù) 經(jīng) 營 管 理 市 場 拓 展 品 牌 管 理 財 務(wù) 管 理 維 修 資 金 基 礎(chǔ) 管 理 房屋 共用 設(shè)施 設(shè)備 公 共 秩 序 保 潔 服 務(wù) 綠 化 管 理 客 戶 服 務(wù) 精神 文明 建設(shè) 管 理 效 益 第二章第二章 物物業(yè)管理檔案的整理管理檔案的整理 目目 錄 物物業(yè)管理檔案管理檔案術(shù)語 第一第一節(jié) 物物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第二第二節(jié) 重要性重要性【1】第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案管理檔案術(shù)語 一、背脊一、背脊 檔案館（室）在6、整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案管理檔案術(shù)語 二、檔號二、檔號 重要性重要性【1】1 全宗號全宗號 2 案卷目案卷目錄號號 檔案館給定立檔單位（物業(yè)公司）的編號。全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。3 案卷號案卷號 案卷排列的順序號。第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案管理檔案術(shù)語 三、全宗號、案卷目三、全宗號、案卷目錄號、案卷號號、案卷號 重要性重要性【1】第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 編制案卷目制案卷目錄 立卷立卷 卷內(nèi)文件整理卷內(nèi)文件整理 立卷：就是將若干互有聯(lián)系的檔案文件組合成案卷，7、應依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容等對檔案進行分類立卷。卷內(nèi)文件整理：卷內(nèi)文件的排列和編號，填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫檔案封面、封底，裝訂成冊，立卷成盒。編制案卷目錄：將成盒后的檔案按檔號排列并裝入檔案柜 第第二二章章 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第第二二章章 卷內(nèi)文件的整理卷內(nèi)文件的整理 1.卷內(nèi)文件的排列和卷內(nèi)文件的排列和編號號 頁號一律使用阿拉伯數(shù)字，字體要端正、清楚。建議頁號正面編號在右下角，背面編在左下角 重要性重要性【1】裝裝訂形式卷內(nèi)目形式卷內(nèi)目錄 質(zhì)量量記錄（表（表單）序序 文件名稱文件名稱 頁次次 備注注 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案8、的立卷和編制制 第第二二章章 2.填寫卷內(nèi)文件目填寫卷內(nèi)文件目錄 重要性重要性【1】不裝不裝訂形式卷內(nèi)目形式卷內(nèi)目錄 序序 文件名稱文件名稱 頁數(shù)數(shù) 備注注 質(zhì)量量記錄（表（表單）第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第第二二章章 2.填寫卷內(nèi)文件目填寫卷內(nèi)文件目錄 重要性重要性【1】效果效果圖 檔案封面、卷內(nèi)檔案封面、卷內(nèi)備考表考表 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 3.填寫檔案封面、卷內(nèi)填寫檔案封面、卷內(nèi)備考表考表 重要性重要性【1】效果效果圖 第第二二章章 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 4.裝裝訂成冊成冊 重要9、性重要性【1】第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 4.裝裝訂成冊成冊所需工具所需工具 第第二二章章 重要性重要性【1】牛皮牛皮紙檔案盒檔案盒 檔案盒檔案盒標準準：檔案盒封面及檔案盒要求檔案盒封面及檔案盒要求 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 5.立卷成盒立卷成盒 第第二二章章 重要性重要性【1】第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 編制案卷目制案卷目錄 1.將成盒后的檔案按當好排列并裝入檔案柜將成盒后的檔案按當好排列并裝入檔案柜 第第二二章章 重要性重要性【1】檔案檔案總目目錄 質(zhì)量量記錄（表（表單）序號序號 登登記日期日10、期 安卷目安卷目錄號號 編制制單位位 數(shù)量數(shù)量 備注注 1 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 2.整理檔案整理檔案總目目錄 第第二二章章 重要性重要性【1】檔案分目檔案分目錄 質(zhì)量量記錄（表（表單）序號序號 登登記日期日期 檔號檔號 案卷提名案卷提名 編制制單位位 數(shù)量數(shù)量 備注注 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 3.整理檔案分目整理檔案分目錄 第第二二章章 工具 檔案盒 檔案封底封面 背脊 目錄 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第第二二章章 第三章第三章 物物業(yè)管理檔案的管理檔案的鑒定、保管與定、保管與銷毀 目11、目 錄 第二第二節(jié) 第一第一節(jié) 第三第三節(jié) 物物業(yè)管理檔案的管理檔案的鑒定定 物物業(yè)管理檔案的管理檔案的銷毀 物物業(yè)管理檔案的保管管理檔案的保管 重要性重要性【1】第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的管理檔案的鑒定定 物業(yè)管理檔案的鑒定是指對物業(yè)管理檔案的保存價值進行鑒定，鑒別檔案價值的大小，確定檔案保管的期限，決定檔案的存毀取舍。期限劃分期限劃分標準準 1 永久保存的檔案永久保存的檔案 檔案保管期限分為永久、定期（長期、短期），保管期限在50年以上的檔案為永久保管檔案，保管期限在1550年（包括15年和50年）之間的檔案為長期保管檔案，保管期限在15年以下檔案的為短期保管檔案。