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物業(yè)管理公司設施設備檔案管理制度（2頁）.pdf

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物業(yè)資料

上傳人：大寶編號：48776 2021-01-28 2頁 75.02KB

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1、2.1 2.1 設施設備檔案管理制度設施設備檔案管理制度 1 1 目的目的對設施設備技術資料進行控制，確保設施設備的可追溯性。 2 2 適用范圍適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設施設備技術資料的管理和控制。 3 3 職責職責 3.1 工程技術部辦公室負責對技術資料建檔并進行管理和控制。 3.2 工程技術部文員負責技術資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。 3.3 各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設施設備的資料管理。 4 4 操作步驟操作步驟 4.1 技術資料的收集 4.1.1 新購設備技術資料的收集 4.1.1.1 新購設備進行開箱驗收時，工程技術部文員負責收集設備隨帶2、的技術資料。 4.1.1.2 設備技術資料的原件應交工程技術部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術資料，工程技術部檔案員可對其進行復印，并將復印件提供給使用部門。 4.1.1.3 復印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。 4.1.2 新管理小區(qū)技術資料的收集公司新接管小區(qū)的技術資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。接管驗收完畢后，接管驗收小組負責將技術資料（包括各種圖紙、設備資料等）交工程技術部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復印件。 4.1.3 其他技術資料的收集 4.1.3.1 工程技術部文員平時應注意收集國家、地方或有關部門發(fā)布的與設備有關的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。 4.1.3.23、工程技術部文員平時應注意收集有關設備及設備廠家的最新技術資料。 4.2 技術資料的存檔 4.2.1 技術資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術部經(jīng)理審批。 4.2.2 工程技術部文員負責對技術資料進行編號。 4.2.3 工程技術部文員應建立“技術資料登記表” ，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。 4.3 技術資料的使用 4.3.1 技術資料如有分發(fā)需要，應由工程技術部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā) 數(shù)額。由文員進行復印，核對無誤后并進行分發(fā)，同時填制“技術資料發(fā)放表” 。 4.3.2 公司員工需要查閱相關的設備技術資料，必須出示部門負責人的批條，并經(jīng)工程技術部經(jīng)理同意。 4.4 技術資料的作廢 4.4.1 符合作廢條件的技術資料應予以處理以下情況技術資料要進行作廢處理: a) 該技術資料與國家、地方、有關部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴

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