凡是反映本公司主要職12、能活動和基本歷史面貌的，對本公司建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；如：開發(fā)移交資料、物業(yè)交接資料、業(yè)主檔案、文件規(guī)定需永久保存的質(zhì)量記錄等。第第三三章章 重要性重要性【1】2 長期保存的檔案期保存的檔案 3 短期保存的檔案短期保存的檔案 凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；如：公司參加重大外事活動形成的文件材料、公司重要業(yè)務(wù)問題的文件材料，各種重要的調(diào)查報告、情況反映、公司獲省級及省級以上表彰的文件材料等以及文件規(guī)定需長期保存的質(zhì)量記錄。凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料，列為短期保管；如：公司一般的調(diào)查報告13、一般性工作通知，事務(wù)性有參考價值的文件材料、公司開展勞動競賽、文體活動的文件材料、各類培訓通知等以及文件規(guī)定。第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的管理檔案的鑒定定 第第三三章章 重要性重要性【1】檔案室要有專人負責，定期進行巡視檢查。檔案庫房、柜架應堅固，柜、架排架方法要科學和便于查找。底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。檔案的保管保護 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的保管管理檔案的保管 第第三三章章 物物業(yè)管理檔案保管工作的基本原管理檔案保管工作的基本原則為：分類保管，以保管為宗旨，以利用為目的，以防為主，防治結(jié)合。2 3 1 5 6 414、 檔案的保管保護 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的保管管理檔案的保管 第第三三章章 7 定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，發(fā)現(xiàn)問題要查明原因，保存依據(jù)。接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。電子文檔的保存 縮微膠片、照片、磁帶等的保管，存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。重要性重要性【1】文件文件銷毀申申請單 質(zhì)量量記錄（表（表單）序號序號 文件文件編號號 文件名稱文件名稱 版本版本/版次版次 銷毀原因原因 申請人：審核人：批準人：2.文件文件銷毀申申請單 第三第三節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的管理檔案的銷毀 表單代號：第第三三章章 第15、四章第四章 物物業(yè)管理檔案的登管理檔案的登記、檢索與利用索與利用 目目 錄 物物業(yè)管理檔案的登管理檔案的登記 第一第一節(jié) 物物業(yè)管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 第二第二節(jié) 重要性重要性【1】第第四四章章 第一第一節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的登管理檔案的登記 物物業(yè)管理檔案登管理檔案登記主要分主要分為：檔案狀況登：檔案狀況登記和檔案工作登和檔案工作登記 檔案狀況登記 是對物業(yè)管理檔案的數(shù)量、存在、保管狀態(tài)及變化等基本情況的登記。檔案工作登記 是對涉及檔案管理過程中發(fā)生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實、利用情況等的記錄 重要性重要性【1】第第四四章章 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的管理檔16、案的檢索與利用索與利用 物業(yè)管理檔案的檢索指檔案管理人員將檔案室內(nèi)所藏檔案材料信息進行系統(tǒng)儲存，編制成為各種檢索工具，建立檔案檢索系統(tǒng)，并通過它查找所需檔案的一項工作 電子介子介質(zhì)檔案的檔案的檢索索 紙介介質(zhì)檔案的檔案的檢索索 第第四四章章 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 紙介介質(zhì)檔案的檔案的檢索索 第第四四章章 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 電子介子介質(zhì)檔案的檔案的檢索索 第第四四章章 第二第二節(jié)：物：物業(yè)管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 物物業(yè)管理檔案的利用方式管理檔案的利用方式 物業(yè)管理檔案的利用檔案室（館）通過一定方式使檔17、案資料直接為用戶服務(wù)的工作，是實現(xiàn)檔案價值、發(fā)揮檔案作用的途徑。提供檔案原件，可以設(shè)立專門的閱覽室供檔案利用者在室內(nèi)閱讀檔案，也可以根據(jù)規(guī)定將原件外借.提供檔案復印件，包括制發(fā)檔案復制品，出版或印發(fā)檔案文件匯編等、檔案咨詢服務(wù)等.基基本本方方式式 電子化方式：電子檔案提供利用主要是利用電子計算機軟件平臺來開展，主要方式有：計算機系統(tǒng)直接利用、提供儲存載體的拷貝、通訊傳輸和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。電子子化化方方式式 第五章第五章 新技新技術(shù)的的應用用 物物業(yè)檔案信息數(shù)字化檔案信息數(shù)字化 一、將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，通過掃描、數(shù)碼相機等技術(shù)手轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立“電子檔案數(shù)據(jù)庫，并建立檔案查詢網(wǎng)站”。二、將現(xiàn)有電子文件通過相應的歸檔手段進行歸檔，納入統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)庫管理。既包括存儲于個人電腦中的各類文件、表單，也包括存儲于各種軟件、服務(wù)器、云端中的物業(yè)服務(wù)記錄。第第五五章章 物物業(yè)檔案信息數(shù)字化檔案信息數(shù)字化 三原三原則 1、實用性原則 2、規(guī)范性原則 3、安全性原則 第第五五章章